Brug vandfaldsprojektet til at organisere dit liv

Reklame

De værktøjer, vi typisk bruger til at styre personlige projekter, har en stor ulempe. Opgavelister To-Do List App Showdown: Any.do vs Todoist vs Wunderlist To-Do List App Showdown: Any.do vs Todoist vs Wunderlist Nogle to-do list apps står hoved og skuldre over resten. Men hvordan sammenligner de og hvilken er bedst for dig? Vi hjælper dig med at finde ud af det. Læs mere og deres variationer (som Kanban boards Sådan håndteres opgaver ved hjælp af japansk Kanban-teknik Hvordan man styrer opgaver ved hjælp af japansk Kanban-teknik Kanban er en japansk opskrift for at få tingene færdige. Det er en organisationsteknik, der oprindeligt blev udviklet til Toyotas produktionslinje. du kan implementere det selv eller i dit team. Læs mere) er fint at spore hvad der skal gøres og (måske) hvem skal gøre det. Men de er ikke så gode til at planlægge hvornår . Dette er domænet for forretningsorienterede værktøjer, som f.eks. Vandfaldsprojektet.

En af de primære årsager virksomhederne bruger et sæt værktøjer og processer til at styre deres projekter er for rentabilitet. Når ledelsen beslutter et bestemt projekt, vil det øge værdien for virksomheden, er der en omkostning for hver time, at projektet ikke er færdigt. Som enkeltpersoner er det dog meget nemt at lade personlige projekter glide. Vi er syge, eller for trætte, eller arbejdet er for travlt, eller der er for mange kattevideoer på internettet. En del af projektledelsens disciplin er ikke kun at drive projekter til færdiggørelse, men også at indstille dem i første omgang, så de slutter inden for en acceptabel tidsramme.

I denne artikel vil vi se på, hvordan du kan bruge forretningsværktøjer til at holde dig på rette spor og få dine projekter udført.

Vandfald Projektledelsesprincipper

Der er et par vigtige leje af projektledelse, du bliver nødt til at lære:

Arbejdsopdelingsstrukturer

I betragtning af et ønsket mål er det første skridt i de fleste projekter at bryde det mål ned i opnåelige opgaver. Hvis du f.eks. Ønsker at spinde op på en WordPress-blog, kan dit højniveau måske omfatte at skrive noget indhold, designe et logo og WordPress-installation / -installation til din server. Oprettelse af en arbejdsopdelingsstruktur (WBS) indebærer opdeling og deling af dem, indtil du er tilbage med opgaver, der er lette for, at nogen kan se på, forstå og udføre.

Den faktiske WBS for dette enkle projekt kan se sådan ud:

1. Opret indhold
   1. Brainstorm nogle post ideer
   2. Skriv indhold til indlæg (separate opgaver for stillinger 1-6)
   3. Rediger / prøv alle indlæg
2. Kreativ
   1. Visuel design (vælg en farvepalet osv.)
   2. Kontakt logo kunstnere
   3. Vælg designer
   4. Logo udkast
3. Installation og implementering
   1. Installer WordPress
   2. Installer / konfigurer tema og plugins
   3. Upload logo
   4. Opret indlæg
   5. Skift DNS-indstillinger

Jo mindre opgaver, desto bedre. F.eks. Kan "skriveindhold til indlæg" -elementer deles yderligere ud én pr. Indlæg. At gøre dem mindre giver dig ikke kun mulighed for at se fremskridt før. Det giver også fleksibilitet i at blande dem rundt for at opfylde en måldato. Du skal også have et koncept om, hvad der skal udfyldes, før noget andet kan begynde. 6 Projektledelsestips, du kan bruge til at organisere dit liv 6 Projektledelsestips, du kan bruge til at organisere dit liv Projektledelse er erhvervet med at få tingene gjort. Vores tips hjælper dig med at anvende projektlederens perspektiv, færdigheder og værktøjer til at organisere dit eget liv. Læs mere, kendt som forgængere eller afhængigheder .

