Team Spirit Trumps Technology: Hvordan man fjerner eksternt samarbejde for online teams

Reklame

At være en del af et effektivt team kan være en af ​​de mest givende karriereoplevelser i dit liv. At arbejde med et hold betyder, at du har et væld af viden, erfaring og færdigheder til at tegne fra. Et godt samarbejde afhænger af mange faktorer, herunder lederskab, tillid, holdånd, kompromis og et samlende mål.

Desværre bliver samarbejdet ikke lettere, hvis du skal arbejde sammen på afstand og kun dele internettet som en fælles forbindelse. Teknologi kan hjælpe med at navigere i kaoset, men det er kun den is, der muligvis gør et fleksibelt og effektivt team perfekt. Lad os se, hvad du kan gøre for at få det bedste ud af det.

Bliv kendskab til dit team

Ved starten af ​​dit samarbejde skal du lære dit team at kende. Selvom du tror, ​​at du kender dem allerede, skal du gå over følgende punkter igen for at sikre dig, at intet er gået glip af:

• Hvad er deres opsætning, dvs. hvilken hardware, operativsystem og værktøjer bruger de?
• Hvor stærk er deres internetforbindelse?
• Hvad er miljøet, hvor de vil arbejde i? Arbejder de fra et kontor, en kaffebar eller hjemmefra med børn rundt?
• Hvad er deres foretrukne arbejdstid?
• Hvorfor er de på dette hold? Hvad motiverer dem?
• Hvad anser de for deres personlige styrker og yndlingsopgaver i forhold til projektet ved hånden?
• Hvilke opgaver eller ansvarsområder vil de hellere ikke acceptere?
• Hvad er deres kæledyr eller knapper i forhold til den måde, hvorpå du vil arbejde sammen?

Du kan indsamle indledende data ved hjælp af e-mail- eller undersøgelsesværktøjer. 10 Avancerede tips og tricks til Google-formuleringer 10 Avancerede tips og tricks til Google-formularer Hvis Google Forms endnu ikke er din go-to-form-maker, er det på tide for os at ændre mening. Du tror måske, du ved alt, hvad der er at vide om Google Forms, men takket være Googles ... Læs mere og baser din planlægning på disse oplysninger. Ideelt set vil du følge op med et live online holdmøde, så alle har chancen for at møde og lære hinanden at kende. For at sikre en jævn oplevelse under live-mødet skal du tage hensyn til informationer som arbejdstid (tidszone), arbejdsmiljø og foretrukne værktøjer fra din indledende undersøgelse for at indstille den.

Hvis dit team er teknisk udfordret, så prøv at få dem til et Skype-opkald. Du kan endda nå nogen på deres telefon. Hvis du har en Skype Premium-konto, kan du bruge video med mere end to personer. Med et team af tech aficionados har du intet problem at møde i mere avancerede online-miljøer som Google Hangouts, AnyMeeting eller Adobe Connect, hvor du også kan dele skærme. 12 Fremragende, gratis skærmdeling og fjernadgangsværktøjer Du Har ikke hørt endnu 12 Excellent, gratis skærmdeling og fjernadgangsværktøjer, du ikke har hørt om endnu Takket være fjernadgang, kan du se og styre skærme fra hvor som helst. Dette kan spare tid og forvirring, når du er i et møde eller vil hjælpe nogen. Hold disse skærmdelingsværktøjer tæt ... Læs mere og samarbejde om dokumenter.

At kende dine teammedlemmer vil hjælpe dig med at organisere gruppen på en langt mere effektiv måde. At kende hinanden er et vigtigt skridt til at opbygge holdånd, styrke arbejdsmoral og øge viljen til at gå på kompromis undervejs.

Indstil dine fælles og individuelle mål

Uanset hvordan du samarbejder, skal der være et klart formål! Det er brændstoffet for alt, hvad vi gør i livet, og det gør det muligt for os at klare vanskeligheder og kompromiser. Dit team skal vide præcis, hvad deres fælles mål er.

Opdele det store mål i små, håndterbare trin og delmål. Ved at visualisere rejsen i dit hold vil også hvert holdmedlem kunne se, hvordan de bidrager til holdets succes. Hold fungerer bedst, når alle føler at de yder et vigtigt bidrag - fordi de gør det.

