Sådan konverteres afgrænsede tekstfiler til Excel-regneark

Reklame

Du vil ikke være fyren på kontoret, som skal skrive alt til Microsoft Excel gang på gang.

Så der kommer et tidspunkt, hvor du skal håndtere alle mulige oplysninger, der er gemt i andre slags filer, og bringe det i Microsoft Excel. Du kan ikke løbe væk fra en evigt nuværende tekstfil. Jeg vedder på, at du finder nogle af dem hver dag.

Her er et par daglige eksempler:

• En Excel-analyse af salgs- eller produktinformation, der er gemt i en tekstfil.
• Udveksling af data mellem to forskellige programmer (måske fra en database til et regneark).
• Navne, adresser og e-mail-id gemt i et e-mail-program (Eksempelvis eksport fra Microsoft Outlook til Excel Sådan eksporteres Outlook-kontakter til hvor som helst Sådan eksporteres Outlook-kontakter til hvor som helst Du skal eksportere dine Outlook-kontakter og er ikke sikre på, hvor du skal begynde? Vi viser dig, hvordan du eksporterer fra Outlook og importerer i din destination. Læs mere).

Microsoft Excel giver dig alle værktøjer til at oprette forbindelse til eksterne datakilder. Lad os tale om afgrænsede tekstfiler.

Dette er en afgrænset tekstfil

I dette skærmbillede af en simpel tekstfil adskilles navne og adresser med kommaer. Dette er en enkel komma-afgrænset tekstfil . Det er nemt at oprette i ethvert tekstredigeringsprogram.

Men i sig selv ville en hel række sådanne data ikke være så nyttig i en tekstfil, hvis du skulle udarbejde en liste eller en rapport. Ved at bringe det ind i et Excel-regneark vil du hjælpe dig med at lave et mere professionelt dokument og gøre mere avancerede operationer på informationen. Du kan f.eks. Let søge efter dubletter og fjerne dem. Derefter kan du bruge regnearket til at oprette etiketter og mail sammenfletning. Sådan udskrives etiketter med Mail Merge i Microsoft Word og Excel. Sådan udskrives etiketter med Mail Merge i Microsoft Word og Excel. Bruger du stadig kopi og indsæt for at oprette etiketter, navne badges eller anden personlig masse kommunikation? Mail Merge, et simpelt Microsoft Office-automatiseringsværktøj, giver dig mulighed for at udskrive dine etiketter i sekunder. Læs mere .

Grundidéen her er at importere oplysningerne fra en tekstfil og opdele dine forskellige informationstyper i separate kolonner og navngive hver kolonne med en passende overskrift.

Lad os se nærmere på afgrænset tekstfil mere detaljeret ...

De 3 forskellige typer af afgrænsede tekstfiler

Afgrænsede tekstfiler er designet til eksport af data fra et program til et andet. Der er tre almindelige typer afgrænsede filer pr. Måde, som du adskiller (afgrænser) hver værdi i den almindelige tekstfil. Ethvert tegn kan bruges til at adskille de enkelte poster i en fil.

For eksempel: røret eller et simpelt rum. Du vil finde disse tre at være de mest almindelige typer afgrænsede separatorer mellem hver tekstindtastning.

1. Kommaseparerede værdier.
2. Fanen adskilte værdier.
3. Colon-adskilte værdier.

Ligesom det hedder, beholder tekstbegrænseren hver værdi adskilt fra det næste . Enhver værdi, der følger afgrænsningen og går forud for den næste forekomst af afgrænsningen, importeres som en værdi. Husk at værdien mellem den tildelte afgrænser kan have et andet afgrænsetegn, men det har brug for et citatmærke (") eller et apostrof (').

Forvirrende? Ikke så meget. Lad os se hvordan med et eksempel:

I en tekstfil med by- og statsnavne kan der være nogle værdier som "Albany, NY". Microsoft Excel kan læse kommaet (, ) mellem de to ord som en afgrænser. For at behandle by- og landnavne som en værdi og importere dem til en celle, skal vi bruge dobbelt citater eller apostrof som tekstkvalifikator. Hvis ingen karakter er angivet som tekstkvalifikator, importeres "Albany, NY" til to tilstødende celler som Albany og NY.

