Online Meeting Guide: Software og strategi

Reklame

Indholdsfortegnelse

§1. Introduktion

Denne vejledning er tilgængelig til download som en gratis PDF. Download Online Meeting Guide: Software og strategi nu . Du er velkommen til at kopiere og dele dette med dine venner og familie.

§2-gratis og lavpris møde tjenester

§3-Cloud Storage Services

§4-forberedelse til og afholdelse af møder

§5-Online og mobil mødeværktøjer

§6-iPad Apps for Meetings

§-Konklusion

1. Introduktion

Moderne videokonferencetjenester er nemme at bruge og er tilgængelige for næsten alle med en computer eller smartphone. Evnen til at forbinde og møde mennesker online betyder, at vi ikke længere er begrænset af geografiske placeringer. Desuden giver utallige hjemmesider os en bred vifte af værktøjer og ressourcer til at gennemføre møder, planlægge og gennemføre projekter og reducere mængden af ​​trykt papir, der traditionelt er nødvendigt for at få tingene gjort.

Formålet med denne vejledning er at introducere dig til mange af de populært anvendte, gratis eller relativt billige online ressourcer og værktøjer til at holde møder online og arbejde sammen om projekter, rapporter, præsentationer, dokumenter og lignende. Jeg giver også tips og forslag til, hvordan nogle ressourcer er mere nyttige end andre, hvad du måske overvejer, når du vælger hvilke ressourcer du har brug for til dit hold eller udvalg.

Husk, at mens du holder møder ved hjælp af online videokonferencer ofte kan spare tid og penge, skal du stadig arbejde inden for begrænsningerne af videokonferencer. Derudover kræver møder på internettet stadig lige så meget mødeforberedelse som for traditionelle møder. I kapitel 4 giver jeg et grundlæggende overblik til forberedelse og gennemførelse af møder. Jeg foreslår også bøger, der går i detaljer om dette emne.

Vejledningen er på ingen måde omfattende. Når du forsker og prøver forskellige ressourcer, får du en bedre følelse af, hvad dine specifikke behov er for online møder og projektopbygning.

Ved at skrive denne vejledning antager jeg, at du har grundlæggende til mellemliggende at forstå, hvordan man bruger en computer, navigerer på internettet og registrerer for onlinetjenester. Jeg giver et grundlæggende overblik over forskellige online ressourcer, og når du registrerer dig på de fleste websteder, vil du se, at udviklerne af disse websteder gør et godt stykke arbejde med at give trinvise instruktioner for at bruge deres værktøjer og tjenester.

Men inden vi begynder at udforske online-møder og -ressourcer, er der fordele og ulemper for videokonferencemøder i forhold til traditionelle fysiske møder, der er ansigt til ansigt. Du bør overveje, når du beslutter dig for de bedste muligheder for at møde med dit team, udvalg eller gruppe .

Fordele ved online møder:

• Virtuelle møder kan afholdes med deltagere fra tværgående geografiske områder, hvilket reducerer rejseomkostninger.
• Online møder er omkostningseffektive, hvilket gør det muligt for medlemmerne at dele dokumenter, hjemmesider og andre medier via skyde tjenester eller via internettet, hvilket reducerer behovet for papiragendinger, rapporter og andre dokumenter.
• Online møder kan optages og arkiveres til senere gennemgang.
• Online møder kan udføres i komfortable indstillinger, som f.eks. En deltagers hjem eller kontor eller endda i en internetcafé.
• Videokonferencer giver mulighed for visuel kommunikation mellem deltagere, hvilket gør det muligt at genkende ikke-verbal kommunikation.

Ulemper ved online møder:

• Virtuelle møder kan afbrydes af tekniske fejl og problemer (f.eks. Dårlige internetforbindelser, dårlig lyd eller videokvalitet, webbrowserproblemer og computerfejl.)
• Nogle virtuelle møde deltagere kan mangle de nødvendige computer og internet færdigheder til tilstrækkeligt at deltage i online møder.
• Virtuelle møder tillader ikke altid ansigt til ansigt og fysisk kontakt mellem deltagere, hvilket er nyttigt til opbygning af interpersonelle relationer.
• Virtuelle møder kan ikke altid være til gavn for interaktive workshops, træningssessioner og store grupper af siger ti eller flere personer.

2. Gratis og lave omkostninger møde tjenester

Selvom denne vejledning beskriver gratis og populære onlinemødestjenester, herunder Meetings.io, Google Hangouts og LiveMinutes, er der over et dusin flere top videokonferencewebsteder, du bør tjekke og overveje. Bemærk dog, at nogle af disse websteder, som f.eks. Tinychat, Sifonr og Faceflow, er grundlæggende til meget personlige videochats og måske ikke passende til formelle onlinemøder. Andre steder som Skype og Go To Meeting er kraftfulde, men kræver premium, betalt konti for gruppemødeadgang. De websteder, jeg dækker i denne vejledning, er stort set gratis og tilgængelige via alle computerplatforme. Her er en liste over andre websteder, jeg ikke dækker i vejledningen, men alle fungerer på samme måde som dem, jeg beskriver i de følgende afsnit.

• Pligus.com
• Info.vidyo.com
• Meetings.io
• Zoom.us
• Faceflow.com
• Sifonr.com
• Qnext.com
• Goober.com
• Tinychat.com
• Livecage.com
• Vsee.com
• Oovoo.com
• AnyMeeting
• Tokbox
• Meet.fm

Funktionerne at se efter

Følgende er funktioner, du vil overveje, når du vælger et online videokonference-værktøj.

• Er tjenesten crossplateau? Dette betyder, at den kan fås på Windows, Mac OS X og Linux operativsystemer. De fleste tjenester er cross-platform, men ikke alle af dem.
• Hvad er det maksimale antal deltagere for tjenesten? For eksempel er Google Hangouts begrænset til 10 deltagere ad gangen.
• Hvad er prisen på tjenesten, og hvor begrænset er de gratis muligheder?
• Kan URL-links deles for at invitere andre til møderne, eller kræver tjenesten, at deltagerne skal have en registreret konto for at kunne deltage i en videokonference?
• Tillader tjenesten at få adgang til online møder via en smartphone eller tablet?
• Tillader tjenesten at indbygget konferenceopkald?
• Indeholder tjenesten indbyggede samarbejdsværktøjer til oprettelse af dokumenter, brainstormingslister og afstemninger?
• Er videokonferenceværktøjet en del af en større gruppekonto, som gør det muligt for medlemmerne at tilføje meddelelsestråde, dokumenter, opgaver mv?
• Tjener tjenesten en instant messaging-funktion, så deltagerne i videokonferencen kan dele meddelelser privat og offentligt med hinanden?
• Kan videokonferencemøder blive gemt og arkiveret til senere visning?
• Tjenesten omfatter muligheder for deling af desktop skærm, så deltagerne kan se hinandens computerskrivebord?
• Kan tjenesten give dig mulighed for at planlægge og sende links til konferencesiden flere dage før mødet? Giver det et permanent link til individuelle online mødelokaler?
• Er der indbyggede fildelingsfunktioner, der kan bruges under et videokonferencemøde?
• Indeholder tjenesten en indbygget kalender og adressebog, eller integreres den i det mindste med sådanne værktøjer som Google Kalender eller Exchange?

Hvilken onlinetjeneste du bruger afhænger af typen af ​​møder, du holder, dvs. formelle eller uformelle permanente eller skiftende gruppemedlemmer privat eller offentligt. Hvis du bruger tjenesten til en permanent gruppe eller et udvalg, skal du og et par andre medlemmer diskutere den type onlinefunktioner, du tror, ​​du skal bruge til at holde online møder. Hvis du ønsker at holde offentlige møder og præsentationer, bør du overveje en tjeneste, som er let tilgængelig for nye brugere.

Holding online møder kan spare meget tid og udgifter, men du vil også gerne huske antallet af andre online værktøjer, som dit team eller udvalgsmedlemmer skal have adgang til for at møde og arbejde med projekter. Jo flere værktøjer gruppemedlemmer skal have adgang til, desto vanskeligere er det at administrere meddelelser og samarbejde om dokumenter. Af denne grund kan Google og dets Google Hangouts-funktion for eksempel tilbyde nogle af de bredeste vifte af værktøjer og tjenester til registrerede Google-medlemmer.

Brugergrænsefladen for Google-tjenester kan dog ofte være udfordrende at bruge, især for de nye til Google. Hvis du har teammedlemmer, der ikke er eksisterende Google-brugere, skal de ikke kun oprette og lære at bruge en Google-e-mail-konto, men de skal også lære at bruge Google Drev-applikationer, konfigurere videokonferencer, og muligvis bruge Google+ sociale netværkssider og -grupper. Således, hvis du konstant tilføjer nye deltagere til hvert møde, vil du gerne vælge en tjeneste, som deltagerne hurtigt kan få adgang til uden at oprette et medlemskab og kende alle værktøjerne. Meetings.io er en gratis service, der giver mulighed for denne type hurtig opsætning.