Ideelt set skal den endelige oversigt samordnes af hele holdet, hvilket kan gøres med en række værktøjer, herunder e-mail, online møder, online-dokumenter eller samarbejdsredigering af et visionskort.

Vælg dine våben

Du kan ikke bare begynde at arbejde sammen, du skal først lægge basen, som du stort set har gjort, hvis du gik gennem ovenstående trin. Her er et vigtigt skridt, der ofte forsømmes: Beslutning om de værktøjer, som alle vil bruge.

Nu skal alle kende hinanden og forstå formålet med projektet og deres rolle i det. I færd med at komme til dette punkt bør du have testet et par værktøjer med dit team. Ideelt har du nu en god ide, hvilke værktøjer der er mulighed for.

Bemærk, at det ikke rigtig betyder noget, hvilke værktøjer du vælger. Der er så mange, og ingen vil være perfekte. Det der betyder noget mere er, at alle føler sig trygge med de værktøjer, som holdet bruger. Med andre ord skal dit hold være enig.

Hvis nogen har en stærk præference for et specifikt værktøj, som du eller andre holdmedlemmer ikke er bekendt med, tillader dem at introducere det. Hvis holdet er indforstået med at bruge det, skal dets proponent være ansvarlig for at sætte det op, hjælpe andre med at komme i gang med det og holde det organiseret.

Her er nogle værktøjskategorier du bør overveje til dit online samarbejde De 6 bedste gratis online mødeværktøjer til samarbejde med dit team De 6 bedste gratis online mødeværktøjer til samarbejde med dit team Små teams behøver ikke dyre enterprise apps til samarbejde. Her er seks fantastiske værktøjer, som du kan bruge til at styre dit holds data, kommunikation og meget mere. Gratis. Læs mere :

• asynkron kommunikation, f.eks. e-mail, postlister, fora
• kommunikation i realtid, f.eks. konferenceopkald, lyd / videochat, webinars
• dokumentdeling, f.eks. skylagring
• real-time samarbejdsværktøjer, fx collaborative writing
• projektledelse (se nedenfor)

For hver kategori skal du definere ansvar og diskutere konventioner. For eksempel, hvordan skal du navngive dokumenter? Hvordan vil du organisere dem? Og hvem har ansvaret for dokumenterne? At få disse ting ud af vejen tidligt vil reducere frustrationerne betydeligt ned ad vejen.

Hold dit hold organiseret

Når du leder på et hold, skal du fastsætte mål, tildele opgaver, fastsætte frister, sende påmindelser, opfordre, støtte og rose dine kolleger. Det hedder projektledelse. Jo bedre du kender dine holdmedlemmer og deres evner, desto lettere vil dette være (se ovenfor).

Du finder mange projektstyringsværktøjer online, men afhængigt af dit projekt og dine partnere behøver du måske ikke noget særligt. Nogle gange, et samarbejdslisteværktøj Stop, samarbejde og liste: 5 iPhone Apps til delt listeopbevaring Stop, samarbejde og liste: 5 iPhone Apps til delt listeopbevaring App Store er fuld af programmer, der giver dig mulighed for at danne lister og samarbejde med andre. Uanset om du er på udkig efter lister for at holde styr på ting rundt i huset eller til arbejdsrelaterede ... Læs mere er nok. Hvis dit team har brug for et mere omfattende projektstyringsværktøj Trello - Et unikt, enkelt og kraftfuldt projektstyringssystem fra et godt hjem Trello - Et unikt, simpelt og kraftfuldt projektstyringssystem fra et godt hjem Har navnet Joel Spolsky betyet noget for dig? I så fald vil du gerne læse dette indlæg, fordi det viser Spolskys nyeste og største projekt. Og hvis ikke, skal du vide, at dette er ... Læs mere, jeg anbefaler stærkt Trello. Hvis du nyder mikrostyring, komplekse funktioner og et øje med en grænseflade, skal du dog gå med Basecamp - det virker helt og er absolut ikke sjovt.

Husk at værktøjerne ikke kan gøre noget arbejde for dig. Det er op til dig at acceptere dit ansvar, holde dit hold organiseret og holde tingene i bevægelse. Teknologi kan bare gøre dette nemmere.

Hvad er dine yndlingsværktøjer til at samarbejde online? Og hvilke strategier og værktøjer har du tidligere undladt?

Billedkreditter: Virtual Meeting via Shutterstock, Backcasting via det naturlige trin, Skabelon af mattcornock via Flickr