Hvis jeg gav dig en samling på 100 kaffekopper og bad dig om at organisere dem, hvordan ville du gøre det? Ville det være efter farve? Ved billedet på kruset? Af dens størrelse? Forskellige mennesker organiserer på forskellige måder, så noget som at vælge en skræddersyet app afhænger virkelig af den slags person, du er.
Jeg har en tilståelse at gøre. Jeg er en obsessiv opgaveliste tester. I de sidste fem år tror jeg, at jeg har testet ca. 20 produktivitetsstyringsværktøjer, og jeg har endnu ikke holdt fast i en enkelt. Ofte vil jeg opdage en, som jeg absolut elsker, og jeg vil endda gøre en detaljeret skrivning om det, mens jeg er meget begejstret for det. Så slipper jeg det og går videre til noget andet et par måneder senere. Et par eksempler var en Coolendar review Coolendar - En cool kalender og opgaveliste i et køleskab - En cool kalender og opgaveliste i en Jeg holder mig som regel til at bruge Google Kalender til mine planlægningsbehov og Workflowy som min online til at -do liste. Det kræver meget at imponere mig om ethvert kalender / planlægningssystem. Så jeg var lidt ... Læs mere, en forbedret Google Kalender, en WeDoist review Samarbejde om projekter med små teams ved hjælp af Wedoist Project Tracking Samarbejde om projekter med små teams ved hjælp af Wedoist Project Tracking WeDoist gør det muligt for små hold at styre op til tre projekter for gratis. Det hjælper dig med at samarbejde med din gruppe om at komme op på opgaver, der er knyttet til et projekt, og tildele disse opgaver til medlemmer af ... Læs mere, hvilket er en slags en gruppeversion af ToDoist to-do listelisten ToDoist: Simple ToDo List og Task Manager ToDoist: Simple ToDo List og Task Manager Læs mere. Så selvfølgelig er der GQueues review Tag Google Task Management og planlægning til et helt nyt niveau med GQueues Tag Google Task Management og planlægning til et helt nyt niveau med GQueues Google Opgaver virker ikke, hvis du vil bevæge dig ud over dagens tidsstyring ind i morgendags visionære planlægning. Det er her, hvor GQueues træder op til pladen. Læs mere - en af mine seneste favoritter.
Jeg har prøvet ToDoist, jeg har prøvet Wunderlist-to-do manager Wunderlist: Easy-to-Use, alsidigt og cross-platform-to-do listemanager Wunderlist: brugervenlig, alsidigt og cross-platform-to-do liste Manager Læs mere, og utallige andre to-do listeledere. Jeg kogte endelig det hele til en endelig beslutning, som jeg vil vise dig om et øjeblik. Dette betyder ikke, at jeg kun bruger en. I mine forskellige produktivitetsrejser har jeg vendt tilbage igen for at dele den visdom, jeg har opnået i mange år med at trampe produktivitetsveje. Bundlinjen er dette - der er fem bud, du skal følge for at vælge den rigtige opgave app (er) og holde dit liv produktivt og meningsfuldt.
Commandment # 1: Hold det enkelt
Så hvilket er det bedste? Hvilken skræddersyet app vil hjælpe dig med at omdanne dit kaotiske liv til et hav af organisation og ro? Hvilken produktivitetsleder skal forenkle livets vanvid i et struktureret og bestilt sæt lister?
Her er hemmeligheden: Du har brug for flere værktøjer til flere formål. Når du først kan få dit hoved omkring det, kan du se på disse to-do-apps fra et andet perspektiv.
Det er ikke et spørgsmål om at forenkle hver eneste ting, du arbejder på i dit liv i en enkelt app. Jeg er her for at fortælle dig, at lige så godt som det ville være, det kommer bare ikke til at ske.
Så lad mig dele min endelige beslutning på en opgaveliste / kalender med dig. Introduktion, den bedste opgaveliste på planeten.
Jep. Efter at have spillet med et par dusin to-do apps og produktivitetsprogrammer, er jeg kommet i fuld cirkel til det gode ol papirbaserede system. Men her er fangsten - det papirbaserede system er kun til mine meget enkle daglige opgaver. Det er dybest set noget, jeg bærer med mig, så jeg kan åbne den til enhver tid og bare snuble i nye ting eller krydse gamle, men virkeligheden er, at det ikke er hjertet i mit overordnede system. Det er bare et værktøj. Systemets hjerte er meget elektronisk, og indeholder flere værktøjer, som alle arbejder sammen.
Commandment # 2: Start med livsmål
Det første skridt i enhver produktivitetsplan skal være et fokus på din tid på de ting, der virkelig betyder noget, i stedet for at spinde dine hjul, gør små opgaver, der i sidste ende ikke tjener dine større mål i livet. Til dette formål er der en fantastisk målplanlægning webapp Stop Treading Water og gøre fremskridt i livet med den store billedstop Treading vand og gøre fremskridt i livet med det store billede Jeg er sikker på, at mange af jer har tænkt på, om du er gør de rigtige ting hver dag, uanset om du kommer overalt, og om du er på vej i den rigtige retning. At-gøre lister og organisatoriske apps hjælper ... Læs mere, der sidder fast med mig lige siden jeg gennemgik det i 2013, og det er The Big Picture.