Husk også på, at de fleste online videokonferencetjenester ikke tilbyder de værktøjer, du har brug for til faktisk at planlægge og gennemføre møder. Så vil jeg gerne se på tjenester som yaM.com eller MyCommittee.com, som jeg diskuterer i kapitel 5.

I de følgende afsnit i denne vejledning giver jeg et overblik over gratis populære online-møde tjenester. Hvilken service du vælger vil selvfølgelig afhænge af dine unikke behov, men forhåbentlig vil denne vejledning være nyttig i at gøre disse overvejelser. Jeg anbefaler, at du prøver et par tjenester, inden du sætter dig på en, så du får alle de funktioner, du har brug for til din gruppe eller klienter.

Meetings.io

Et af de hurtigste og mest elegante online-mødeværktøjer, jeg anbefaler, er Meetings.io. Tjenesten gør det nemt at møde op til fem personer online ad gangen, og webstedet fungerer godt til præsentationer, produktdemonstrationer, klientkonferencer og bare almindeligt socialt netværk.

Meetings.io kræver ikke registrering af websted, medmindre du vil oprette din egen brugerdefinerede profilside med en permanent URL. Du kan dele den tildelte webadresse med andre, og når de linker til dem, skal de blot oprette deres video- og lydforbindelser. Dette online konference værktøj er en fantastisk måde at forbinde med klienter eller eksisterende grupper uden at føle sig overvældet af for mange online-funktioner og -tjenester.

Du kan også oprette en brugerdefineret Meetings.io side med et navn og en undertitel, hvor webadressen indeholder et hvilket som helst navn du giver det (f.eks. Https://meetings.io/bakari). En personlig side er som at invitere kunder til dit virtuelle kontor eller demo-rum. Du kan også sende direkte links til dine sociale netværkswebsteder fra din Meetings.io side.

Du kan planlægge øjeblikkelige, ikke-planlagte møder, eller du kan opsætte en dato, klokkeslæt og varighed for fremtidige møder. Herudover kan du sende en anmodning til andre til at deltage i et møde, du er vært for, og modtagere skal bare linke til og oprette deres webcam og mikrofon for at deltage i det.

Funktioner omfatter:

• Del en permanent URL til planlagte møder.
• Evnen til at navngive møder.
• Evnen til at kræve tilladelse til at deltage i et møde.
• Live desktop skærm deling.
• Live chatbox.
• Indbygget personlig notesblok for hver deltager.
• Fildeling mellem deltagere.
• Evnen for deltagerne til at slukke for deres mikrofon eller webcam.
• Indbygget møntimer, der begynder, når hver deltager logger ind på mødet.
• Evnen for deltagerne til at indstille deres videocam skærm til liggende eller portræt tilstand.
• Muligheden for at skifte til en anden tilsluttet kamera eller mikrofonkilde.
• Evnen til at justere højttalervolumen og mikrofonforstærkning.
• Evnen til at indstille mødelokalet til fuldskærmstilstand.

Funktioner ikke inkluderet:

• Ingen indbyggede værktøjer til oprettelse af dokumenter, undtagen notepadsfunktionen.
• Ingen værktøjer til at fastsætte dagsordener eller holde møder.
• Ingen evne til at samarbejde om dokumenter.
• Ingen mobilappadgang, selvom udviklere siger, at support snart kommer til iPhone.
• Ingen privat chat funktion.

Google Hangouts

Google lancerede Google+ i 2011 for at være et socialt netværk i traditionen Facebook og Twitter. Når du tilmelder dig en e-mail-konto hos Google, får du automatisk opsætning til en Google+ side, som er et onlinerum, hvor du kan oprette forbindelse til andre Google+ brugere, deltage i aktuelle lokalsamfund og holde det, der hedder Google Hangouts og Events - både gratis videoconferencing platforme nyttigt til afholdelse af private og offentlige møder.

Jeg har skrevet detaljeret om, hvordan du bruger Google Hangouts til at holde møder. Tips om planlægning og afholdelse af effektive møder med Google Hangouts Tips om planlægning og afholdelse af effektive møder med Google Hangouts Med dagens internetteknologi kan det være både effektivt og omkostningseffektivt at holde online møder. især hvis du forud planlægger dem og gør brug af tidsbesparende værktøjer. I de sidste par måneder har jeg deltaget i online møder ... Læs mere - softwaren har udviklet sig siden, men kerneegenskaberne forbliver.

Brugere af Google Hangouts kan holde videokonferencer med op til 10 personer. Hvis du er vært for et Hangout, sender du en invitation til medlemmer af dine Google+ cirkler og / eller direkte e-mails til din planlagte Hangout. Personer, der ikke er medlemmer af Google+, kan også deltage i Hangout videokonferencer, hvis de sendes en invitation i form af en URL-link. En Hangouts-vært eller en anden deltager kan også tilføje deltagere ved telefonopkald, men denne funktion er begrænset til én telefondeltager ad gangen. (Se yderligere instruktioner nedenfor under oprettelse af Hangouts-møder.)

Google+ og alle dets funktioner er tilgængelige i dets iOS- (iPhone og iPad) og Android-smartphone-apps, som brugerne kan bruge til at deltage i Google Hangouts, så længe deres enhed indeholder et videokamera og en mikrofon.

Inden en Hangouts-møder afholdes, skal du huske på at minde deltagerne om, at det er bedst at bruge en hovedtelefon med en mikrofon for at undgå omgivende støj eller lydfejl under videokonferencen.

Deltagerne skal blot oprette deres webcam og mikrofon for at deltage. Men hvis de ikke allerede har gjort det, skal deltagerne installere en Google Voice og Video plugin på deres computer. Hvis du har teammedlemmer, der er nye til Google, skal du give dem dette link for at få vejledning i, hvordan du kommer i gang med Hangouts.

Google+ og Google Hangouts er begge en del af et slags økosystem, der indeholder følgende funktioner, der er nyttige til private og offentlige online møder:

• Google+ fungerer som Facebook, fordi det giver brugerne mulighed for at opbygge et efterfølgende og dele online indhold.
• Google-brugere kan nemt planlægge begivenheder og møder på deres Google-kalender og dele datoer med andre gruppemedlemmer eller klienter.
• Google Hangouts er en øjeblikkelig videodelingstjeneste, der giver mulighed for op til 10 personer, herunder værten at deltage i.
• Google indeholder en Google Drev-tjeneste, som består af værktøjer til oprettelse af dokumenter, der kan bruges inden for området Hangouts for videokonferencer.
• Hangoutdeltagere kan bruge indbyggede delte noter og en whiteboard under online møder.
• Deltagere kan se en YouTube-video på samme tid i Hangouts-området og bruge chatboksen til højre for Hangouts-siden til diskussion.
• Hangouts omfatter en chatboks til gruppedeltagere.
• Hangouts mødelokalet indeholder også indbygget skærmdeling.

Starter et Hangout

Du starter et hangout ved at gå til din Google+ Plus-side og klikke på den gule Hangouts-knap på venstre side af siden. Hvis det ikke er der, skal du finde det gemt inde i menupunktet "Mere" på venstre side af siden. Klik derefter på den røde "START A HANGOUT" -knapp øverst på siden.

Hvis du har det korrekte Google-plugin allerede installeret på din computer, kan du fortsætte med at give dit Hangout et navn og tilføje inviterede efter individuelle navne, en eller flere af dine cirkler og via e-mail-adresser. De personer, du inviterer til et Hangout, modtager Google+ meddelelse, hvis de er medlem af en af ​​dine cirkler eller via e-mail.

Bemærk, hvis du skal have regelmæssige Hangouts-møder med samme gruppe af mennesker, skal du oprette en Google+ cirkel for dine gruppemedlemmer, så du nemt kan sende invitationer.

Planlægning af Hangouts

Der sendes typisk invitationer til Google Hangouts på omtrent det tidspunkt, de holdes, men der er mulighed for at forudindstille invitation til en Google Hangouts. Sådan er det:

1. Klik på knappen Events på venstre side af Google+ siden.
2. Klik på Opret begivenhed.
3. Tilføj de relevante oplysninger til din begivenhed og deltagere (i dine cirkler eller e-mails), du vil invitere.
4. Klik på knappen Hændelsesvalg og vælg de relevante indstillinger under Grundlæggende.
5. Klik på knappen Avanceret, og vælg Google+ Hangout.
6. Klik på knappen Inviter, og alle dine deltagere vil modtage en Google+ meddelelse, hvor de kan RSVP for Hangout.

Hvis du vil have din Hangout vist af offentligheden og automatisk gemmes på din YouTube-kanal, kan du aktivere Hangouts On Air, en anden funktion i Google+.

Hangouts On Air fungerer på samme måde som almindelige Google Hangouts og kan omfatte op til 10 deltagere, men On Air-arrangementer kan også ses offentligt af alle, der har et link til arrangementet.

