182.900.000.000 e-mails.
182, 9 mia.
Det er mere end 25 e-mails pr. Ethvert menneskeligt sind på planeten.
Og det er bare det, vi sender på en dag (PDF).
I betragtning af den skøre mængde af e-mails, der sendes og modtages hver dag, er det ikke underligt, at denne elektroniske kommunikation er blevet for svær at håndtere for så mange af os. Men rolig, her er nogle produktivitetshemmeligheder, som kan hjælpe dig med at tæmme dyret.
Brug Canned Responses
Jeg kan ikke understrege betydningen af denne. Chancerne er, at du svarer på mange e-mails på samme måde, om det er et afslag på en indsendelse, anerkendelse af en kollega's indsats eller en simpel hilsen. Den eneste ting du absolut skal gøre er at oprette dåse svar på dine mest brugte e-mails.
Det er meget nemt at konfigurere dåse svar i Gmail E-mail Hurtigere og bedre med dåse-svar E-mail hurtigere og bedre med dåse-svar Har du ikke tid til at lave mad? Intet problem, tag en dåse. Har du brug for en campingplads, der ikke går dårligt? Nemt, få lidt dåse mad. Træt af at skrive de samme email svar? Prøv dåse e-mails! Tænk ... Læs mere eller enhver anden e-mail-klient. Uanset hvor hurtigt en typist du er, er du ikke hurtigere end to klik med musen, ikke? Spar dig selv tid og gør det nu.
Opsætning af filtre og etiketter / mapper
Den bedste måde at tackle en overbelastning på er at først sortere den ud. Det betyder at bruge filtre og etiketter / mapper i din indbakke. Outlook har mapper, Gmail har etiketter, og begge har filtre, som du kan konfigurere til automatisk rute din e-mail til disse mapper og etiketter. Du kan opsætte avancerede filtre 5 Gmail-filtre til hjælp Prioritere og organisere din indbakke 5 Gmail-filtre til hjælp Prioritere og organisere din indbakke Hvilke filtre skal hver person have i deres arsenal, så deres indbakke er lige så ordentlig som min? Jeg er her for at hjælpe dig med at komme i gang med at konfigurere dine første fem filtre eller ... Læs mere i Gmail i overensstemmelse med dine tilpassede behov. Faktisk tilbyder Gmail automatisk at bringe en række ordre til din e-mail 6 måder at genvinde din e-mail-indbakke 6 måder at genvinde din e-mail-indbakke Er der noget andet, der er så nyttigt, udbredt og frustrerende som en e-mail-indbakke? Det har eksisteret for evigt, og vi fortsætter med at bruge det, og så længe vi fortsætter med at bruge det, vil folk som mig ... Læs mere med sin nye Prioriterede Indbakke.
De tager lidt tid at oprette og kategorisere godt, og den første måned kræver konstant input fra dig. Men det er værd at din tid i det lange løb. Sæt ikke bare skyndsomt ting under etiketter og filtre, tænk over det og kategoriser godt, for det er den automatisering, din indbakke vil bruge til resten af dit liv.
Jeg finder det bedst at gøre med en 3-trins kontrol før du filtrerer en email:
- Spørg dig selv, hvad den bedste etiket / mappe navn (om eksisterende eller ej) ville være for denne besked.
- Kontroller om dette navn allerede eksisterer, og hvis ikke, opret det.
- Spørg dig selv om dette navn skal være en separat enhed eller underkategoriseret under en af de eksisterende mapper.
Gør dette regelmæssigt, og din indbakke bliver magisk renere.
Tag din to-do liste andre steder
Sig det med mig folk: "Din indbakke er ikke din opgaveliste." Googles Vivek Haldar skrev om dette et stykke tid tilbage, og jeg kunne ikke blive mere enig. Her er Haldars tage:
Email er et forfærdeligt sted for en todo liste. Jeg forstår virkelig ikke, hvordan man kan tackle GTD til e-mail. En email er ikke tilgængelig. Når du læser det og forstår det, kan du ende med en klar handling, men din indbakke er ikke stedet til at skubbe den.
