Hvis du har brug for omfattende, detaljerede mødeagendinger og minutter, tilbyder to Mac Store-applikationer - begge kaldet Meetings - nyttige løsninger, som ikke er tilgængelige i andre OS X-programmer.
Møder ($ 12, 99) af Exquisitus Inc og møder ($ 19, 99) af Command Guru hver tilbyder et sæt af lignende funktioner, med et par vigtige differentierende funktioner til at fortælle dem fra hinanden. Trods for nylig at opdage Evernote's magt til at organisere møder Hvordan man bruger Evernote til at styre dine møder Hvordan man bruger Evernote til at administrere dine møder Vidste du, at de nyeste værktøjer og funktioner i Evernote gør det til en meget nyttig applikation til styring af møder? Læs mere, hver af disse applikationer indeholder funktioner, der ikke tilbydes af den notatoptagende behemoth endnu.
Begge applikationer kan synkroniseres mellem OS X og deres modsvarende iOS-apps, men jeg vil fokusere på OS X-versionerne i dag.
Møder af Exquisitus Inc ($ 12, 99)
Exquisitus 'Meetings er en app opdelt i tre dele: Et afsnit for dagsordener og minutter (styret under afsnittet Aktive emner ), en dedikeret kalender (mærket Dashboard ) og en Input- sektion til en liste over påmindelser, handlinger og mødeemner.
Ansøgningen kan være lidt svært at finde ud af, når du først kommer i gang. For at oprette et nyt møde skal du vælge Filer> Ny mødeemne eller klikke på plus-knappen i sidebjælken. I modsætning til kommandoruruens møder, giver dette program dig mulighed for at tilføje navne og respektive e-mailadresser fra dine kontakter, som du vil se, gør det nemt at sende dagsordener og minutter.
Klik på den lille " + Agenda-element " -knap for at tilføje den første dagsorden for et møde. Selvom du også kan bruge genvejstasten Shift + Command + G til at tilføje et nyt emne, ville det være endnu bedre, hvis brugerne kunne trykke på Shift + Return-kombinationen for hurtigt at tilføje dagsordener, som de skriver.
Bemærk, at dagsordensobjekter til denne applikation omfatter evnen til at tilføje en notat og vedhæftning til hvert emne, og en knap for selektivt indrykning af dagsordensobjekter, der er to unikke for denne applikation. Individuelle agendapunkter kan også mailes direkte fra ansøgningen til alle eller udvalgte mødedeltagere.
En af fordelene ved at bruge denne applikation over Evernote-tilgangen er, at dagsordensobjekter let kan flyttes rundt. Dette er både nyttigt, når du opretter dagsordener og ændrer dagsordenen i starten eller delvist gennem mødet.
Oprettelse af protokoller
Når du har tilføjet alle dine dagsordensobjekter, skal du klikke på knappen Ny møde for at opsætte protokollen. Når der er oprettet mødeminutter, skal ændringer i dagsordenen manuelt redigeres i mødeminutterne, så det kan være en god ide at oprette minutter kun, efter at deltagerne har godkendt dagsordenen.
Et andet plus med denne tilgang er, at hvis dine møder regelmæssigt bruger de samme dagsordspunkter for hvert møde, kan du blot klikke på de nye mødelokaler for at oprette et nyt sæt minutter til fremtidige møder. Naturligvis kan dagsordenen også ændres for hvert nyt møde.
Som med dagsordensobjekter kan minutter sendes til e-mail, eksporteres til PDF eller RTF, kopieres til udklipsholderen eller indstilles til Markdown Markdown Here: Brug Markdown Text i Gmail og få det tildelt [Chrome] Markdown Here: Brug Markdown Text i Gmail & Få det udleveret [Chrome] Læs mere HTML-formatering. Når dagsordener eller minutter sendes via e-mail, indsender møder automatisk e-mailadresserne, såvel som mødeindholdet. Dette er en funktion, der mangler i programmet, der er gennemgået nedenfor.