Funktioner ikke inkluderet:

• Forudbestemte Hangouts er ikke så ligetil som det burde være.
• Der er ingen indbygget privatbeskedfunktion til Hangouts-deltagere; Google+ medlemmer kan dog bruge den private chatfunktion ud af Hangouts-området.
• Der er ingen indbyggede skabeloner til at oprette dagsordener eller holde minutter.
• Hangouts-møder kan ikke arkiveres offline uden at gemme dem til YouTube først.

LiveMinutes

Mens Google Hangouts kan være en nyttig tjeneste til at hænge ud med dine Circle-kontakter, kan en mere formel og mindre påtrængende tjeneste som LiveMinutes være bedre til formelle online møder. Og mens Google Hangouts sætter deltagerne i centrum af platformen, sætter LiveMinutes teamsamarbejdsværktøjer i centrum. LiveMinutes er mere som et virtuelt kontor end et socialt netværk. Det har en ren brugergrænseflade, og det er nemt at oprette en videokonference med et par enkle klik.

Funktioner omfatter:

• Deltagerne kan oprette forbindelse til et LiveMinutes møde via en webbrowser, telefon eller Skype. Op til 9 personer kan deltage i et møde ad gangen.
• Hvert møde er tildelt en unik Room Link, som kan deles.
• Besøgende kan besøge et møde uden at registrere en konto De kan dog ikke se møderapporter online eller modtage invitationer til at gøre det.
• Deltagerne kan også forbinde med et møde via telefonopkald og pin.
• Evnen til at dele, annotere og samarbejde om importerede dokumenter i mødelokalet. Dokumenter kan komme fra enhver kilde på din computer, og de kan gemmes i LiveMinutes arbejdsområde.
• Øjeblikkelig chat mellem deltagere.
• Integreres med Evernote og Dropbox, hvilket gør det lettere at importere og eksportere dokumenter.
• Live skitse værktøj til samarbejde mellem alle deltagere.
• Alle LiveMinutes møder gemmes og arkiveres til senere visning.
• Når et møde er lukket, kan en professionel rapport, herunder alle de dokumenter, der samarbejder, deles og downloades som PDF.

Funktioner ikke inkluderet:

• Ingen desktop skærmdeling.
• Ingen dedikerede skabeloner til udvikling af dagsordener, tage minutter eller oprette en opgaverliste.
• Ingen privat chatfunktion for deltagere.
• Som følge af denne skrivning understøtter ingen mobil app-adgang.

Wiggio (arbejder i grupper)

Wiggio er en anden online videokonferencer applikation, der giver en kontorlignende platform og flere praktiske værktøjer (f.eks. Kalender, opgaveliste, poll taker, dokumentdeling) til planlægning og styring af projekter. Wiggio Tag din gruppe til næste niveau med Wiggio for at få færdige ting Tag din gruppe til næste niveau med Wiggio for at få færdige ting Jeg frygter at arbejde og samarbejde om et gruppeprojekt, hvor holdmedlemmerne insisterer på at bruge fysisk ansigt-til- ansigt møder, papir uddelinger og utallige email udvekslinger. Der er så mange online ressourcer, som kan ... Læs mere er en god samarbejdstjeneste for klubber, skoler og klasseværelser, og virksomheder og organisationer. Dets videokonferencefunktioner giver mulighed for møder på op til 10 deltagere ad gangen.

Funktioner omfatter:

• Nem opsætning af en gruppe konto med en dedikeret gruppe e-mail-konto.
• Flere grupper kan oprettes.
• Dokumenter kan uploades til grupper og deles.
• Hver gruppe får deres egen kalender til planlægning af arrangementer, møder og forfaldsdatoer.
• Gruppedeltagere kan holde virtuelle online møder og konferenceopkald.
• Virtuelle møder kan planlægges, og potentielle møde datoer anmodninger kan mailes til gruppemedlemmer beslutte.
• Deltagerne kan deltage i møder via brugerdefineret URL og adgangskode, telefonopkald og PIN-kode eller ved at indtaste et møde-id.
• Links til online møder kan deles til Twitter og Facebook fra mødelokalet.
• Deltagerne kan få besked om et møde via tekst og e-mail-besked fra med gruppekontoen.
• Skærmdeling er tilladt.
• Instant chatter mellem online deltagere.
• Whiteboard samarbejde mellem medlemmer.
• iPhone app support, der indeholder de fleste funktioner, der findes i online-platformen, undtagen videokonferencefunktionen.

Som du kan se, er Wiggio en af ​​de mest funktionsrige af de tjenester, der er beskrevet her. Webstedet indeholder korte tutorials om hver af dens funktioner, som kan ses inden for mødet området. Onlineapplikationen kan ikke være så nem at bruge som Meetings.io, men det er meget nyttigt for grupper, udvalg og hold, som regelmæssigt arbejder sammen. Den brede vifte af funktioner Wiggio tilbyder betyder, at deltagerne kan planlægge og samarbejde lettere på projekter uden at skulle bruge flere andre onlineværktøjer.

Funktioner ikke inkluderet:

• Ingen dedikerede skabeloner til udvikling af dagsordener og minutter.
• Ingen integration med Evernote, Dropbox eller Springpad.
• Kan ikke bruge iPhone Wiggio app til at deltage i videochats.

3. Cloud Storage Services

Cloud Services og dokumentdeling

De fleste møder - både online og offline - drejer sig om at få tingene gjort. Når vi mødes for at planlægge arrangementer, arbejde på projekter, evaluere budgetter og brainstorm ideer, samarbejder vi som et hold eller et udvalg for at opnå enighed om mål og opgaver. Når det kommer til samarbejde og teamarbejde, giver internettet nogle fantastiske værktøjer til at arbejde og samarbejde mere effektivt, samtidig med at du reducerer mængden af ​​papir, e-mails og telefonopkald, vi skal bruge for at få tingene gjort.

Når jeg starter et nyt projekt, opretter jeg typisk en ny Evernote, Springpad og / eller Dropbox-mappe. For mig er disse cloud storage-tjenester primært til at synkronisere dokumenter, noter og bookmarked websider mellem min computer og mobile enheder. Jeg bruger sjældent den lokale Documents-mappe på min computer længere. Det giver ikke mening at gøre det, når jeg arbejder mellem flere enheder.

Men jeg bruger også disse lagertjenester, fordi de er en nem måde at dele dokumenter med personer, jeg arbejder med. Jeg deler indholdet af mine onlinemapper med et par enkle klik. Hvis de andre teammedlemmer, jeg arbejder med, er internetfærdige, kan vi dele mapper og reducere mængden af ​​e-mails til deling og kommunikation af dokumenter og noter.

Med skybaserede tjenester som Evernote, Dropbox, Google Drive og SpringPad kan du dele links til noter, filer eller mapper i din konto via e-mail, et socialt netværk eller enhver hjemmeside.

Vælge en Cloud Service

Den bedste måde at vælge og bruge en skygtjeneste på for dit team eller gruppe er at undersøge, hvilke skygtjenester de allerede bruger. det vil sige, medmindre din virksomhed eller organisation allerede bruger en virksomhedsplatform som Dropbox, Evernote eller Google Drive. Hver af disse skyttjenester har sine fordele og ulemper, men jeg vil sige, at Google og dets cloud-platform Google Drive på nuværende tidspunkt har det bredeste udvalg af gratis værktøjer og tjenester - selvom brugergrænsefladen i Google Drev efter min opfattelse Må ikke være så intuitiv og attraktiv som Evernote og Springpad.

Hvis hvert medlem af dit team allerede har en Google-konto, gør Google Drev det nemt at dele Google kalenderhændelser og samarbejde om dokumenter. Det meste af Googles kontorsyste med tjenester integreres også med Google Hangouts. Google er bredt tilgængeligt, og de fleste af dets tjenester er gratis, så længe du ikke har noget imod lejlighedsvise annoncer.

Hvis dine teammedlemmer bruger forskellige skygtjenester, vil du måske beslutte dig som gruppe for at bruge en enkelt tjeneste til gruppeprojekter og -møder, så samarbejdet mellem medlemmer er mere effektivt. Vær også rede til at skifte til en anden tjeneste, efter at du har fundet ud af, hvad dit teamsamarbejdsbehov virkelig er. Hvis dine vigtigste behov er fildeling mellem gruppemedlemmer, skal Dropbox være tilstrækkeligt. Men hvis du vil samarbejde om at skrive dokumenter, kan Google Drive, Evernote eller SpringPad være bedre valg, fordi hver af disse skyttjenester har en indbygget dokumentfremstillingsprogram, som jeg diskuterer mere i det følgende afsnit.

