Vil du ikke elske at tage på ferie ved at vide, at du ikke behøver at tjekke din email? Hvis du ikke kan stole på en assistent, der har tendens til din digitale kommunikation, mens du er væk, er en meddelelse uden for kontoret det næstbedste.
Her er nogle tips om, hvordan du opretter en autoresponder med Gmail og hvad du skal huske på.
Reducer belastningen inden du forlader
Sørg for at rydde din indbakke 6 Måder at genvinde din e-mail-indbakke 6 måder at genvinde din e-mail-indbakke Er der noget andet, der er så nyttigt, udbredt og frustrerende som en e-mail-indbakke? Det har eksisteret for evigt, og vi fortsætter med at bruge det, og så længe vi fortsætter med at bruge det, vil folk som mig ... Læs mere og svar på åbne anmodninger, før du tager afsted. Kommuniker at du vil være væk. Du kan f.eks. Tilføje datoen for din planlagte tid til din e-mail-underskrift. Du kan også drage fordel af effekten af e-mail-signaturer, du kan også drage fordel af effekten af e-mail-signaturer. En signatur fortæller dig noget om en personlighed. Ligesom to mennesker næppe skriver ens, tegner de sig også forskelligt. Sådan kom grafologiens "videnskab" til. Men den digitale tidsalder og e-mailen ... Læs mere i en uge eller to før din rejse. På den måde er dine kontakter mindre tilbøjelige til at oversvømme din indbakke, når du er væk.
Hvis du endnu ikke har et system til styring af din e-mail, er det tid til at blive bekendt med Inbox Zero Flowchart Vedligehold Indbakke Nul Dagligt Med Dette Flow Chart Vedligehold Indbakke Nul Dagligt Med Dette Flow Chart Personligt forsøger jeg at opretholde Indbakke Nul trods modtagelse af over 500 e-mails på daglig basis. Det er nul ulæste e-mails - det er rigtigt, jeg adresserer hver eneste e-mail sendt til mig hver morgen. Og stol på ... Læs mere. I korte træk skal du slette e-mails, der ikke er relevante, delegere opgaver, du ikke kan løse selv, løse opgaver straks, hvis de tager mindre end to minutter eller sæt dem på din To Do-liste, hvis de tager længere tid end det.
Du vil måske også afmelde dig fra e-mail-nyhedsbreve Ryd din indbakke: Afmeld hurtigt fra flere nyhedsbreve med disse værktøjer Ryd din indbakke: Afmeld hurtigt fra flere nyhedsbreve med disse værktøjer Afmeldingen fra nyhedsbreve handler om mere end blot spam. De fleste nyhedsbreve, der fylder vores indbakke, sælger ikke medicin eller tilbyder præmiepenge - de er ægte nyhedsbreve fra troværdige virksomheder, vi selv har tegnet ... Læs mere, hvis du er væk i længere tid.
Forbered din e-mail autorisator
Ligegyldigt hvor godt du kommunikerer din planlagte ferie, vil folk stadig forsøge at komme i kontakt med dig. En autosvarer vil minde dem om dit fravær. Følg denne strategi:
- Tilføj kontaktoplysninger til uopsættelige forhold til din autoriserede responder. Dette kan være e-mailadressen til en betroet kollega eller et telefonnummer, hvorunder du kan nås i en nødsituation.
- Indstil autoresponderen kun for personer i din kontaktliste . Dette forhindrer tilfældige personer i at få fat i dit nødnummer eller andre kontaktoplysninger.
- Opstil fremad for vigtige e-mails . Hvis du forventer at høre fra en bestemt eller et bestemt emne, skal du sørge for at de vigtige e-mails sendes til en kollega, der kan reagere med det samme.
Konfigurer Gmail Vacation Responder
Du kan finde Gmails Vacation Responder under generelle indstillinger. Klik på tandhjulet øverst til højre i indbakken, og rul til bunden af fanen Generelt . Vælg datoer, skriv din besked i WYSIWYG (formateret / rig tekst) eller Almindelig tekst, og tænd ferie responderen. For at forhindre fremmede eller spammere i at få fat i yderligere kontaktoplysninger eller lære at din e-mail-konto er aktiv, vælg kun for at sende et svar til personer i dine kontakter . Gmail giver dig mulighed for at indstille en første og en valgfri sidste dag, hvilket betyder at du ikke behøver at huske at slukke for autosvareren, når du kommer tilbage.
Videresend valgte e-mails ved hjælp af Gmail-filtre
Ferieresponsen er en standardbesked, der - mens aktiv - sendes til alle (på din kontaktliste), der sender dig en mail. Som nævnt ovenfor kan nogle e-mails kræve et øjeblikkeligt og personligt svar. Her kommer Gmail's filtre ind.