For eksempel kan din designer ikke producere udkastet til dit logo, før du har valgt hende. Så udformningen af ​​dit projekt ser nu sådan ud:

1. Opret indhold
   1. Brainstorm nogle post ideer
   2. Skriv indhold til stillinger 1-3 (afhængig af 1a)
   3. Rediger / bekræft alle indlæg (afhængig af 1b)
2. Kreativ
   1. Visuel design
   2. Kontakt logo kunstnere (afhængig af 2a)
   3. Vælg designer (afhængig af 2b)
   4. Logoudkast (afhængig af 2c)
3. Installation og implementering
   1. Installer WordPress
   2. Installer / konfigurer tema og plugins (afhængig af 3a)
   3. Opret indlæg (afhængig af 1d og 2a)
   4. Upload logo (afhængig af 2e og 3b)
   5. Ændre DNS-indstillinger (afhængig af 1, 2, 3b, 3c og 3d)

Ressourcestyring

Nu hvor du ved hvad der skal gøres, skal du finde ud af, hvem der vil gøre det og hvornår. For at tildele en opgave til nogen, skal du først være sikker på, at de overhovedet kan gøre det (f.eks. Tildel ikke 3, 5 til din grafiske designer). Men du skal også vide, hvor meget de er tilgængelige i almindelighed såvel som hvornår. Dette kaldes ressourcehåndtering . Det begynder med at forstå, hvor mange timer om dagen nogen er til rådighed, og spore den tilgængelighed mod det arbejde, du tildeler.

For eksempel kan du have et dagjob. På din 9-til-5 er du tilgængelig nok otte timer om dagen. Men for dine personlige projekter kan du blokere for en time eller to Time Blocking - Den hemmelige våben til bedre fokuseringstid - Den hemmelige våben til bedre fokus Leder du efter en mere effektiv måde at organisere dine arbejdsdage på? Prøv tidspærring. Denne tidshåndtering taktik kan hjælpe med at holde dig på rette spor, mens du holder distraktioner, udskydning og uproduktive multitasking i bugt. Læs mere om natten. Det betyder, at du har en ugentlig kapacitet på: (2 * 5) = 10 timer om ugen (fortsæt, tag weekenderne af ... du fortjener det). Det betyder en given opgave, som en person, der arbejder på fuld tid, kunne færdiggøre på en dag, tager dig fire arbejdsdage. Beregning af ting efter kapaciteten vil fortælle dig, hvor længe dine projekter virkelig vil tage.

Planlægning og (optimeret) planlægning

Vi kalder denne "optimeret planlægning", fordi oprettelsen af ​​WBS faktisk også planlægger. Men hvad du måske finder er, at du laver den oprindelige plan for "bedste tilfælde". Der vil være en og eneste opgave på én gang (let at administrere), og de falder alle sammen pænt. Men det er sjældent, hvordan projekter fungerer i praksis. I denne fase tilpasser du strukturen og opgaverne i projektet afhængigt af:

• Hårde begrænsninger for bestemte opgaver (dvs. det kan ikke starte før en bestemt dato)
• Opgaver, der kan ske parallelt (en person gør A, en anden person gør B)
• Opgaver, som to personer kan arbejde på med det samme (to personer arbejder begge på A)

Hvad du sandsynligvis finder er, at nogle dele af projektet vokser i varighed, og du vil finde ud af måder at forkorte andre på. Nu hvor du har en ide om, hvad du skal sætte ind i din projektplan, lad os se på, hvordan du rent faktisk gør det.

Håndtering af personlige vandfaldsprojekter med ProjectLibre

Før trin for trin, et hurtigt ord til forsvar for projektstyringsværktøjer. Jeg har hørt noget som følgende mange gange, når jeg foreslår eller pålægger nogen at lære en af ​​disse apps:

• "Jeg har bare brug for en liste."
• "Gantt-diagrammer tager for lang tid."
• "MS Project? Jeg er ude!"

Der er en grund til, at Gantt-diagrammer (der har eksisteret i over et århundrede) stadig er i brug i dag - og hvorfor de er så populære i vandfaldsprojektledelse. De er den bedste enkelt visning for at visualisere din tidslinje, dens status og individuelle opgaveopgaver, især hvis du bruger vandfaldsprojektledelse.

Kalendere giver dig ikke et enkeltbillede af dit projekt. Lineære opgavelister er sjældent afhængige af afhængigheder, og intet andet værktøj hjælper med automatisk opdatering af start- og slutdatoer som Gantt-baserede applikationer.