Dropbox og Google Drev

Jeg anbefaler Dropbox og / eller Google Drive som slags universelle fillagringsplatforme, der tilbyder de bedste og nemme at bruge tjenester til lagring, administration og deling af filer på enhver computer - for ikke at nævne de mest populære smartphone-enheder og -tabeller. Bemærk dog den største manglende funktion for Dropbox: Den indeholder ikke et indbygget tekstredigeringsprogram som de andre cloud storage-tjenester. Google Drev fungerer derimod ligesom Dropbox - men det indeholder også en række kontorapplikationer til oprettelse af dokumenter, regneark, præsentationer og meget mere.

Selv om jeg bruger både Dropbox og Google Drive, bruger jeg primært Dropbox til alt mit dokument og andre mediefiler, primært fordi det integrerer så godt med andre populære mobilapplikationer på min iPhone og iPad. Da det vinder flere brugere, vil Google Drive til sidst udvide og integrere med andre mobile apps og enheder.

Dropbox gør et storslået arbejde for at fungere som din cloud-based Documents-mappe. Du kan downloade og installere Mac, pc og mobilversioner af Dropbox til din computer (er) og understøttende mobilenheder. Derefter bliver alle de dokumenter og mediefiler, du føjer til din Dropbox-konto, automatisk synkroniseret mellem dine computere og enheder . Du kan også gå online og få adgang til din Dropbox fra enhver webbrowser.

Så sig at du opretter et Word-dokument på din computer og gem det til en mappe i din Dropbox-konto. Med Dropbox kan du få adgang til og ændre det pågældende dokument på dine andre bærbare computere og mobilenheder og omvendt.

Dropbox Sharing

For teamprojekter er Dropbox meget nyttigt til deling af filer og mapper. Du kan f.eks. Højre- eller Kontrol-klikke på en hvilken som helst fil eller mappe, du har gemt til din lokale eller online Dropbox-konto, og få en unik webadresse, der kan deles offentligt via e-mail eller overalt online. Linket vil gøre det muligt for andre at se og downloade filen online, uanset om de er Dropbox-medlem eller ej.

Du kan også private dele hele mapper med andre medlemmer af dit team, som også skal registrere en Dropbox-konto for at få adgang til mappen. For at dele en mappe i din Dropbox, højre- eller kontrol-klik på den mappe, du vil dele - enten på din lokale maskine eller online Dropbox-konto - og vælg Del denne mappe. Derefter vil du blive taget til delingsvinduet, hvor du kan indtaste eller importere e-mailadresser til de personer, du vil dele mappen med. Bemærk også, at du kan vælge for at tillade de udpegede kontakter at invitere andre til at dele mappen.

Brugere, du deler mapper med, vil kunne se og redigere filer i den pågældende mappe.

Bemærk: Dropbox tilbyder op til 2 GB gratis lagerplads, men du kan få mere ved at invitere dine deltagere til at registrere for en konto, eller du kan betale $ 99 om året for op til 100 GB lagerplads.

Google Drev

Google Drive fungerer på samme måde som Drobox. Det starter dig med 5 GB gratis lagerplads, hvor du kan gemme alle typer filer til din konto. Ligesom Dropbox kan du downloade og installere Google Drive-programmet, der synkroniserer og afspejler alle dine Google Doc-dokumenter i din online-konto. Du kan også få adgang til Google-indhold på dine mobilenheder, der understøtter Google Drev-mobilappen.

Som jeg tidligere har påpeget, er fordelen ved Google Drev, at den har indbyggede applikationer til oprettelse af tekstdokumenter, regneark, præsentationer, onlineundersøgelser og formularer. Disse applikationer downloades ikke til din computer, men du får adgang til dem via din Google-konto. Du skal aldrig installere eller opgradere softwaren på computeren. Du kan eksportere dokumenter, der er oprettet i Google Dokumenter, og åbne dem i applikation som Word og Excel.

Du kan også dele Google Drive-dokumenter med andre Google- og ikke-Google-brugere, men processen er ikke lige så let som med Dropbox, Evernote eller Springpad. Du skal gå online til din drive.google.com-konto, markere feltet ud for den fil eller mappe, du gerne vil dele. Klik derefter på knappen Share over de angivne dokumenter.

Indstillingerne for indstillinger for deling vises, og det vil indeholde en unik webadresse for det dokument, du vil dele. Du kan vælge at dele dette link offentligt eller privat med personerne på din liste over medarbejdere, der sandsynligvis også har en Google-e-mail-adresse.

Desværre kan du ikke dele dokumenter direkte fra Google Drive-programmet, mapper eller filer, der er gemt på dit lokale drev, som du kan med Dropbox, Evernote og Springpad.

Bemærk dog, at den største fordel ved at bruge Google Drive og dens applikationer til oprettelse af dokumenter er, at du og andre medlemmer af dit team kan samarbejde om dokumenter på samme tid - du kan faktisk se redigeringer foretaget af andre i realtid, og de kan se din. Med Dropbox skal dine medarbejdere hente filer og åbne dem på deres computer eller mobilenhed for at kunne redigere eller tilføje indhold til det.

Grundlæggende Evernote Deling

Evernote og Springpad - begge populære notatjenester - tilbyder også kraftfulde funktioner til dokument- og mappedeling, som jeg beskriver detaljeret i denne MUO-artikel, Sådan deler du notebooks i Evernote & Springpad Sådan deler du notebooks i Evernote & Springpad Sådan deler du notebooks I Evernote & Springpad Springpad og Evernote er awesome filskabe til opbevaring og håndtering af artikler, opskrifter, produkter og tekstudskrifter, vi ønsker at gemme til senere gennemgang. Men en ekstra måde at maksimere disse kraftfulde bærbare computere på er at ... Læs mere. Her vil jeg give et grundlæggende overblik over disse tjenester.

Med Evernote kan du klikke på deleknappen for enhver gemt note i din konto og vælge link denne note på Facebook, Twitter eller LinkedIn-netværk. Dette kan ske via e-mail, eller ved at kopiere URL'en til computerens udklipsholder og indsætte den, uanset hvor du vil. Links til fælles notater downloades som en webside, som igen kan seere til deres Evernote-konto og også dele med andre.

Du kan også dele dine individuelle Evernote notesbøger med dine teammedlemmer, men du skal have en premium konto ($ 45, 00 pr. År) for at gøre det.

Basic Springpad Deling

SpringPad er populær til at oprette notesbøger for at gemme links til det, du finder på internettet, f.eks. Opskrifter, produktsider, filmbeskrivelser, bøger, artikler, osv. Som jeg forklarer i en MUO-artikel, er Springpad visuelt orienteret og tiltalende at bruge Springpad vs Evernote: Hvorfor Visual Orientation Matters i en Online Notebook Springpad vs Evernote: Hvorfor Visual Orientation Matters i en online notesbog Det er nemt at forstå, hvorfor der er tonsvis af online og software notesbøger derude at vælge imellem: hovedsagelig fordi der er så meget information til at administrere, bogmærke og dele i vores online og mobile ... Læs mere.

Du kan dog også bruge Springpad som et bonafide notesbog og samarbejdsværktøj, hvor du kan oprette grundlæggende tekstdokumenter, opgavelister og tilføje filer - herunder fotos og film fra din computer. Som med Evernote kan du dele links til noterne og andet gemt indhold i dine Springpad notesbøger. Downloadede links kan ses og deles af alle, du sender linkene til.

Du kan også dele hele notesbøger med andre SpringPad-medlemmer og opfordre dem til at bidrage med noter og andet indhold til din delte notesbog. I modsætning til Evernote er notebook-deling i SpringPad gratis. Bemærk dog, at du ikke kan indstille skrivebeskyttede indstillinger for dine fælles Springpad-notesbøger. Når du deler dem, oprettes de automatisk til samarbejde.

Du kan invitere bidragydere til en notesbog ved at klikke på knappen Indstillinger gear på forsiden af ​​en notesbogs forhåndsvisningssymbol eller knappen til venstre for en åben notesbog. I Indstillinger klikker du på Bidragydere og sender invitationer til samarbejdspartnere, hvem skal også være SpringPad-brugere. Din notesbog vil ikke blive vist på deres konto, før de har godkendt din invitation.

SpringPad indeholder flere andre gratis funktioner, der ikke er tilgængelige i Evernote eller Google Drive. Disse omfatter advarselsindstillinger for dokumenter, opgavelister og lignende; offentlig deling af indhold og et særligt forskningsredskab til at finde bogtitler, film, musik, opskrifter, produkter, tv-shows og videoer.

Selv om SpringPad ved første øjekast ikke kan se ud som en sky-løsning til virksomheder eller organisationer, vil du måske se SpringPad som en tjeneste, som dine gruppemedlemmer kan bruge til både private og møde- / projektformål.

Online to-do lister

At gøre ting gjort kræver, at vi bruger værktøjer til at minde om os om de ting, vi forpligtede os til at gøre. Men daglige distraktioner og andre ansvar kan få os til at glemme eller overse mindre eller udfordrende opgaver. Det er her, hvor to-do-lister kan komme til nytte. På samme måde som online videokonferencetjenester, kan digitale opgaver lister flere gange mere nyttigt end opgavelister skrevet på papir - fordi du kan samarbejde.