Bemærk, at i Gmail kan du kun videresende e-mails til bekræftede e-mailadresser. Hvis du ønsker at videresende e-mails til en kollega, skal du bruge deres hjælp. Klik på tandhjulet øverst til højre i din Gmail-indbakke, vælg Indstillinger, og skift til fanen Videresending og POP / IMAP . Klik på knappen Tilføj en viderestillingsadresse, indtast videresendelses-e-mail-adressen, og klik på Næste for at udløse bekræftelses-e-mailen. Din kollega vil modtage en kode og instruktioner om, hvordan man bekræfter anmodningen. Hvis de sender dig e-mailen, kan du også selv indtaste bekræftelseskoden for at bekræfte deres e-mail-adresse.
For at konfigurere dit filter skal du udvide søgemulighederne over din Gmail-indbakke. Indtast afsenderens e-mail-adresse i feltet fra eller søgeord i emnet eller har ordfeltet . Du kan tilføje flere e-mail-adresser og bruge søgeoperatører Bliv bedre til at finde ting med søgemaskiner: Boolean Search Logic Forklaret Bliv bedre ved at finde ting med søgemaskiner: Boolean Search Logic Explained Det tager kun Googles tusindvis af servere et halvt sekund at spørge ca. 50 milliard indekserede sider, det tager meget længere tid at scanne kun den første side med søgeresultater. På toppen af det, ... Læs mere for at forbinde flere søgeord.
Klik på Opret filter med denne søgning nederst til højre og i det næste vindue, vælg din handling. I eksemplet vist nedenfor valgte jeg en videresendelses-e-mail-adresse og brugte en etiket på den videresendte email. Hvis du gør det samme, kan du hurtigt identificere videresendte e-mails baseret på deres etiket, når du vender tilbage fra din ferie.
I stedet for at videresende e-mails, kan du også oprette et brugerdefineret dåse-svar E-mail Hurtigere og bedre med dåserede svar E-mail hurtigere og bedre med dåserede svar Har du ikke tid til at lave mad? Intet problem, tag en dåse. Har du brug for en campingplads, der ikke går dårligt? Nemt, få lidt dåse mad. Træt af at skrive de samme email svar? Prøv dåse e-mails! Tænk ... Læs mere for bestemte afsendere eller emner. Yaara forklarede tidligere, hvordan netop det virker.
Afsluttende forberedelser inden du forlader
Det ville være ret skuffende, hvis dit omhyggeligt opstillede system mislykkedes. Forestil dig stresset ved din tilbagevenden. Det er vigtigt, at du tester dig ud af kontormeddelelser og fremad, inden du går. Du kan bruge din egen sekundære email adresse og dummy filtre til at teste autosvarere, filtre og fremad.
Hvad der ville være lige pinligt er, hvis din ferieresponder forblev aktiv længe efter at du er kommet hjem. Hvis du har en To Do-liste eller en kalender, skal du oprette en opgave eller skema for at slukke for autosvarer og / eller filtre ved afkastet.
Her er en lille omgang af hele proceduren fra Steve Dotto:
Hvad skal man gøre, når du vender tilbage
Forhåbentlig har dit system arbejdet, og alle presserende e-mails er blevet behandlet af din venlige kollega. Når du er klar til at håndtere din indbakke, skal du følge disse trin:
- Sluk ferieresponsen.
- Deaktiver feriespecifikke filtre og fremadrettede.
- Gå gennem din indbakke ved hjælp af indbakke nul-strategien 4 enkle trin til opnåelse og vedligeholdelse af indbakke nul i Gmail 4 enkle trin til opnåelse og vedligeholdelse af indbakke nul i Gmail Læs mere beskrevet ovenfor.
- Tjek din Sendte mappe eller en etiket, du plejede at se, hvilke e-mails der blev videresendt eller modtaget et dåse svar.
- Kom i kontakt med kolleger, der håndterede presserende e-mails og bede dem om at bringe dig hurtigere.
- Følg op om nødvendigt.
- Tilmelding til nyhedsbreve, hvis det er nødvendigt.
Kan dette gøres i andre e-mail-klienter?
Sikkert. Du kan konfigurere automatisk responsfiltre i Thunderbird Sådan opsættes Mozilla Thunderbird til automatisk reaktioner og planlagte e-mails Sådan opsættes Mozilla Thunderbird til automatisk svar og planlagte e-mails Hvis e-mail føles overvældende, kan det være på tide at oprette auto- svar og planlagte e-mails. Sådan gør du det i Mozilla Thunderbird, krypterplattformen, gratis og open source desktop email-klienten. Læs mere, som vi tidligere har dækket. Outlook giver dig også mulighed for at opsætte kontormeddelelser.
Bruger du en anden e-mail-klient eller har du flere tip til håndtering af e-mail-auto responders? Tal venligst op og del dine spørgsmål eller indsigter i kommentarerne!
Billedkredit: Indbakke Nul ved hyperdashery via Flickr