Tilføjelse af handlinger og to-dos
Et af de vigtigste formål med møder er at identificere, hvad der skal gøres og tildele forfaldsdatoer. Exquisitus 'møder indeholder tre nyttige måder at tilføje påmindelser på. Du kan bruge menuen Filer> Ny handling, klikke på Handlingselementerne øverst til højre i møderafsnittet eller tilføje påmindelser i instrumentbrættet.
Brug af Dashboard-funktionen giver mulighed for at tildele forfaldsdatoer til emner, samt præsentere andre kalenderhændelser og påmindelser.
Det, der også er nyttigt om møder, er, at alle dine emner, dagsordener og minutter bevares i en applikation og eksporteres til den tilsvarende møde iOS-app ($ 4, 99).
Møder af Command Guru ($ 19, 99)
Command Guru's Meetings for Mac har et rent, men farverigt layout, med en grænseflade, jeg fandt intuitiv. På trods af dette koster $ 7 mere end Exquisitus 'ansøgning, er det ikke så fuldt udstyret til opsætning og deling af dagsordener og minutter. Heldigvis kan en 30-dages prøveversion af denne ansøgning downloades fra udviklerens hjemmeside.
For at oprette et nyt møde skal du vælge Filer> Ny og tilføje titel, dato og mødeplacering. Der er dele af brugergrænsefladen for at tilføje navne til mødedeltagere, forberedelser og dagsordener, diskussionsnotater, beslutninger og opgaver. Du kan også vælge at skjule sektioner, du ikke behøver. Disse er meget nyttige, og nogle få af dem er ikke tilgængelige i Exquisitus ansøgningen.
Denne applikation forbinder desværre ikke til din Macs Contacts-app, så du skal manuelt indtaste navnene og adresserne på deltagerne. Der er heller ingen tastaturgenveje til at tilføje dagsordensobjekter, selvom der er en funktion kaldet "Smart Task", når aktiveret giver dig mulighed for at indtaste og tilføje elementer ved hjælp af en tildelt hurtigtast.
En anden ulempe ved denne ansøgning er, at der ikke er nogen funktion til at bruge dagsordenselementerne til opsætning af minutter. Så væsentligt er du nødt til at genskabe dagsordenspunkterne til diskussionerne, hvis du vælger denne tilgang.
Den eneste eksportfunktion til denne applikation er at e-mail, og den færdige eksport ser bedre ud end layoutet produceret af Exquisitus 'ansøgning. Som nævnt indsætter dette program ikke e-mailadresser, og det lister også deltagerens navne lodret, hvilket medfører unødvendig plads.
Ligesom Exquisitus 'ansøgning synkroniserer også møder til den tilsvarende møder iOS-app ($ 4, 99) via iCloud.
Konklusion
Begge disse møderapplikationer giver en tiltrængt løsning, der ikke tidligere var tilgængelig på Mac-platformen. Og selvom der er flere stærke iOS-mødeapplikationer, kan du få minutter til at lave professionelle iPad-protokoller. Du kan producere professionelle iPad-rapporter i min gratis online MakeUseOf Online Meeting Guide, hvor jeg gav nogle tips til planlægning og afholdelse af møder på internettet, Jeg nævnte et par minutter at tage apps også. Mens meget få af os ... Læs mere, det er dejligt, at disse desktop applikationer ledsages af mobile versioner, der synkroniserer data, da at skrive iPad ikke er alles idé om en god tid. På den anden side er iPad-versionerne gode til at have til at gennemgå indhold.
Download : Exquisitus 'møder ($ 12.99) / Command Guru's Meetings ($ 19.99)
For andre forslag til planlægning og afholdelse af møder, se vores gratis downloadbare online mødeguide. Vi vil også gerne vide funktioner, du gerne vil se, tilføjes til disse møderapplikationer.