Notebook- og skyttjenesterne, som jeg beskriver i den forrige del af denne vejledning, indeholder indbyggede opgavelister, der kan deles og bruges til samarbejdsformål. Springpad indeholder endda en gratis "Påmind mig" -funktion, der kan vedhæftes til enhver note eller opgaveliste i dine notesbøger, samt en dedikeret alarmnota, som du kan indstille for at få beskeder i din email. Disse funktioner fungerer også med Springpad mobile apps.

Wunderlist 2

Hvis du leder efter en dedikeret, cross-platform-opgaveliste uden for de notebook-tjenester, som jeg beskriver i det foregående afsnit, vil du måske give Wunderlist 2 en chance. Wunderlist kan fås i enhver online webbrowser og kan downloades på Mac, Windows, Android, iPad og iPhone.

Funktioner omfatter:

• Evnen til at skabe forskellige arbejdsområder til forskellige projekter.
• Evnen til at invitere dine Facebook- og Twitter-kontakter, kolleger og teammedlemmer til at samarbejde og dele to-do lister.
• Du kan oprette tilbagevendende opgaver.
• Alarmer kan tilføjes til opgaver, der sendes via e-mail og in-app meddelelser.
• Opgaver kan begunstiges.
• Arbejdsrum og lister kan gemmes og genbruges til gentagne projekter og arrangementer.
• Lister og opgaver kan mærkes med søgeord som "møde", "forskning", "email", "kontakt", "rapport", "dokument" osv.
• Arbejdsområder omfatter en detaljeret visning, der indeholder påmindelser, sammen med tilbagevendende opgaver og undertekster.
• Design af arbejdsområder kan tilpasses.
• Wunderlist-konti sikres ved hjælp af 128 bit SSL-kryptering over HTTPS.
• Arbejdsområder omfatter en Sticky Notes-funktion.
• Webbrowserudvidelser kan bruges til hurtigt at tilføje opgaver til din Wunderlist-konto.

Funktioner ikke inkluderet:

• Du kan ikke importere dokumenter og andre medier til Wunderlist-opgaver og arbejdsområder.
• Der er ingen instant messaging funktion til online diskussioner.
• Billeder kan ikke føjes til opgaver og noter.
• Der er ingen integration med andre tjenester som Evernote, Dropbox eller Google Drive.

Husk at Wunderlist er en separat tjeneste ud over de andre online-tjenester, som du og dit team muligvis bruger. Hvis du for eksempel bruger Google Hangouts eller LiveMinutes til online møder, er det måske ikke en god ide at tilføje en separat tjeneste som Wunderlist. Det ville nok være bedre at få adgang til så mange værktøjer som muligt på en platform. Med det sagt, hvis du virkelig kan lide Wunderlist tror jeg det kunne blive brugt som et primært projektplanlægningsværktøj.

Kanban2Go

Kanban2Go er en anden task management webapplikation, der er et godt værktøj til at arbejde med under online videokonferencer møder, på grund af dets meget visuelle orientering og brugervenlighed.

Funktioner omfatter:

• Flere task management boards kan oprettes til forskellige projekter.
• Opgaver kan flyttes / trækkes fra et bestyrelsens "To Do" liste til "I fremskridt" og "Udført".
• Teammedlemmer kan inviteres til at samarbejde om opgaver.
• Alarmer kan vedhæftes til hver opgave.
• Opgaver kan mærkes og filtreres af tags.
• En opdateringsstatus kan tilføjes til opgaver.
• Opgaver kan eksporteres til iCal eller Google kalender.
• Opgaver kan deles via Evernote, og links til bestyrelser kan deles til Twitter.
• Stykker kan knyttes til offentlighedens visning eller opbevares privat.
• Stykker kan søges.

Funktioner ikke inkluderet:

• Du kan ikke importere dokumenter og andre medier til Kanban2Go boards.
• Der er ingen instant messaging-funktion til online-diskussioner.
• Billeder kan ikke føjes til opgaver og noter.
• Der er ingen integration med andre tjenester som Facebook, Dropbox eller Google Drev.

4. Forberedelse til og afholdelse af møder

Efter min erfaring er den største udfordring at holde online møder ikke så meget ved hjælp af online-software og værktøjer, men det er snarere at planlægge og holde møder og gøre dem så produktive som muligt. Når jeg deltager i et møde, på eller offline, hvor der ikke er nogen dagsorden eller udnævnt til facilitator, ved jeg stort set ikke meget, bliver det gjort. Et dårligt planlagt møde kan være en enorm tidskrævende, især når deltagerne ikke er opmærksomme på deres egne roller og ansvar for at lave et møde produktivt. De fleste mennesker elsker at snakke og socialisere sig under møder, men de klager ofte på, at møder er spild af tid. Men hvis mødeledere forstår og bruger strategier til at holde effektive møder, kan møder være yderst nyttige til at få tingene gjort, især når de arbejder sammen.

Der er flere gode bøger om planlægning og afholdelse af effektive møder, som jeg anbefaler:

• Hvordan man laver møder arbejder, af Micheal Doyle og David Straus
• Boring Meetings Suck: Få mere ud af møder, eller kom ud af flere møder, af Jon Petz
• Møde Excellence: 33 værktøjer til at lede møder, der får resultater, af Glenn Parker og Robert Hoffman

boring_meetings_suck_by_jon_petz1.png"

Jeg er klar over, at bøger om at holde effektive møder ikke ligger øverst på din læseliste, men hvis du regelmæssigt deltager i møder eller er ansvarlig for at planlægge dem, vil læsning og brug af metoderne beskrevet i mindst en af ​​de ovennævnte bøger være meget nyttig. Husk dog, at selvom du som mødeplanlægger kan forstå, hvad der kræves for at holde effektive møder, holder du ikke møder med dig selv. Medlemmer af dit team, udvalg og organisation bør også være opmærksomme på og gennemføre produktive mødepraksis. Møder afspejler typisk den samlede styrke og effektivitet i en virksomhed, organisation eller gruppe.

Nedenstående er en oversigt over planlægning og afholdelse af effektive møder. Hvis du finder ud af, at dine møder ikke er produktive, som de burde være, skal du faktisk på et tidspunkt holde møde med din gruppe med det formål at diskutere, hvordan man gør mødet mere produktivt.

Mødeforberedelse

Du ved uden tvivl, at alle effektive møder typisk omfatter en dygtig facilitator, en som ved, hvordan man kan flytte dagsordenen sammen og holde folk fokuseret. Men effektive møder kræver også forberedelse. Du - eller nogen på dit hold - skal tage ansvar for planlægning af møder, som omfatter opsætning af en tid og sted for hvert møde, udvikling af dagsordener og afsendelse af dokumenter og andre ressourcer, der vil blive dækket af møder.

Jeg finder, at effektive møder bedst afholdes på en regelmæssigt planlagt dag og tid. Ugens eller to ugers møder er meget nyttige til at udvikle gruppedeltagelse og samhørighed, og hvis møderne planlægges og holdes konsekvent, bør de blive lettere at håndtere og blive mere produktive.

Indstilling af dagsorden

Du bør absolut lave en standard dagsorden for dine møder, som skal indeholde følgende punkter og afsnit:

Mødeoverskrift:

• Mødedato
• Møde starttidspunkt
• Møde sluttidspunkt
• Mødested
• Mødeformål
• Liste over deltagere
• Liste over mødereferencedokumenter (hvis relevant)

Dagsordener:

• For hvert emne skal du anføre følgende:
• Titel eller emne
• Kort beskrivelse af emnet
• Person med ansvar for varen (bly)
• Tidsvarighed for varen
• Liste over referencedokumenter relateret til varen (hvis relevant)

Kilde : MyCommittee

Agenda-emner skal være mulige, f.eks. Gennemgå marketingplan; Brainstorm ideer til revideret markedsplan; Godkend kvartalsbudget.

En af grundene til, at jeg kan bruge MyCommittee, er, at den indeholder en skabelon til indstilling af dagsordener, og alt jeg skal gøre er at tjekke og fjerne markeringen af ​​elementer i skabelonen for hvert nyt møde og tilføj nye elementer efter behov. I MyCommittee kan din dagsorden omdannes til et minuts formular, inden mødet begynder. Minuteren registrerer noter, opgaver og opgaver under mødet og forbereder protokollen som en rapport til gennemgang af gruppedeltagere.

Dagsordenen for et møde skal sendes ud mindst 24 timer før møderne forventes afholdt. Med MyCommittee kan registrerede medlemmer af hjemmesiden logge ind og se dagsordenen før mødet. De kan tilføje noter og links til dagsordener, inden mødet afholdes.