Det virker vidunderligt for mig, men det kan ikke være den perfekte målplanlægningsapp til dig. Mit eneste råd er, uanset hvilken app du vælger, er det bedst at vælge en, der adskiller sig fra dine andre opgaver til planlægning og opgaveliste. Årsagen til dette er, at det holder alle dine større livsmål adskilt fra det vantro i dit daglige liv.
For mig er The Big Picture det sted, jeg går, når jeg vil gennemgå disse virkelig højt niveau mål. Det kan være en tur. Det kan være at bygge en forretning. Hver cirkel er et mål, som du størrelse efter den prioritet, du giver det, så du kan se visuelt det vigtigste. Så inden for disse store mål kan du bryde dem ned i mindre mål. De er ikke opgaver, der ville gå på en opgaveliste. De er mål på højt niveau, at når de alle er færdige, vil det betyde succes med det større livsmål.
Så, du ser, at du arbejder fra toppen ned, og i toppen har du brug for en ren arbejdsplads at drømme. At komme op med kraftfulde mål, der er visionære og sande for dit liv. Ved hjælp af en separat app for det giver dig ren, kaos fri plads til at gøre det.
Commandment # 3: Brug et separat værktøj til planlægning
Som jeg har nævnt, har jeg prøvet alle former for to-do-apps, og ud af alle dem, som jeg endelig afgjorde for denne centrale fase af livs- / produktivitetsplanlægning, er ToDoist. Hvad jeg elsker om ToDoist er, at det er organiseret langs venstre side med dine "Projekter". Vælg et projekt fra hvert af dine livsmål, som du har defineret i din målplanlægningsapp, og opret et projekt i ToDoist. Dernæst bryder du simpelthen dette projekt ned i mindre mål med en klar tidslinje, når du planlægger at gennemføre hver.
Dette hjælper dig med at begynde at tænke på den virkelige verden "ting", som du skal gøre for at nå disse trin i retning af dine livsmål. Gør deadlines realistiske her. Og overlapper ikke deadlines. Hvis du har meget arbejde at gøre på en opgave i et projekt, tror du ikke, at du kan få en stor opgave udført i et andet projekt i samme tid. Alternativ deadlines.
Når du har alle dine delmål opdelt i mere virkelige handlinger (som måske endda er delprojekter alle alene), er du klar til at notere alle de nitty-gritty opgaver, der kræves for at få de sub -projekter udført.
For eksempel. Et af mine mål er at eje et mediefirma. For at gøre det, vil jeg skrive en samling e-bøger, så en af mine underopgaver indebærer at skrive en eBook. Nå, at skrive en eBook har sin egen opgave sammenbrud, men det er ikke stedet for det. Du vil bare rod i dette arbejdsområde.
Bud 4: Automatiser og planlæg
Det endelige trin i din opgave-arbejdsgang organiserer dine lister over små opgaver, der vil udføre de større projekter i ToDoist. For at gøre denne sammenbrud begyndte jeg at bruge Google Kalender for et par år siden, men for nylig tog mig til at bruge den gode gamle papirplanlægger. Men for mange mennesker gør kalenderen og opgavelisten virkelig jobbet såvel som noget.
Skønheden i noget som Google Kalender er, at før du begynder at tilføje i de små opgaver, du vil arbejde på for at nå dine mål, skal du først indsætte i de "automatiserede" ting, som du ved, at du skal udføre hver uge. For eksempel kender jeg mine opgaver som en administrerende redaktør på MUO, der involverer møde med fellow Managing Editor Justin for en ugentlig mandag chat. Jeg skal også få arbejdet med at forvalte forlagsplanen. Så er der MUO artikler til at skrive, og andre ting, der er forudsigelige, og jeg kan indsætte i tidsplanen på et tilbagevendende grundlag.
Når du har disse ting udfyldt, kan du se de dage og timer, du har forladt for at udføre alle de "ekstra" ting, der ikke er en del af dit normale skema. Forhåbentlig har du tid til at arbejde hen imod dine livsmål, ellers har du et problem, og du skal muligvis overveje, om disse ugentlige opgaver stemmer overens med din vision for succes i dit liv.
Bud 5: Hold dine øjne på dine drømme
Testning af farvandet med så mange værktøjer og apps gennem årene har jeg lært, at det ikke virkelig betyder noget, hvilke værktøjer du bruger. Du skal vælge hvad der gør dig tilpas og arbejder med, hvordan du tænker. Men det er kritisk, at du starter øverst, skaber de store vigtige livsdrømme og -mål, og siver derefter ned gennem hvert værktøjssæt, indtil du er nede på din daglige kalender med de små daglige opgaver, der udgør kaoset af denne ting vi kalder livet.
Hvis du planlægger denne vej, kan du i det mindste være sikker på at du arbejder på de ting, der virkelig betyder noget i sidste ende og ved at følge den vej du har planlagt ud af, uanset hvilken dag du har planlagt. udfør de store livsdrømme, du har forestillet dig selv.
Hvad er dine foretrukne produktivitetsværktøjer? Hvilket er det du har afgjort på til din opgaveliste og din daglige kalender? Del nogle af de produktivitetslæringer du har lært med kollegaer i kommentarfeltet nedenfor.