Alle ved, at i disse dage er det ret svært at overleve eller forvalte dine anliggender uden e-mail. Faktisk har de fleste to eller tre e-mails til at administrere, så uden et godt greb om e-mail-administration, kan den travle indbakke komme uden for kontrol ganske hurtigt.
Jeg ved, du spørger dig selv, har vi virkelig brug for en anden artikel om e-mail-forvaltning? Jeg mener, at vi alene i 2012 har haft mange af dem, som Tinas artikel om håndtering af e-mail-intense projekter i Gmail. Administrer og samarbejd på intense intense projekter inden for Gmail With Streak [Chrome] Administrer og samarbejder på Intense Intense Projects Inside Gmail med Streak [Chrome] Streak er en kraftfuld tilføjelsesprogram til Gmail-projektstyring til Chrome. Den leveres med skabeloner til mange forskellige typer projekter, f.eks. Kundesupport eller arrangementplanlægning. I Streak kaldes projekter rørledninger. Du kan ... Læs mere, og hendes email om import og administration af flere konti. Sådan importeres og administreres flere e-mail-konti i Gmail Sådan importeres og administreres flere e-mail-konti i Gmail Det er ikke ualmindeligt at have flere e-mail-konti, men kontroller flere konti på forskellige steder er kedelig. Derfor vender mange tilbage til en desktop e-mail-klient som Thunderbird eller Outlook til at styre alle deres ... Læs mere. Yaara dækkede Gmails nye komponentfunktion for mange klik? Følg disse tips for at spare tid med Gmails nye komponere for mange klik? Følg disse tips for at spare tid med Gmails nye komponere I en nylig afstemning holdt vi her på MakeUseOf, fandt vi, at over 75% af jer allerede bruger Gmails nye komponere. Ved at læse denne menings kommentar har jeg også samlet det, mens mange af jer er ... Læs mere, Aaron diskuterede hvordan man får din e-mail til at skille sig ud Hvordan man laver din e-mail-meddelelse stå i en rod i indbakken Sådan laver du din e-mail Meddelelse står ud i en rodret indbakke Har du nogensinde sendt en e-mail, som du følte, var vigtig for at blive besvaret mange dage senere, eller værre glemt? Tildelt, til tider er det uden for din kontrol, men der er ting du kan gøre ... Læs mere i andres røde email-boks, og for nylig Yaara-dækket dåse-svar E-mail hurtigere og bedre med dåse-svar E-mail hurtigere og bedre med dåserede svar Don Har du ikke tid til at lave mad? Intet problem, tag en dåse. Har du brug for en campingplads, der ikke går dårligt? Nemt, få lidt dåse mad. Træt af at skrive de samme email svar? Prøv dåse e-mails! Tænk ... Læs mere. Er vi ikke færdige endnu?
Nå er sandheden, at et af de mest almindelige problemer, som folk har, er det på trods af deres bedste indsats, på trods af alle de fedeste plugins og kreative mapper, de skaber for at holde e-mails, bliver indbakken uundgåeligt rodet igen.
Årsagen til dette er, at uanset hvor meget du forsøger at organisere din indbakke, hvis du holder systemet manuelt - hvis du er afhængig af dig selv for at huske at tage dig tid til at gå ind og administrere din indbakke lejlighedsvis, så vil det aldrig ske.
I stedet er det bedst at automatisere organisationen af din indbakke fuldstændigt ved hjælp af de bedste værktøjer inden for og uden for Gmail. I denne artikel vil jeg vise dig fem ting, du kan gøre lige nu, for at automatisere din Gmail-indbakke, så du aldrig behøver at bekymre dig om at prøve at grave igennem rodet for at finde de vigtige e-mails.
5 tip til at administrere Gmail-indbakken
Du behøver ikke at miste kontrollen som denne. Al den indsats for at organisere din indbakke i flotte og ryddelige mapper behøver ikke at blive spildt i en måned, når alle disse ting ændrer sig, og dit nye mappesystem bare ikke giver mening.
Det store ved Gmail er, at der er nogle fantastiske automationsværktøjer til rådighed, som du kan bruge til at lade Gmail selv gøre alt det hårde arbejde for dig.
Brug filtre og etiketter til at automatisere organisationen
Dette er noget, en række forfattere her på MUO har prædikeret ofte. Faktisk Craig dækkede Gmail filtre 5 Gmail-filtre til hjælp Prioritere og organisere din indbakke 5 Gmail-filtre til hjælp Prioritere og organisere din indbakke Hvilke filtre skal hver person have i deres arsenal, så deres indbakke er så ordentlig som min? Jeg er her for at hjælpe dig med at komme i gang med at oprette dine første fem filtre eller ... Læs mere ret godt tilbage i 2011, men ud over filtrering og sortering kun én gang er det afgørende at anvende filtre hver gang du modtager en ny email i din indbakke, der ikke automatisk blev forsynet med en af dine eksisterende etiketter.