Agendas bør også fremhæve hvem der er ansvarlig for hver dagsorden. Opgaver og andre ansvarsområder skal fordeles mellem gruppens deltagere, således at alt arbejde ikke falder på en eller to personer.

To nyttige apps til oprettelse af dagsordener er mødeforventninger Opret nemt mødeagendinger ved hjælp af mødeforventninger [iPad] Opret nemt mødeagenter ved hjælp af mødeforventninger [iPad] Selv om ingen af ​​os ser frem til at deltage i møder, er der heldigvis en række nyttige online- og mobilapplikationer, som f.eks. AgreeDo, der gør det lettere at planlægge møder. Alle vellykkede møder starter ... Læs mere og yaM, som jeg diskuterer mere detaljeret i kapitel 5. Med disse apps kan dagsordener deles via e-mail og som PDF-filer. Se afsnittet om online- og mobilværktøjer til andre anbefalinger.

Uanset hvilken app du bruger til at oprette en dagsorden, bør du være parat til at sende den online, så mødeledere kan se det under videokonferencemødet. Mens gruppemedlemmer skal være ansvarlige for at have en kopi af protokollen åben og tilgængelig under mødet, fungerer det ikke altid på den måde. Plus, hvis dine møder ofte inkluderer gæster eller nye medlemmer, vil du have dagsordenen offentliggjort, så den kan ses af alle. Hver af de skyttjenester, jeg har beskrevet i denne vejledning, indeholder en måde at dele dokumenter hurtigt ved hjælp af et tildelt URL-link.

Møder facilitator

Hvert møde skal have en facilitator. Hvis en facilitator ikke vælges, og der ikke er nogen dagsorden, har møder tendens til at falde i masser af socialisering, og ikke nok bliver gjort. Selvom det ville være godt, hvis hvert medlem blev omvendt som en facilitator, har jeg fundet ud af, at det er bedre for et eller to medlemmer med facilitation færdigheder til at gøre jobbet, især hvis din gruppe er ny. Endnu bedre er ansættelse af en professionel facilitator til særlige møder en god investering. En professionel facilitator er naturligvis ikke medlem af gruppen og kan således være mere neutral når man beskæftiger sig med konflikter, der opstår i møder.

En god facilitator opfordrer alle medlemmer til at deltage og forsøger at holde deltagerne fokuseret på en dagsorden på et tidspunkt. Ved større møder med fem eller flere deltagere er det bedst for facilitatoren at forblive en neutral deltager, og ikke dele hans eller hans mening om ideer eller beslutninger. På denne måde kan facilitatoren fokusere på at lette og ikke blive suget ind af argumenter og konflikter. En god facilitator beskytter også enkeltpersoner og deres ideer fra angreb. Michael Wilikinson's Secrets of Facilitation: Den SMART Guide til at få resultater med grupper, og Sam Kaners Facilitators Guide til Participatory Decision Making (Jossey-Bass Business & Management) er nyttige bøger om udvikling af færdigheder til effektiv mødefacilitation.

Minutter-Taker

Hvert møde skal omfatte en minutteroptager eller optager - en person tildelt notater om de beslutninger og opgaver, der er afholdt under mødet, samt at lave noter af navne på gruppemedlemmer, der er ansvarlige for forskellige opgaver eller opgaver. Hvis et møde er større end fem deltagere, er det ideelt at mødeoptageren også er en neutral deltager, så han eller hun kan fokusere på at være en optager. Typisk skal rapportens rapport svare til punkterne på dagsordenen. Med MyCommittee og yaM bliver dagsordensformularen omdannet til en minutformular ved starten af ​​mødet.

Som jeg har beskrevet i afsnittet om mødeværktøjer, anbefales det at bruge formularer til formularer til effektive møder. Jeg foreslår MyCommittee eller yaM, fordi hvis din gruppe mødes regelmæssigt, arkiveres minutterrapporter automatisk i din MyCommittee eller yaM-konto. Når et minut rapporteret er afsluttet, kan du sende en meddelelse til deltagerne for at fortælle dem, at den er klar til gennemgang, eller i tilfælde af yaM, er minutrapport indført direkte i den email, der sendes direkte til deltagerne.

Agreedo Agreedo: Skriv og administrer dine forretningsmøder for gratis online-aftale: Skriv og administrer dine forretningsmøder for gratis online I flere uger har jeg nu søgt efter et brugervenligt websted eller en applikation, der vil tillade mig at beholde og lagre protokollerne fra møderne. Den traditionelle tekstdokumentfremgangsmåde er ikke længere produktiv ... Læs mere er en anden nyttig online kilde til optagelse af minutter, og hvis du ikke har noget imod at tage minutter med at bruge iPad, er et par gode iOS-apps (se næste afsnit) Også nyttig til oprettelse og deling af professionelle minutrapporter.

En anden anbefaling til minutoptagelse er at inkludere en dagsorden, der er fastsat til afslutningen af ​​møderne, for at gennemgå de opgaver og opgaver, der er besluttet på hvert møde. Optageren læser simpelthen tilbage og afklarer opgaver, opgaver og aftalte datoer. Slutrapporten skal ideelt set udfyldes og distribueres inden for 48 timer efter mødet, mens det er frisk i alles sind.

Time-Keeper

Ideelt set bør en dygtig facilitator holde styr på den tildelte tid for hver dagsorden, for når din gruppe mødes regelmæssigt, er det bedst at starte og afslutte møder i tide. En gennemtænkt dagsorden skal indeholde den tid, der er nødvendig for hver dagsorden, men typisk skal facilitatoren revidere og tilpasse tiden, som mødet bevæger sig fremad. Til møder med mere end 10 deltagere kan tildeling af en person til en tidsholder være til hjælp for facilitatoren.

5. Online og mobil mødeværktøjer

Hvis din gruppe er geografisk spredt, og / eller hvis dine gruppemedlemmer bruger forskellige computeroperativsystemer (Windows, Mac OS X, Linux), har du brug for mødeværktøjer, som alle dine gruppemedlemmer kan bruge. Hvis du er en Mac og iPad-bruger, kan det være et problem, hvis du bruger værktøjer og programmer, som PC- og Android-brugere i din gruppe ikke har adgang til under møder.

På den anden side er nogle onlinemødeværktøjer og -applikationer ikke altid lige så funktionelle eller så nemme at bruge som desktop applikationer. Det samme gælder for tablet applikationer. Der er flere awesome iPad apps til dagsordenindstilling, minutteroptagelse og projektplanlægning, men det kan nogle gange være besværligt at bruge disse værktøjer under et møde på grund af størrelsen på iPad. Hvis alle dine gruppedeltagere bruger den samme mobile enhed, er det meget nemmere at blive enige om møderedskaber, der vil blive brugt af alle medlemmer.

I dette kapitel anbefaler jeg onlineværktøjer til at møde forberedelse, fastsætte dagsordener og tage minutter. Hvilke værktøjer, du bruger, vil være baseret på dine gruppers behov og til hvilken type enheder og andre tjenester, du bruger. Jeg inkluderer også links til MUO artikel anmeldelser, der giver flere detaljer.

Bemærk: De online værktøjer som Evernote og Springpad, som jeg diskuterer i afsnittet Projektplanlægning, kan også bruges til planlægning og afholdelse af møder. Værktøjerne beskrevet i de følgende afsnit er specielt designet til online møder og relaterede aktiviteter. Selv om det ikke er gennemgået her, kan du også have brug for andre onlineværktøjer under dine møder. Disse omfatter et stopur, en online whiteboard og en online kalender, hvor planlagte møder og arrangementer kan deles.

AgreeDo

AgreeDo er en online dagsorden og minutter, der tager ansøgning, der kan deles og samarbejdes både offentligt og privat. Hvert møde du opretter i AgreeDo Agreedo: Skriv og administrer dine forretningsmøder for gratis online-aftale: Skriv og administrer dine forretningsmøder for gratis online I flere uger har jeg nu søgt efter et brugervenligt websted eller en applikation der ville tillade mig at holde og gemme protokollen fra møderne. Den traditionelle tekstdokumentfremgangsmåde er ikke længere en produktiv ... Læs mere indeholder logistisk information, start- og sluttidspunkt for mødet, liste over deltagere og fire typer dagsordensvarer at vælge imellem: Info, Beslutning, Opgave, Emne. Du kan også vedhæfte filer, der skal downloades til mødet.

For hver dagsorden kan den øjeblikkelige bruger tilføje navnet på den person, der er tildelt eller ansvarlig for det pågældende element, og forfaldsdatoen for opgaven eller handlingen.

Når dagsordenen er oprettet, kan du sende en invitation til deltagere til at gennemgå og give input til en planlagt dagsorden. Når mødet starter, kan mødeoptageren bruge dagsordenen til at tilføje noter og handlinger til hver dagsorden.

Alle møder arkiveres i din Agreedo-konto, og de kan udskrives eller eksporteres i Microsoft Excel CSV (UTF-8) format. Jeg anbefaler dog, at du får gruppemedlemmer til simpelthen at se minutter online efter behov.