Hvad mange mennesker bliver forkerte om disse apps, er, hvordan de bruger dem. Men vi vil vise dig, hvordan du gør ting på den nemme måde. Vi bruger ProjectLibre til vores vandfaldsmodeleksemplarprojekt, selvom trinene skal fungere næsten identisk i alt, der giver et interaktivt Gantt-diagram. Har du brug for en Gantt-skabelon til Excel eller PowerPoint? Her er 10 unikke valgmuligheder Har du brug for en Gantt-diagramskabelon til Excel eller PowerPoint? Her er 10 unikke muligheder Du behøver ikke Microsoft Project til at spore fremskridt. Disse Gantt-skabeloner til Excel og PowerPoint hjælper dig med at styre dit projekt lige så godt. Læs mere (desktop, mobil, web, endda Excel-filer).

Installering af ProjectLibre er lige så enkelt som at downloade den nyeste version (1.7 på tidspunktet for skrivning) og køre EXE-installationsprogrammet (Windows), trække DMG'en til din mappe Applications (Mac) eller installere RPM- eller DEB-pakken via din foretrukne metode ( Linux).

Når du er installeret, skal du slukke ProjectLibre og vælge Create Project- indstillingen. Det vil give dig en dialog for at indtaste nogle foreløbige oplysninger som navn og en startdato.

Trin 1: Opret din WBS

Det første skridt er at oprette din WBS. Start jotting alle de opgaver, du kender til, hvor som helst: e-mail-besked, almindelig tekstfil, Word Processor-dokument, OneNote. Uanset hvad du er komfortabel med, mens brainstorming er fint. Nu skal du åbne ProjectLibre til Gantt- visningen og indsætte teksten i cellerne til venstre, der ligner et regneark.

Mange menneskers første fejl er at bruge disse apps i et punkt og klik på mode. Gør ikke. Behandl venstre side af skærmen nøjagtigt som regneark og brug tastaturgenveje 35 Daglige Microsoft Excel-tastaturgenveje til Windows og Mac 35 Everyday Microsoft Excel-tastaturgenveje til Windows & Mac Tastaturgenveje kan spare dig for meget tid! Brug disse genvejstaster i Microsoft Excel til at fremskynde arbejdet med regneark på Windows og Mac. Læs mere: piletasterne for at flytte rundt, F2 for at redigere og Enter for at begå.

De eneste ekstra ting, du skal vide, er tastetryk for indrykning ( Ctrl +. (Periode) for ProjectLibre, selvom det er Tab i MS Project) og outdent ( Ctrl +, (komma) i ProjectLibre, Shift + Tab i Project) opgaver. Denne del fungerer ligesom en oversigt i Word. Det giver dig mulighed for hurtigt at oprette de forskellige faser og opgaver (som er nederste niveauer) i din plan.

Sæt derefter dine forgængere (dvs. A skal afslutte, før B kan starte). Her igen, brug piletasterne og Enter / Tab for hurtig indtastning. Til sidst skal du tilføje arbejde, eller hvor lang tid du tror, ​​at hvert element vil tage.

Du vil bemærke, at to ting sker, når du begynder at justere WBS. For det første omdannes linjer, der bliver "overordnede" elementer til faser, hvilket betyder at de er færdige, når alle deres børneopgaver er færdige. For det andet, som du tilføjer forgængere, vil du bemærke, at start- og slutdatoer automatisk justeres. Mens det stadig kan virke som en stor virksomhed, skal du se følgende for et eksempel på, hvor hurtigt og nemt det kan være. (Tiden til at oprette denne plan var lidt over tre minutter. Den eneste del ikke vist nedenfor var at skrive i de tidligere opgaver.)

Trin 2: Registrer ressourcer og tildele opgaver

Selvom du indtastede Arbejde for hver opgave, vil du bemærke, at deres Varighed alle viser noget som ".25 dage?" Inklusive spørgsmålet.

Det skyldes, at appen antager, at hver vil blive udført inden for en otte timers dag. Men dette kan påvirkes af andre faktorer, herunder ressourcekapacitet. Din kapacitet.

