Lad Outlook-reglerne administrere din e-mail-indbakke

Smarte advarsler og filtre kan hjælpe dig med at holde dig oven på din e-mail-indbakke. Outlook desktop og Outlook.com tilbyder en funktion kaldet regler, og vi viser dig hvordan du konfigurerer det.

Smarte advarsler og filtre kan hjælpe dig med at holde dig oven på din e-mail-indbakke.  Outlook desktop og Outlook.com tilbyder en funktion kaldet regler, og vi viser dig hvordan du konfigurerer det.
Reklame

Der er tider i livet, når reglerne er ubehagelige. Men når det kommer til applikationer som Outlook, kan regler være livreddere, tidsreddende og rotte eliminatorer. Uanset om du bruger Outlook 2016 på dit skrivebord eller Outlook.com på internettet Microsoft Outlook Web Vs. Desktop: Hvilken er bedst for dig? Microsoft Outlook Web Vs. Desktop: Hvilken er bedst for dig? Outlook.com er en kraftfuld online e-mail-klient, der leveres gratis med Office Online. Men kan Outlook på internettet konkurrere med sin desktop counterpart? Vores Outlook-sammenligning hjælper dig med at bestemme selv. Læs mere, regler er tilgængelige for at hjælpe dig med at holde dig organiseret Sådan blæser du gennem dine e-mails i Microsoft Outlook Sådan blæser du via dine e-mails i Microsoft Outlook Lad ikke dine e-mails monopolisere din dag, brug disse Outlook-tips til at tage kontrol over din indbakke tilbage . Læs mere .

Hvad er reglerne præcist?

For Outlook er regler værktøjer, du kan bruge til automatisk at flytte og flagge e-mails samt advare dig om specifikke. Når du har oprettet en regel, vil eventuelle nye meddelelser, der kommer til din indbakke, blive taget hånd om for dig efter de regler, du opretter, der gælder.

OutlookRuleOptions

Regler bruges normalt til meddelelser, der modtages, men du kan også oprette dem til e-mails, som du sender. For eksempel kan du få besked, når din email er leveret og læs eller vælg at udsætte leveringen Sådan tilbagekaldes en e-mail i Outlook, efter du har sendt det Sådan genkalder du en e-mail i Outlook, efter du har sendt det Har du nogensinde ramt send og fortryd det øjeblikke senere? Vi har alle været der og ønsker, at vi kunne fortryde send. Vi viser dig, hvordan du husker en e-mail i Outlook eller forsinker afsendelse i Gmail. Læs mere i en vis tid.

Hvordan kan regler bruges?

I både arbejde og personlige situationer kan reglerne i Outlook give en effektiv organisering af dine meddelelser og holde dig opdateret om vigtige ting. Her er et par grundlæggende eksempler, som du sandsynligvis kan forholde dig til.

  • Få alle e-mails fra en bestemt kontakt prompte en desktop alarm.
  • Har alle e-mails med et bestemt ord i emnelinjen flyttet til en bestemt mappe.
  • Har alle e-mails med specifik tekst i beskedlegemet slettet.

OutlookDesktopStartRule

Regler kan være så detaljerede og avancerede som du kan lide, fordi der er en række forskellige muligheder. Her er nogle tilfælde, hvor du kan definere flere parametre.

  • Har alle e-mails fra en bestemt kontakt med et bestemt ord i emnelinjen en tilpasset advarselslyd.
  • Har alle e-mails med vedhæftede filer inden for et bestemt størrelsesområde og datastrøm flyttet til en bestemt mappe.
  • Har alle e-mails, hvor du er på CC-linjen, der er mødeforespørgsler og markeret som vigtige, markeres.

Hvordan kan man få adgang til regler?

Outlook 2016

Hvis du bruger Outlook 2016 på dit skrivebord, vil du se Regler øverst i feltet Flyt, når du er på fanen Startside .

OutlookDesktopAccessRulesHome

Hvis du har en besked åben, vil du se Regler øverst, når du er på fanebladet Meddelelse . Når du klikker på Regler, har du hurtige indstillinger for den aktuelt viste besked til altid flytte e-mails fra den pågældende afsender eller sendt specifikt til dig til en bestemt mappe. Du har også muligheder for at oprette en regel eller administrere regler og advarsler .

OutlookDesktopAccessRules

Outlook.com

Hvis du bruger Outlook.com i din browser, får Outlook.com avancerede regler, Fortryd funktion, svar på internettet og mere. Outlook.com får avancerede regler, Fortryd funktion, svar på internettet og mere udrulning nu til alle Outlook .com-brugere er fire nye funktioner, der har til formål at gøre dit emailliv meget nemmere: avancerede regler for sortering, en fortrydelsesfunktion, in-line svar og forbedret chatfunktion. Læs mere, du vil klikke på tandhjulsikonet øverst til højre og derefter vælge Administrer regler . På den næste skærm vil du se en liste over aktive regler.

OutlookdotcomAccessRules

Hvordan kan regler tilføjes og oprettes?

Outlook 2016

Det er her den virkelige magi begynder. Du kan vælge en af ​​de hurtige regelhandlinger, der er beskrevet ovenfor, og har meddelelser flyttet med den specifikke afsender eller kun dem, der sendes til dig med et enkelt klik. Men hvis du ønsker at få detaljeret med dine regler, har visse behov, eller vil gerne blive bedre organiseret, så har Outlook helt sikkert dækket.