MyCommittee

MyCommittee er et af de ældste onlinemødeapplikationer, der gør det muligt for brugere at oprette dagsordener og omdanne dem til minutter. MyCommittee MyCommittee er det bedste online værktøj til oprettelse af online-dagsordener og minutter MinCommittee er det bedste onlineværktøj til oprettelse af online-dagsordener og minutter Online værktøjer og ressourcer til at organisere effektive møder er brede og varierede og yderst nyttige. Med websteder som MyCommittee.com kan du reducere behovet for frem og tilbage e-mails og videresende dokumenter til at trække sammen ... Læs mere består af en standardmøder skabelon / formular, der indeholder logistisk information; navnene på grupper medlemmer, gæster og møde deltagere; gamle og nye dagsordener; og evnen til at sende invitationer til at gennemgå og ændre dagsordener til tildelte medlemmer, der logger ind på deres konto.

Hver gang du opretter en ny dagsorden i MyCommittee, kan du vælge at klikke og tilføje dagsordener fra et tidligere møde, snarere end at skulle skrive dem igen. Hver dagsorden indeholder en tekstfelt til at skrive en beskrivelse af varen. Du kan også tilføje standard agendapunkter, der vises for hvert nyt møde, du opretter.

Når du starter dit møde, drejer du dagsordenen til en minutformular, og mødeoptageren tilføjer blot noter, handlinger og beslutninger under mødet.

MyCommittee indeholder en funktion til eksporterende dagsordener og minutter til PDF-formular, men som følge af denne skrivning er denne funktion buggy, så jeg foreslår, at gruppemedlemmer simpelthen logger ind på gruppekontoen og gennemgår dagsordenerne og protokollen online.

Designet af MyCommittee er blevet noget dateret, og det integrerer ikke med nogen af ​​de populære sociale netværkssider, men det indeholder alle de traditionelle elementer til oprettelse af dagsordener og minutterrapporter online.

yaM (endnu et møde)

En mere nylig udviklet online dagsorden og minutter ansøgningsværktøj, som du absolut bør se på, er yaM, som står for "endnu et møde". yaM ligner MyCommittee, men dens design er meget mere opdateret, og det indeholder nogle fantastiske værktøjer, der hjælper mødedeltagere med brainstorm ideer, gør produkt- og omkostningsanalyse og integrere med online cloud-konti, herunder Dropbox, Google Calendar og Evernote. Som en webapplikation svarer yaM til Agreedo, men det er langt mere avanceret uden tilsyneladende mere kompliceret.

yaM giver dig mulighed for at oprette din første møde dagsorden, så snart du registrerer en konto. Platformen indeholder funktioner til oprettelse af dagsordensobjekter og vedhæftelse af tidsvarigheden og de personer, der er ansvarlige for hver dagsorden. Din dagsorden kan sendes til andre medlemmer enten via email eller print. Hvis dine gruppemedlemmer har en registreret yaM-konto, kan de få adgang til og give input til dagsordenen, der er oprettet i yaM.

Til gengæld bruger du din yaM dagsorden til at tage minutter. Protokoller i yaM består af fire typer indhold: noter, handlinger, vedhæftede filer og input baseret på en samling beslutningstagningsværktøjer. yaM tillader endda mere end en registreret bruger i et møde til at skrive input til minutter i realtid på samme tid.

Hvor yaM også skinner er dets samling af indbyggede samarbejdsværktøjer, der gør det muligt for medlemmerne at foretage en pro / con analyse, produktanalyse, brainstorm ideer eller stemme om vigtige beslutninger. Der er også et værktøj til hvad der hedder en SWAT-analyse, hvilket indebærer at diskutere og registrere styrker, svagheder, muligheder og trusler for et bestemt projekt, en ide eller en beslutning.

Som med dagsordenen kan protokollen cirkuleres via e-mail, trykte rapporter eller blot få adgang ved at registrere online. yaM gør det nemt at arkivere dagsordener og minutter, og at selektivt kopiere og indsætte dagsordenspunkter fra tidligere møder for at oprette en ny dagsorden.

Hvis din gruppe eller udvalg er seriøs om at bruge møder til at samarbejde og få tingene gjort, skylder du det selv for at tjekke yaM. Det giver dig mulighed for at oprette op til 10 gratis møder pr. Måned, med op til fem deltagere pr. Møde. En premium-konto tillader ubegrænsede møder og deltagere, brugerdefineret grænseflade og SSL-kryptering til 9, 99 dollar pr. Måned.

Doodle til planlægning af møder

Planlægningsmøder kan blive meget besværlige, især når man møder en gruppe, hvis medlemmer er spredt adskilt geografisk. Det er her, hvor Doodle.com kommer ind. Doodle giver dig mulighed for at sende online en begivenhed eller møde Doodle fjerner frustrationen af ​​planlægning af møder eller arrangementer Doodle fjerner frustrationen af ​​planlægning af møder eller arrangementer Ofte planlægger et møde eller en begivenhed for en gruppe mennesker til at blive enige på kan være så frustrerende og tidskrævende som at finde dine børn tabt i et travlt indkøbscenter. Den online poll webapplikation, ... Læs mere, hvor inviterede kan vælge hvilke dato og klokkeslæt, de kan deltage i. Alle individuelle svar vises, og du vælger hvilken dato og klokkeslæt der passer bedst for alle. Afstemninger kan både offentliggøres eller fortroligt for kun dig, administratoren at se.

For yderligere onlineværktøjer, tjek Angela Alcorns 10 + Great Online Tools til gruppens samordning og møder 10+ Great Online Tools til gruppesamordning og møder 10+ Great Online Tools for gruppesamordning og møder Hvordan styrer du en team af mennesker, der er spredt ud geografisk? Hvordan koordinerer du internationale tidszoner? Konceptet med at arbejde via internettet er begyndt at krybe ind i den daglige arbejdsplads, ... Læs mere.

6. iPad Apps for Meetings

IPad og andre lignende tablet-enheder er blevet mere og mere populære for at få adgang til internettet, skrive, læse og gemme dokumenter og e-bøger og bruge utallige mobilapps, der hjælper os med at få det gjort.

IPad er stadig den bedst sælgende og mest anvendte tablet enhed. Det indeholder et tastatur på skærmen, men du kan også bruge et eksternt tastatur til hurtigere skrivning. Næsten alle de tjenester, jeg har beskrevet indtil videre i denne vejledning, er tilgængelig på iPad, enten via mobilwebbrowser eller direkte i apps bygget til tjenester som Google+ (som også omfatter Google Hangouts), Google Dokumenter, Evernote, SpringPad og yaM. IPad er meget bærbar, let og let at navigere.

Men selv om iPad kan bruges som en laptop udskiftning Sådan laver din iPad en bærbar udskiftning Sådan laver din iPad en bærbar erstatning I et interview sagde Apple CEO Tim Cook, at han ikke har planer om at udvikle en iPad, der omdannes til en bærbar computer. Men det holder bestemt ikke mange iPad brugere fra at bruge enheden som en notesbog ... Læs mere, jeg anbefaler det ikke som en enhed til tunge møder. En faktisk bærbar computer er meget bedre.

Nogle ulemper ved iPad er, at du ikke kan have mere end en applikation åben på skærmen ad gangen. Der er ingen indbygget klippebord manager til opbevaring af flere uddrag af tekster. Og selvom du bruger et eksternt tastatur til at skrive på enheden, vil det i de fleste tilfælde ikke være så hurtigt og effektivt som at skrive på en bærbar computer.

På trods af disse ulemper er der mange kreative og yderst handy iPad apps, der er nyttige til planlægning og gennemførelse af møder. Faktisk vil de fleste af de følgende apps jeg beskriver beskrive fantastiske Mac- og pc-applikationer på grund af deres nye tilgang til at hjælpe brugere med at producere dagsordener og referatrapporter.

Et andet plus til at bruge iPad er, at de fleste apps i iTunes App Store er relativt overkommelige, i gennemsnit fra $ 0, 99 cent til under $ 5, 00. Når du betaler for og downloader en app, er alle opdateringer gratis. Så hvis du har en iPad eller planlægger at få en, anbefaler jeg bestemt at tjekke følgende apps for at se, om de kan være nyttige værktøjer til dit mødeformål.

Møder - Notebooks for Work

Møder ($ 3, 99) er en elegant, præcis minutter app til iPad. Det er designet til at optage titlen, datoen, klokkeslættet og deltagerne i møder, og det indeholder også plads til notering og notering af handlinger, der kan grupperes efter projekt eller ved forfaldsdato. Selv om appen kunne bruges til at oprette dagsordener, er det ikke det bedste værktøj til dette formål.

Styrken af ​​møder er, at den skaber en professionel rapport af dine minutter, som du kan dele via trykte kopier, e-mail til deltagere eller eksportere som PDF til Dropbox eller en boks Cloud Storage-konto. Du kan administrere alle dine rapporter til notebooks, hvor de er opført efter datoen for møderne.