Lad os sikkerhedskopiere en lille smule. Lad os sige, at din email box ser lidt ud som min. Et forvirret rod på junk email, et par gamle etiketter, som jeg lavede for år siden, og en spredt masse vigtige emails igennem. Bemærk, at min indbakke er vokset til over 10.000 e-mails? Skør, er det ikke?
Så lad os begynde at gøre arbejdet for at fortælle Gmail, hvad de skal gøre med de e-mails, der kommer ind i indbakken hver dag. Ved at følge disse trin, som jeg kommer til at dække, vil du bemærke, at din indbakke tæller med e-mails begynder at droppe et par hundrede e-mails ad gangen.
Først når du ser en email i din indbakke, der ikke har en etiket, skal du finde ud af, hvad du vil gøre med det. Er de e-mails fra en klient, som du skal svare på i tide? Er det en Google-advarsel med interessante historier, som du vil læse, når du har tid senere? For hver besked skal du oprette et etiketnavn, der gælder.
Når du har oprettet din nye label, skal du åbne den email og bruge rullemenuen til højre for at vælge " Filter meddelelser som denne ". Dette skaber automatisk den nødvendige regel, der identificerer den indkommende e-mail næste gang en ny ankommer - normalt ved brug af afsenderens email.
Du kan indstille eventuelle yderligere regler, der giver mening i dit tilfælde. Ud over afsenderens e-mail kan du sørge for, at kun visse e-mails fra den pågældende afsender - f.eks. Dem, der har bestemte emnelinjer eller med e-mails, der indeholder bestemte ord, hentes med den pågældende etiket.
For hvert filter skal du fortælle din Gmail-konto, hvordan du automatisk organiserer eller styrer den indgående e-mail. I dette tilfælde ved jeg, at denne e-mail-adresse er fra en bestemt kunde, og at disse e-mails er meget vigtige, så jeg skal have Gmail automatisk anvende en etiket, hvor jeg kan gå til at svare på disse e-mails hver dag - uanset hvor meget rod er faktisk i min indbakke
Det skyldes, at du bare kan klikke på etiketten på venstre side af din Gmail-konto, og du vil kun se disse e-mails. Ikke flere vigtige e-mails tabt i bunken af junk mail og lav prioriterede advarsler.
Endnu bedre end det, at du bare anvender en etiket, skal du fortælle Gmail altid markere dem som vigtige (så det gule flag vises ved siden af dem) og husk at afkrydsningsfeltet " Anvend også filter ", så de hundredvis af e-mails, der udfylder din indbakke, bliver organiseret straks med et klik.
Hvis du har fået junk mail i lang tid og glemte at afmelde dem, så er det muligt, at du har hundredvis eller endda tusindvis af e-mails, der fylder din indbakke, der er helt ubrugelige. Når du kommer på tværs af dem, skal du anvende et filter, og i stedet for at oprette et nyt filter skal du bare trykke på søgeknappen.
Dette vil liste alle e-mails i din indbakke fra den pågældende afsender. Nu kan du vælge dem alle og slette dem alle i bulk. Se din udbulende Indbakke hurtigt krympe hurtigere og hurtigere mod nul.
Hold informative emails ud af din indbakke
En ting, der er meget almindelig i min indbakke, er konstante indgående alarmer eller statusopdateringer fra en masse systemer, som jeg har tilmeldt mig, som Google Alerts for bestemte søgeord eller ugentlige data rapporter fra Google Analytics eller Google Adsense. Du behøver virkelig ikke at åbne dem og læse dem hele tiden, men du ønsker at gemme disse oplysninger væk.
For at forhindre dem i at rive din indbakke op, lav et filter og vælg " Spring over indbakken" og sørg for at anvende en etiket, så du hurtigt kan finde disse e-mails, når du har tid til at afsætte dem.
Nu skal du allerede have din indbakke til et vidunderligt håndterbart antal e-mails - måske endda nul!
Vi er dog ikke færdige med at automatisere den indbakke. Virkeligheden er, at der stadig er flere ting, du kan gøre for at sortere og filme vigtige oplysninger automatisk uden at skulle gøre det selv selv.
Filvedhæftninger automatisk
Aaron første omfattet Attachments.me Frigør dine Gmail Indbakke Vedhæftede filer med Attachments.me Frigør dine Gmail Indbakke Vedhæftede filer med Attachments.me Har du nogensinde modtaget en e-mail fra din chef, familiemedlem, ven eller en anden forbindelse med en vedhæftet fil i det og derefter gemt den email fordi du ønskede at få adgang til vedhæftet fil senere? Du sandsynligvis ... Læs mere tilbage sidste år, og efter min mening er det absolut den smarteste metode til at holde din Gmail-boksestørrelse godt under kontrol.