Kort sagt, for at beholde enhver værdi i en kolonne nøjagtigt som den er, kan du vedhæfte værdien i anførselstegn eller et apostrof. Som vi vil se nedenfor, giver Microsoft Excel dig fuldstændig kontrol over importprocessen og et eksempelvindue for at se formatet af dataene, inden det fylder cellerne.

Konverter fra en afgrænset tekstfil til et regneark

Der er mange online-konvertere Sådan konverteres ethvert filformat online med gratis værktøjer Sådan konverteres ethvert filformat online med gratis værktøjer Hvis du har brug for at konvertere en fil, her er den ultimative liste over websteder, du skal henvende dig til. Læs mere, der kan tage en rå CSV-tekstfil og spytte et XLS-regneark. Zamzar og Convertio flyder til toppen på søgesiden.

Men du behøver ikke at jage efter en online-konverter, fordi Microsoft Excel har en indbygget funktion, der gør jobbet meget bedre. Lad os tage en sample CSV-fil og gå gennem trinene for at konvertere afgrænsede tekstfiler til regneark. Skærmbilledet nedenfor viser en skumring af kommaseparerede værdier i en Notesblok-fil.

Microsoft Excel kan hjælpe med at gøre denne forvirrede jumble til pæne rækker og kolonner. Du kan derefter gå på arbejde med det og gøre det til en smukt formateret rapport Automatisk formatering af data i Excel-regneark med betinget formatering Formater automatisk data i Excel-regneark med betinget formatering Excel's betingede formatering funktion gør det muligt at formatere individuelle celler i et Excel-regneark baseret på deres værdi. Vi viser dig, hvordan du bruger dette til forskellige daglige opgaver. Læs mere eller forbered det til udskrivning.

Der er to måder at bringe data til et Excel 2016-regneark fra en CSV-fil. Start med den lette først.

1. Den automatiske import

Klik på fanen Filer, og klik derefter på Åbn .

Vælg den CSV-fil, du vil åbne. Microsoft Excel åbner tekstfilen automatisk og viser dataene i en ny arbejdsbog.

Dette er den mest direkte (og hurtigste) rute for at åbne en CSV-fil. Microsoft Excel bruger standardindstillingerne for dataformat til at læse og importere hver kolonne med data. Men den automatiske import giver dig ikke den fleksibilitet, du ønsker. Så lad os se den anden vej, der bruger en guide.

2. Guiden Tekstimport

Tekstimportguiden giver dig mulighed for at styre strukturen af ​​de data, du vil importere. Den starter automatisk, når du importerer tekstfiler (dvs. en fil med en TXT-udvidelse). Åbn Microsoft Excel og bliv til en tekstfil. Tre-trins processen hjælper dig med at styre formatet af de data, du vil importere.

Trin 1

Sådan ser tekstimportguiden ud i det første trin.

Men som du så tidligere, starter tekstimportguiden ikke automatisk for CSV-filerne (dvs. en fil med en .CSV-udvidelse). Åbn guiden Tekstimport manuelt og kontroller formatet af rækker og kolonner. For at starte tekstimportguiden ...

Gå til fanen Data på båndet. Vælg Fra tekst, i gruppen Hent ekstern data . Vælg den CSV-tekstfil, du vil importere, i dialogboksen Import tekstfil . Guiden Tekstimport vises med de muligheder, du nu kan konfigurere.

Guiden fører dig gennem tre skærmbilleder og hjælper med at finjustere de data, du forsøger at bringe ind i regnearket.

Vælg Afgrenset - Når elementer i tekstfilen adskilles af faner, kolonner, semikolon, mellemrum eller andre tegn.

Vælg Fast bredde - Når alle emnerne er ens længde og pænt struktureret i rumskiltede kolonner.

Nogle gange kan de rå data have en headerrække. For eksempel: [ "first_name", "last_name", "company_name", "address", "city", "county" ).

Brug Start import i række for at vælge rækken, hvorfra importen begynder.

Filens oprindelse kan efterlades som standard i de fleste tilfælde.

Forhåndsvisning viser værdierne, som de vil blive vist, når de er afgrænset i kolonner på regnearket.

