Jeg ved, du tror du ved, hvordan man skriver en god e-mail Hvordan skrive Amazing Emails kan videre din karriere Hvordan skrive Amazing Emails kan yderligere din karriere Sending professionelle e-mails giver et immaterielt boost til dit online (og offline) ry. Det ultimative mål for kunstig emailing er, hvis du kan posere et job eller lande en koncert med bare en imponerende email .... Læs mere, men jeg vil gerne have et øjeblik at fortælle dig den rigtige måde at skrive en email på. Hvordan har du gjort det med denne sætning? Ligesom jeg talte til dig som om du er en tre år gammel, ikke? Det er så nemt, at en email kan fornærme folk.
Hvis du vil komme på en positiv måde - som en holdspiller, en kompetent leder eller en betroet ven - de ord du vælger, og den måde, du strenger dem sammen har en enorm indflydelse. Det betyder endnu mere i email, fordi i modsætning til telefon- eller videochat, kan du ikke se personens ansigt. Du kan ikke se smirken, da de leverer sarkasme, eller krøllet i deres pande, fordi noget du lige har sagt, forvirrer dem. Nogle mener, at det er derfor, at teknologier som e-mail og sociale netværk gør ondt i samfundet. Negative konsekvenser for sociale netværkssider på samfundet. [Udtalelse] De negative virkninger af sociale netværkssider på samfundet. [Udtalelse] Jeg har konti på flere sociale netværkssteder og bruger alt for længe på dem skriver jeg mine egne opdateringer og læser opdateringer af andre. Jeg nyder at gøre det, at kunne interagere med venner, ... Læs mere.
Med e-mail er du stort set flyvende blind. For nogle mennesker fungerer den slags godt, fordi de er slags mennesker, der kan lide at tale hos mennesker, snarere end mennesker. Hvis du har arbejdet i et miljø, hvor e-mail er en stærkt anvendt form for kommunikation, så ved du meget sandsynligt, at der er så mange forskellige "e-mail-personligheder" der dukker op. Der er patronisereren, den hadmående troll, den kronisk off-topic, Mr. (eller Mrs.) negativitet ... listen fortsætter og fortsætter.
Så hvordan ved du, om du kommer på den forkerte måde uden at indse det? Hvilke regler kan du følge for altid at være sikker på at du kommer på tværs som en venlig, åbent samarbejdspartner, som folk virkelig nyder at arbejde med? Følgende tip bør give dig en start til venligere og mere produktiv email kommunikation.
Linjen mellem tillid og arrogance
Mange gange er de mennesker, der står over for som arrogant i en e-mail, ikke engang klar over, hvordan de kommer på tværs. Mange gange forsøger de bare at imponere nogen eller få respekt for deres kolleger eller venner. Af alle de e-mailfejl, folk gør - især på arbejdspladsen - er det den store. Så mange prøver at imponere bossen, at mange gange bliver det et løbende spil af en-upmanship mellem kolleger. Alle ønsker denne forfremmelse, og ofte er den eneste visning af ydeevne, som en leder ser, det, der rapporteres i e-mailsne. Det er i hvert fald tankegangen.
Problemet starter, når du ser ordet "jeg" meget. "Jeg vil have, at vi begynder at gøre dette med det samme", eller "Jeg vil gerne være klar her ..."
Sætningerne er ikke kun selvcentrerede. De bliver også til en diktatorisk samtale. Det er næsten som et forældre-barn forhold, hvor en person mener, at de vil diktere alle reglerne, og du skal bare holde op og høre.
Ingen kan lide at være på den modtagende ende af det, og stoler på mig, du vil heller ikke være på den leverende ende. Ingen vil kunne lide dig.
Carmine Gallo, en kompetence coach konsulent og forfatter, skrev, at arrogant folk har tendens til at undgå øjenkontakt. De synes næsten at snakke gennem dig, og ikke på dig. Det er fordi de ikke rigtig bekymrer sig om, hvem de snakker med, kun det, de må sige, bliver hørt. Dette kommer også på tværs af e-mail gennem konstant brug af "I", med lidt opmærksomhed på hvad andre siger, bortset fra lejlighedsvise overfladiske kommentarer om "værdsætter" dit input. Du kan vædde på, at lederen ikke læser hvad du skriver, men vil være travlt med at forsøge at komme med det, de vil sige næste.
Ingen har brug for dig til at "træde ind", Big Guy.
Et andet antydning om, at du har et selvopustet ego på dine hænder, er, når du er midt i en e-mail-samtale, som indeholder en CC-liste over flere personer, og så ud af den blå kommer nogen sammen med samtalen med udtrykket " Tillad mig at komme ind her et øjeblik ... "
Her er, hvad den slags ordlyd, der ligner en "Lad mig klarlægge ..." gør det til de mennesker, der læser din email. Det fortæller dem, at du tror, du har alle svarene. Det fortæller dem, at du føler, at de har været forkert og ukorrekte indtil dette punkt, og her er du - helten i skinnende rustning på en hvid hest - rider ind for at redde alle fra deres egen dumhed og uvidenhed.