Hvis du modtager regelmæssige rapporter eller data fra personer, der arbejder for dig, er oddsene gode, at de altid bruger det samme emne, når de sender dig disse rapporter (sandsynligvis fordi de også har automatiseret deres system). Du kan forbinde tjenesten Attachments.me til din Gmail-konto, så den automatisk kan downloade disse vedhæftede filer til din foretrukne cloud storage-konto - som Dropbox, Box, Google Drive eller SkyDrive.
Når du har tilmeldt dig tjenesten, vises den på højre side af din Gmail-konto, når du åbner en e-mail med en vedhæftet fil. Du kan bare klikke på " Send til din Cloud " for at sende den vedhæftede fil til din foretrukne online opbevaringsboks uden at bruge tid til at downloade den til din pc.
Dette sparer tid, men hvis du vil spare endnu mere tid, automatiserer processen! Du får se et papirclipsikon øverst på din Gmail-skærm. Klik på det og vælg " Automatiske arkiveringsregler ".
Nu kan du oprette noget, der ligner det Gmail-filter, du har søgt indtil nu. For eksempel modtager jeg ugentlige AdSense-rapporter fra en klient, så jeg har oprettet en mappe til Adsense_Files i min DropBox-konto, og her oprettede jeg en regel for at søge efter e-mails fra Adsense, med emnelinjen fra den pågældende klient.
Nu, når Attachement.me ser en indkommende email, der matcher disse regler, uploader den automatisk filen til din Cloud storage-konto. Det betyder, at du ikke behøver at gøre en enkelt ting - du kan bare være sikker på, at når du går til den pågældende mappe i din online lagerkonto, har du altid de nyeste filer der.
Dette konverterer i grunden din Gmail-konto til en automatiseret assistent, der modtager oplysninger og sorterer al informationen til dig. Det er som at have en personlig sekretær, medmindre du ikke skal betale fordele.
Fil indgående e-mails som opgaver
En af de fedeste ting, som Google kunne gøre, ville være at tilføje evnen til at tilføje et filter i Gmail, der automatisk opretter en Google Opgave. Desværre er denne funktion endnu ikke tilgængelig, men du kan i det mindste få din Gmail-konto til at sortere bestemte indkommende e-mails som opgaver, du skal tilføje manuelt til din liste.
For eksempel modtager jeg voicemails og kontaktformularemails fra læsere hos TopSecretWriters, som jeg nogle gange skal svare på. Jeg har ikke altid tid til at svare, når jeg modtager dem, men jeg vil gerne svare senere.
For at gøre dette skaber jeg bare et filter for disse e-mails, som vist i starten af denne artikel, og opretter så en ny etiket for den og nester den etiket under en mærkatiket, jeg oprettede kaldet " TASKS_TO_ADD ".
Ved hjælp af denne tilgang gør din Gmail-konto automatisk den slags indkommende e-mails, som du ved, vil have opgaver forbundet med dem, under den pågældende etiket i din navigationslinje.
På daglig basis eller når som helst kan du gå til disse mapper, tjekke e-mailsne, og hvis du tror, at e-mailen garanterer en yderligere handling fra din side, skal du blot klikke på " Mere " dropdown tabt øverst på din gmail-konto og klik på " Tilføj til opgaver ".
Dette sender automatisk over denne email som en "opgave" i din Google Opgaver-konto.
Igen, hvis du automatisk arkiverer e-mailen og fjerner den fra din indbakke, behøver disse slags e-mails ikke at røre din indbakke, men du ved, at du ikke vil savne dem på grund af dit daglige rituelle for at klare "to-do" elementer i din e-mail-konto.
Brug Canned Responses til at gøre Grunt Work
Det endelige tip om, hvordan du bruger Gmail-automatisering til at reducere din arbejdsbyrde, er ved hjælp af automatiske dåse-svar.
I mit tilfælde vil jeg have Gmail til at sende et dåse svar hver gang jeg modtager en email fra min Top Secret Writers kontaktformular. Opret bare et filter for disse e-mails, og vælg " Send Canned Response ".
Selvfølgelig skal du allerede have lavet et dåse svar til brug, men du kan lære at gøre det i den artikel, som Yaara for nylig skrev om emnet. E-mail hurtigere og bedre med dåse-svar E-mail hurtigere og bedre med dåse-svar Don ' Har du tid til at lave mad? Intet problem, tag en dåse. Har du brug for en campingplads, der ikke går dårligt? Nemt, få lidt dåse mad. Træt af at skrive de samme email svar? Prøv dåse e-mails! Tænk ... Læs mere.
Når du har konfigureret al denne automatisering i din Gmail-konto, behøver du ikke så meget at bekymre dig om at administrere din indbakke manuelt. Der er ingen bedre måde at genvinde kontrol over din indbakke end at automatisere alle de opgaver, der kan forbruge så meget af din tid hver dag.
Kender du til andre kølige Gmail-automationstricks til at bringe din Gmail-indbakke under kontrol? Del dine egne tips og tricks i kommentarfeltet nedenfor.
Billedkredit: Robotarbejder via Shutterstock