For dette projekt antager jeg, at jeg vil være tilgængelig i et par timer om dagen. Baseret på en otte timers dag svarer dette til 25 procent kapacitet (hvis jeg var ledig på fuld tid, ville dette være 100 procent). Når jeg indtaster mit navn som ressource for hver opgave, tilføjer jeg "[25%]" efter det, hvilket er ProjectLibre's notation for capacity. Se i den korte screencast nedenfor, hvad der sker med kolonnen "Varighed", da jeg tildeler disse opgaver til mig selv. I betragtning af min kapacitet har ProjectLibre øget varigheden af ​​hver opgave fire gange.

Nu kan jeg se, at mens projektet kun er lidt over 80 timer langt, vil det faktisk tage omkring fem uger at fuldføre.

Dette er en af ​​fordelene ved vandfaldsmetoden: det viser dig mere realistiske tidslinjer.

Men vær ikke bange! Der er et par tilpasninger, vi kan foretage for at ringe den dato tilbage.

Trin 3: Juster tidslinjen for en realistisk visning

Når alle dine ressourcer er indtastet, har du en chance for at træde tilbage og undersøge din plan. Du kan f.eks. Se, at de visuelle design- og logoudkast- opgaver ikke er tildelt mig. Dette skyldes, at jeg er en forfærdelig kunstner, og hvis jeg forsøgte at gøre det selv, ville det ikke gå godt. Men det betyder også, at mens nogle talentfulde kunstnere vil arbejde på disse opgaver, kan jeg arbejde på noget andet i mellemtiden.

Vi ville indstille den oprindelige version af vores plan på en strengt lineær måde: Hver opgave blev startet, da den ene før den sluttede, og ligeledes med faser. Men lad os justere forgængerne sådan, at faser ikke er afhængige, og fjern dem for de opgaver, jeg ikke vil gøre. Bemærk, hvordan det flytter dele af tidslinjen rundt.

Nu har vi scaledet projektet ned i løbet af en uge. I betragtning af at jeg laver hovedparten af ​​arbejdet, er det ikke så lurvet. Vi kunne nok nok gøre det endnu bedre ved at flytte Creative-sektionen først og arbejde på indhold, mens logoet er i produktion.

Brug vandfaldsmetoden til at planlægge realistisk

Med dine egne projekter er det alt for nemt at bare trække en kalender Sådan synkroniseres din Google Kalender med din opgaveliste Sådan synkroniseres din Google Kalender med din opgaveliste Ved at organisere dit liv er to værktøjer uundværlige: din kalender og din opgaveliste. Men de fleste opgavehåndteringsløsninger holder disse to ting adskilt. Vi viser dig hvordan du kan kombinere dem. Læs mere, vælg et par datoer, og gå på din glædelige måde.

Brug af lette værktøjer som OneNote (hvordan man bruger OneNote til projektstyring Sådan bruger du Microsoft OneNote til projektstyring Sådan bruger du Microsoft OneNote til projektstyring OneNote er det ideelle samarbejdsværktøj til styring af simple projekter i små teams. Og det er helt gratis. OneNote kan hjælpe dine projekter med at tage ud! Læs mere) eller Trello (hvordan man bruger Trello til projektstyring En guide til Trello for Life og Project Management En guide til Trello for Life og Project Management Trello kan hjælpe dig med at blive organiseret. Det er et gratis værktøj at styre enhver form for projekt. Læs denne vejledning for at forstå sin grundlæggende struktur, navigationen og hvordan Trello kan være nyttigt for dig. Læs mere) får dig lidt tættere på mærket, da de i det mindste står for hvem der laver hvad .

Men at gå gennem denne øvelse i noget som ProjectLibre tvinger dig til at tænke over, hvor meget tid du faktisk skal bruge til det, hvilke flaskehalse der findes, og steder hvor du måske vil have hjælp. Det hjælper også med at bryde dine projekter ned i håndterbare stykker for at sikre, at du gør fremskridt. Mens du måske tror, ​​at et værktøj som ProjectLibre var overkill, har vi forhåbentlig vist, hvor nemt det kan være.

Vinger du typisk bare det, når det kommer til dine kæledyrsprojekter? Eller bruger du et system som vandfaldsprojektledelse? Lad os vide, hvordan du "self-project-manage" nedenfor i kommentarerne!