Godt arbejde Mr. Hero - du har lige fremmedgjort alle i teamet med de allerførste ord i din email.
Her er nogle af de mest kraftfulde tips til høflig men professionel kommunikation.
Vær ærlig og ydmyg
Et ægte lederes mærke er en, der ikke kun erkender, at han eller hun ikke har alle svarene, men yderligere stater - ofte og eftertryk - at medarbejderne er dem med de største indsigter og færdigheder. Den bedste måde at gøre dette på i email er at CC din medarbejder, når du sender email til dine overordnede om dem og taler godt om dem. Gør det samme, når du taler med andre medlemmer af teamet - tal godt om dine medarbejdere. Godkend, når de har haft en stor succes.
Det kan være mod-intuitivt for folk, der går ind i en ledelsesposition for ikke at opbygge sig . Tværtimod er positionen en autoritet og giver sig selv til at skryte. De fleste ledere føler, at for at respektere medarbejderne, skal de fremstå intellektuelt overlegne. Desværre gør det i modsat fald de fleste tilfælde.
Stil spørgsmål
Det forekommer mærkeligt, at en leder spørger dine medarbejdere for svar frem for at give dem svarene, men tror det eller ej, når du giver folk mulighed for at udvikle løsninger til dig, det gør dem også til at respektere dig. Når de udfører opgaven med at finde et svar på et problem, vil de ikke kun føle sig mere selvsikker over dem, men de vil også huske på, at du var den, som inspirerede dem til at træde op og opnå den succes. Det er hemmeligheden for ledelsen - der fokuserer på individernes succes i stedet for at fokusere på egen hånd.
Tænk over det - du har en enestående position til at opbygge et team af tillidsfulde og succesrige mennesker, der arbejder for dig . Forestil dig, hvor meget mere et hold kan opnå, end et hold, der er fyldt med folk, der er utilfredse og umotiverede.
Men ... Brug ikke "men"
En anden sjov taktik, som jeg har set dukke op i manager-emails under mine forskellige rejser, er hele agn-og-switch rutinen. Det er her, hvor lederen starter emailen med et kompliment, og så skifter det til at klage over noget, eller at bede om yderligere arbejde. Dette er særlig skadeligt, fordi det giver det falske indtryk, at du er ved at være ærlig og ydmyg (som anbefalet ovenfor), og du opbygger medarbejderens forventninger om at de skal modtage et kompliment, og så ødelægger du det bare ved at gør det modsatte.
Disse er sætninger som "Du har det godt, men ..." eller "Jeg kan godt lide hvad du gjorde med det diagram, men ..."
Dette er faktisk det bastardbarn i det gamle råd, der gives til ledere, at de altid skal starte en email, der beder om noget eller kritiserer noget med noget positivt at "blødgøre blæsten". Gør mig ikke forkert, gjort oprigtigt, dette virker faktisk. Problemet er, at de fleste mennesker ikke ved, hvordan man gør det med venlig hilsen, og i stedet kommer bare over som et nedslående, pompøst røv.
Medmindre du oprigtigt føler at nogen gør et godt stykke arbejde - bare omgå de tomme platituder og komme ned til forretningen. Din medarbejder vil sætte pris på at blive behandlet som en voksen i stedet for som en 5-årig.
Vis folk, du plejer hvad de siger
Hvis du vil have dine medarbejdere eller kolleger til at sætte pris på dig og føle at du er en autentisk person, er det vigtigt, at du er ærlig og ligetil med folk. At være glad er god, men at være positiv bare for at være positiv er det meget tomt og nedlatende via email. Hvis du skal bruge "siger noget positivt første" tilgang, når du leverer dårlige nyheder, skal du gøre det autentisk. Må ikke bare sige "du er en fantastisk medarbejder", men i stedet nævne noget, de har specifikt gjort, der viser det. Dette fortæller dem, at du faktisk holder øje med - du er ligeglad med, hvad de gør, og hvad de siger.
Forvaltning af mennesker er nok en af de sværeste job derude, fordi det er menneskets natur at mistillid og misliker myndighed. Når du er i autoritet, gør det meget mere nødvendigt at være ydmyg, autentisk og ærlig.
Det er ikke nok at sige, at du bryr dig om mennesker. Vis det.
Det er ikke vigtigt nok at sige, at du sætter pris på nogen. Beskriv hvorfor.
Med e-mail vil folk lave alle mulige antagelser om hvad du siger - så lad ikke noget plads til fejlfortolkning. Folk vil sætte pris på din ærlighed og ærlighed - ikke kun dine medarbejdere, men også dine kolleger. Hvis du trækker det godt, vil du en dag finde dig selv på modtageren af en "fornemt leder" -pris.
Hvordan forsøger du at kommunikere godt med e-mail? Hvilken form for tilgang tager du for at sikre, at du ikke fornærmer eller beskytter folk? Del dine egne tips i kommentarfeltet nedenfor!
Billedkredit: Forretningsmand egocentrisk, forretningsmand dækker ansigt, kolleger diskuterer, sneering chef, stor forretningsmand (alle via Shutterstock)