Klik på Næste .

Trin 2

Vælg Delimiters for din fil (komma, i vores tilfælde). For et andet tegn skal du tjekke Andet og indtaste tegnet i det lille felt. Vinduet Data preview giver dig et glimt af kolonne data.

Marker afkrydsningsfeltet Behandler fortløbende afkrydsningsfelter som en, hvis dine data indeholder en afgrænsning på mere end et tegn mellem datafelter, eller hvis dine data indeholder flere brugerdefinerede afgrænsere. Dette hjælper f.eks. Dig med at håndtere filer, der kan have ekstra plads før eller efter en anden afgrænsning. Du kan hjælpe med at identificere plads som en anden afgrænsning og markere denne boks.

Brug rullemenuen Tekstkvalificering til at vælge det tegn, der omslutter værdier i din tekstfil. Vi talte tidligere om, hvordan en tekstkvalificator kan hjælpe dig med at importere nogle værdier i en celle i stedet for at adskille dem.

Brug vinduet Data preview til at kontrollere udseendet. Klik på Næste .

Guiden skærmen ændres, når du importerer data med fast bredde. Vinduet Dataforhåndsvisning kan hjælpe dig med at indstille kolonnebredder. Brug øverste bjælke på vinduet til at indstille en søjlepause repræsenteret af en lodret linie. Træk en søjlepause for at øge eller mindske bredden. Dobbeltklik på en søjlepause for at fjerne den.

I en fast breddefil bruges ingen afgrænsere til at adskille værdierne i filen. Data er organiseret i rækker og kolonner, med en post pr. Række. Hver kolonne har en fast bredde, der er angivet i tegn, som bestemmer den maksimale mængde data, den kan holde.

Trin 3

Forhåndsvisningsvinduerne bliver vigtigere på denne skærm, fordi du kan finjustere formatet af data, der går ind i hvert felt med kolonnedatformatet . Som standard importerer Microsoft Excel data i det generelle format. Vælg kolonnen i preview-vinduet og indstil det korrekte format.

Du kan f.eks. Vælge ...

• Tekst til tekstfelterne.
• Dato og datoformat for enhver kolonne, der indeholder datoer.
• Generelt for at konvertere valutaer til Excel-valutaformatet.

Brug knappen Avanceret til at angive typen af ​​decimaler og tusind separatorer til numeriske data. For eksempel, hvis du vil vise 100.000 som 1.00.000. Excel viser tallene i henhold til det format, der er angivet i computerens regionale indstillinger.

Klik på Afslut . En endelig importdialogdialogboks vises.

Du skal ikke bekymre dig om det for meget nu. Det giver dig et par muligheder for at indsætte dataene i regnearket eller oprette forbindelse til en ekstern database. Indsættelse af de tekstafgrænsede værdier som en tabel i det nuværende regneark er standardindstillingen.

Bare tre nemme trin i Excel Wizardry

Nogle praktiseret beherskelse af Microsoft Excel Har du brug for at lære Excel? 10 eksperter vil lære dig gratis! Har du brug for at lære Excel? 10 eksperter vil lære dig gratis! At lære at bruge Excel's mere avancerede funktioner kan være svært. For at gøre det lidt lettere, har vi sporet de bedste Excel-guruer, der kan hjælpe dig med at beherske Microsoft Excel. Læs mere kan hjælpe dig med at håndtere store klumper af data. Du kan importere eller eksportere op til 1.048.576 rækker og 16.384 kolonner. Lad ikke store data skræmme dig. Hvis frygten for regneark stadig kommer til dig, skal du se på disse tips til at lære Excel 8 Tips til, hvordan du hurtigt kan lære Excel 8 Tips til, hvordan du lærer Excel hurtigt, ikke så godt som Excel, som du gerne vil? Start med enkle tips til at tilføje formler og administrere data. Følg denne vejledning, og du bliver hurtigere på kort tid. Læs hurtigere.

Så, hvor har du problemer med, når du eksporterer afgrænsede tekstfiler? Lad os fejlsøge det for hinanden i kommentarerne.

Oprindeligt skrevet af Saikat Basu den 8. november 2009.