Minute Taker

Minute Taker er en anden elegant app, der giver dig mulighed for at tilføje en mødetitel, dato og klokkeslæt samt trække navnene på deltagerne i din kontaktliste. Når mødet skrider frem, tilføjer du blot noter, opgaver og opgaver. Når du vil tildele en opgave til et medlem, kan du blot trykke på listen over deltagere og tilføje hans eller hendes navn fra listen, hvilket reducerer behovet for at skrive navne igen og igen. Hver opgave kan også tildeles en forfaldsdato og tag.

Når minutrapporten er klar, skaber Minute Taker en professionelt designet PDF, der indeholder minutter fra mødet. Mindre søjler layout af minut rapporter er så godt gjort, at deltagerne vil helt sikkert gennemgå dem.

Minute Taker fungerer bedst for små grupper, med meget definerede opgaver og ansvar for hvert møde. Det er helt sikkert en iPad app, der skal bygges til Mac og pc-computere.

Agenda Maker

Agenda Maker ($ 0, 99) til iPad og iPhone er en af ​​de få apps i iTunes App afsat til oprettelse af dagsordener til møder, workshops, konferencer og arrangementer. Det er nyttigt, hvis du har brug for at udvikle en dagsorden for lange komplekse dagsordener, hvor du måske skal flytte ting rundt og passe dem i den rigtige rækkefølge.

Når du brainstormer og sorterer agendapunkter i Agenda Maker, justeres det og beregner tidspunktet for dig. Du kan dele dagsordenen via e-mail, en HTML-side eller som vedhæftet PDF-fil.

Til prisen er Agenda Maker et kraftfuldt, tidsbesparende værktøj, der er langt mere nyttigt end brainstorming og sortering af dagsordre i en tekstbehandler eller på en tavle. Det ville være endnu bedre, hvis denne app var en desktop eller online applikation.

Møde forventninger

Mødeforventninger er en anden program til oprettelse af dagsordninger, der også kan bruges som et minuttag. Denne app giver dig mulighed for at inkludere den obligatoriske titel, dato, klokkeslæt og sted for møder samt tilføje deltagere fra din kontaktliste.

Jeg kan godt lide, hvordan møderforventninger nemt opretter mødeagenter ved hjælp af mødeforventninger [iPad] Opret nemt mødeaftaler ved hjælp af mødeforventninger [iPad] Selv om ingen af ​​os ser frem til at deltage i møder, er der heldigvis en række nyttige online- og mobilapplikationer, som f.eks. AgreeDo, der gør opgaven med at planlægge møder lettere. Alle vellykkede møder starter ... Læs mere indeholder et Formål felt, som ikke bør overses. Hvert møde skal have et klart defineret formål, og det angives, at formålet med dagsordenen er med til at minde deltagerne, hvorfor mødet holdes.

Når du opretter din dagsorden, tilpasser mødeforventningerne også og beregner tiden, så du behøver ikke at gøre det manuelt. Det indeholder også dagsordensindstillinger for at tage pauser.

Når din dagsorden er færdig, kan den mailes til deltagerne.

Konklusion

Gå frem og mød

Værktøjerne og tjenesterne til at holde online møder vil fortsætte med at vokse og udvide, og de vil løse mange af de behov og udfordringer, brugerne står over for, når de arbejder på projekter og finde ud af, hvordan man bedre kan kommunikere med hinanden online. Som eksempel på dette har Google tilføjet et nyt notesbogværktøj kaldet Keep to their Google Drive-tjenester; og SpringPad frigiver en 4.0 version af sine notesbogstjenester, der lover at gøre det endnu nemmere at oprette og administrere dokumenter, bogmærker og andre ressourcer. På samme måde reviderer Evernote i øjeblikket sin cloud notebook service og har frigivet en virksomhedstjeneste, der gør det muligt for virksomheder og organisationer at sikkerhedskopiere og søge alle deres dokumenter online, så de er let tilgængelige for medarbejdere og medlemmer.

I denne henseende vil MakeUseOf.com fortsætte med at offentliggøre artikler og anmeldelser om de bedste gratis og overkommelige online-tjenester og applikationer til rådighed til planlægning og afholdelse af online møder og planlægning af projekter.

Andre MUO artikler om online møde og projekt samarbejde

• De 6 bedste gratis online mødeværktøjer til samarbejde med dit team De 6 bedste gratis online mødeværktøjer til samarbejde med dit team De 6 bedste gratis online mødeværktøjer til samarbejde med dit team Små teams behøver ikke dyre enterprise apps til samarbejde. Her er seks fantastiske værktøjer, som du kan bruge til at styre dit holds data, kommunikation og meget mere. Gratis. Læs mere
• Opsætning af et flersproget online møde Den nemme måde med ethvert møde Opsæt et multi-party online møde Den nemme måde med AnyMeeting Opsæt en multi-party online møde Den nemme måde med AnyMeeting Der er mange værktøjer og tjenester, der kan hjælpe broen kommunikation mellem fjernpartier i realtid i disse dage. Facebook, Skype, Google Hangouts, du hedder det, der er utallige måder at forbinde masserne på. Afhængigt af ... Læs mere
• 10+ Gode online værktøjer til gruppesamordning og møder 10+ Gode onlineværktøjer til gruppesamordning og møder 10+ Gode online værktøjer til gruppesamordning og møder Hvordan styrer du et team af mennesker, der er spredt geografisk? Hvordan koordinerer du internationale tidszoner? Konceptet med at arbejde via internettet er begyndt at krybe ind i den daglige arbejdsplads, ... Læs mere
• Tips til planlægning og afholdelse Effektive møder med Google Hangouts Tips om planlægning og holdning Effektive møder med Google Hangouts Tips om planlægning og afholdelse Effektive møder med Google Hangouts Med dagens internetteknologi kan det være effektivt og omkostningseffektivt at holde online møder, især hvis du forbereder Planlæg dem og benyt tidsbesparende værktøjer. I de sidste par måneder har jeg deltaget i online møder ... Læs mere
• 5 grunde Google Hangouts er køligere end Skype til videochats 5 grunde Google Hangouts er køligere end Skype til videochats 5 grunde Google Hangouts er køligere end Skype til videochats Hangouts er Googles indtager chatrum. Som mange gange før har Google gjort en god ide til noget utroligt nyttigt, samtidig med at det bevares enkelhed og brugervenlighed og dermed gør det fantastisk. I dette ... Læs mere
• Hvorfor har du ikke brug for desktop chat-klienter, hvorfor du ikke behøver desktop chat-klienter igen, hvorfor du ikke behøver desktop chat-klienter igen Husk dagen for MSN Messenger og AIM? Disse to var de første chat klienter jeg nogensinde brugte. Når jeg begyndte at bruge dem mere og mere, blev det besværligt at skifte mellem klienter og kontakte ... Læs mere
• Screenhero gør det muligt for dig at dele din computerskærm med nogen [Mac] Screenhero gør det muligt at dele din computerskærm med nogen [Mac] Screenhero gør det muligt at dele din computerskærm med nogen [Mac] Arbejder sammen om projekter, der involverer computersoftware, eller hjælper folk fejlfinding af problemer på deres computer er almindelige praksis i disse dage. Vi har udgivet artikler om flere softwareprogrammer, der gør det muligt for Mac og pc-brugere at ... Læs mere
• Meet.fm: Installer øjeblikkeligt møde med andre
• Join.me: Den nemmeste måde at have en webkonferenceopkald mellem computere og mobilenheder Join.me: Den enkleste måde at have en webkonferenceopkald på mellem computere og mobilenheder Join.me: Den enkleste måde at få en webkonferenceopkald på mellem Computere og mobilenheder Din ven har ringet til. De har et problem med deres computer og beder om din ekspertise. Du vil hjælpe, men alt ville være så meget lettere, hvis du kunne se, hvad der er på ... Læs mere
• Få ting færdige med task management-applikation Wunderkit [iPhone & Web] Få ting færdige med opgavehåndtering Ansøgning Wunderkit [iPhone & Web] Få ting færdige med task management-applikation Wunderkit [iPhone & Web] Tilbage i 2010 skrev jeg om en veludformet opgave ledelse, platform-applikation kaldet Wunderlist. Det gør hvad du kan gøre i et regneark, en papir notesbog eller andre task managers, men det er meget bedre at ... Læs mere
• Få ting færdige med disse 4 værktøj til at lave liste [Linux] Få ting gjort med disse 4 værktøj til at lave liste [Linux] Få ting færdige med disse 4 værktøj til at lave liste [Linux] De fleste af os fører meget travle liv, der Vi forventes at holde styr på hele tiden. Uanset om vi har stressende job, skolearbejde eller masser af sociale arrangementer, er det afgørende, at vi husker hvad ... Læs mere