Din e-mail handler om kommunikation, så lad det være om det. Der er masser af fantastiske apps til to-do lister, og jeg vil meget anbefale Any.do eller Wunderlist Wunderlist - Den bedste til-gøre-liste ansøgning på iPhone [iOS] Wunderlist - Den bedste til-gøre-liste ansøgning på iPhone [iOS] Wunderlist er en af de enkleste måder at holde styr på, hvad du skal gøre. Det har en elegant brugergrænseflade, der bare giver mening. Alle kan hente det og finde ud af hvordan ... Læs mere.
Afmeld fra junk
Du vil ikke tro, hvor mange nyhedsbreve og anden junk mail er tilstopning af din indbakke, på trods af et spamfilter. Og når en rod begynder at opbygge, kan den hurtigt komme uden kontrol. For at stoppe det i sporene, skal du starte afmeldingen, og der er et rigtig let trick til at gøre det.
I din e-mail-klient skal du bare søge efter ordet "unsubscribe". Den er vedlagt i slutningen af hvert nyhedsbrev, så du vil pludselig se en liste over alle masseemails i din indbakke. Nu skal du blot åbne dem en efter en og afmelde dig. Jeg anbefaler at bruge Gmails forhåndsvisningspanel, når du gør dette for at fremskynde tingene.
Der er også tilføjelser og tjenester til hurtig afmelding af postlister Ryd ud din indbakke: Afmeld hurtig fra flere nyhedsbreve med disse værktøjer Ryd din indbakke: Afmeld hurtig fra flere nyhedsbreve med disse værktøjer Afmeldingen fra nyhedsbreve handler om mere end blot spam. De fleste nyhedsbreve, der fylder vores indbakke, sælger ikke medicin eller tilbyder præmiepenge - de er ægte nyhedsbreve fra troværdige virksomheder, vi selv har tegnet ... Læs mere eller sammensæt dem i e-mail-fordøjelser.
Det gyldne spørgsmål at spørge hver e-mail
Dette er biggie, og det er hvad der har hjulpet mig med at holde mig på toppen af min indboks overbelastning i løbet af det sidste år. BBC Futures Tom Stafford tilbød et gyldigt spørgsmål til at spørge dig selv, når du åbner en besked:
"Hvis jeg ikke havde disse oplysninger i min indbakke, ville jeg gå ud på at lede efter det?"
Hvis svaret er nej, må du ikke trykke svar eller hit slette uden at åbne det. Det er så simpelt. Nej, du vil ikke gå glip af noget stort - jeg har gjort det i et år, og det virker faktisk. Her er Staffords forklaring på det:
Ingen steder er dette mere tydeligt end gruppens email og lavin af svar, der altid følger. Slå tilbage ved at minde dig selv om, at ikke alle e-mails skal besvares, at mange problemer vil blive - og bør være - behandlet af andre mennesker. Spørg dig selv: "Hvis jeg ikke havde disse oplysninger i min indbakke, ville jeg gå ud på at lede efter det?" Det meste af tiden er svaret sandsynligvis "nej", og det er et tegn på, at en anden styrer din opmærksomhed.
Del dine e-mail-hackere
Alle har deres egne e-mail hacks til at klare rodet, og den bedste måde at lære er ved at dele dem. Vi har også vores egen Gmail-guide til alle. Det hjælper, ligesom råd fra pro brugere. Hvis Stafford ikke havde skrevet den artikel, ville jeg stadig drukne i meddelelser, og jeg er altid taknemmelig for ham.
Så fortæl mig, hvordan håndterer du din e-mail overload? 3 Tips til at håndtere overbelastning af e-mail i Gmail [Vis og fortæl] 3 tips til at håndtere e-mail overload i Gmail [Vis & Fortæl] De fleste af os lider af information overbelastning. At være overvældet med private e-mails kan ikke være et stort problem, og ignorere halvdelen af e-mails er faktisk acceptabelt i en vis grad. I et professionelt liv dog ... Læs mere? Der er ingen forkerte svar her, folkens.
Billedkreditter: Pete, Lars Plougmann