I Outlook 2016 skal du vælge Regler fra din øverste menu og derefter oprette regel . Dernæst vil du se et pop op-vindue med almindeligt anvendte regelbetingelser og handlinger. Du kan vælge mere end et afkrydsningsfelt for at indsnævre betingelserne. Der kan også vælges mere end en handling, hvis det er nødvendigt.

OutlookDesktopCreateRule

Når du er færdig, skal du klikke på OK . Bekræftelsesvinduet giver dig mulighed for at markere en boks for at køre reglen om meddelelser i den aktuelle mappe, hvilket er praktisk for at tage sig af en masse af meddelelser, som reglen gælder for. Du kan også vælge knappen Avancerede indstillinger for flere parametre, som beskrives nedenfor.

Derudover kan du vælge Administrer regler og klikke på Ny regel . Vælg den type regel, du gerne vil starte med fra listen, som kan redigeres på følgende skærm, og klik på Næste . Du vil derefter blive præsenteret med Regelguiden, som er det samme vindue, der dukker op, hvis du vælger avancerede muligheder nævnt ovenfor.

OutlookDesktopRulesWizard1

Du vil bruge afkrydsningsfelterne til at markere så mange betingelser som du ønsker. Da hver enkelt er markeret, vises den i boksen Trin 2 under den. I dette trin 2-område bruger du linkene til at angive parametrene.

Hvis du f.eks. Har valgt at anvende en regel ved at bruge bestemte ord i meddelelsen, klikker du på udtrykket bestemte ord og indtaster dem derefter i det næste vindue. Klik på Tilføj, og alle de ord eller sætninger, du vil anvende, vises i feltet under det. Klik på OK, og disse ord eller sætninger erstatter derefter udtrykket specifikke ord i trin 2.

OutlookDesktopCreateRule2

Klik på Næste og tilføj de handlinger, der skal gælde for din regel. Her igen kan du vælge mere end en og konfigurere parametrene i feltet Trin 2, hvis det er relevant. Hvis du f.eks. Har valgt at flytte en kopi af e-mailen til en mappe, skal du klikke på en bestemt mappe for at gøre dit valg. Klik på OK, og det valgte emne vil komme ind i boksen Trin 2.

OutlookDesktopCreateRule3

Du kan vælge flere muligheder for din regel ved at klikke på Næste, og hvis du er færdig, skal du bare klikke på Udfør . Giv din regel et navn, valgfrit kør det i din indbakke, og sørg for, at afkrydsningsfeltet for at tænde for reglen er markeret. Klik på Udfør, og du er alle indstillet.

OutlookDesktopCreateRuleFinish

Outlook.com

På Outlook.com skal du klikke på tandhjulsikonet, vælge Administrer regler og klikke på knappen Ny . Du bruger de samme typer af forhold og handlinger som beskrevet ovenfor til den desktop version, selvom med mere begrænsede muligheder.

OutlookdotcomCreateRule

Vælg først betingelsen fra rullemenuen og indtast parameteren ved siden af ​​den. Vælg derefter handlingen, og vælg derefter parameteren igen.

OutlookdotcomCreateRule1

Du kan klikke på plusikonet for at tilføje begge betingelser og regler for mere robust filtrering. Hvis du skifter mening eller gør en fejl, skal du bare trykke på affaldssymbolet for at slette det pågældende emne. Når du er færdig, klik på Opret regel.

Hvordan kan reglerne virke for dig?

For arbejde og personlige e-mails kan regler være meget praktiske, og her er blot nogle få eksempler.

Til arbejde

  • Få alle e-mails fra CEO'en til at spille en alarmlyd og vise en desktop alarm.
  • Har alle e-mails fra dit projektteam flyttet til projektmappen, plus de fra visse gruppemedlemmer flyttes til specifikke undermapper.
  • Få alle e-mails, mens du er ude af kontoret Sådan opretter du en email-out-of-office-svar i Outlook Sådan oprettes en email-out of Office Responder i Outlook Hvad sker der, når du kombinerer en to ugers ferie med et travlt arbejdsliv? Du får et kæmpe projekt, når du vender hjem: E-mails! Vent - hvorfor ikke automatisere noget af det til dig? Læs mere, der har vedhæftede filer inden for denne datastørrelse, markeres som opfølgninger.

OutlookDesktopAttachmentRule

For Personligt

  • Få alle e-mails fra din ægtefælle markeret som vigtige og trykte.
  • Har alle e-mails med ordet stipendium i emnelinjen eller meddelelsesorganet videresendes til dine forældre.
  • Har alle e-mails fra en bestemt butik med ordkontoen flyttet til en bestemt mappe, mens de med ordet salg slettes.

Hvordan styres reglerne?

Outlook 2016

I desktopversionen af ​​Outlook skal du klikke på Regler fra menuen og vælge Administrer regel og varsler . Dette vindue viser dig alle de aktive regler, du har oprettet. Du kan oprette en ny regel eller redigere en aktuel, kopiere eller slette en regel og køre alle reglerne i en bestemt mappe eller din indbakke. Hvis du vælger Valg, kan du også eksportere eller importere dine regler nemt.

OutlookDesktopManageRules

Outlook.com

Hvis Outlook's online version klikker du tandhjulsikonet øverst, skal du vælge Administrer regler, og du vil se en liste over alle gældende regler. Du har derefter muligheder for at sortere, slette eller redigere dem.

Bruger du Outlook-regler?

Du kan spare tid på at søge efter e-mails, holde dig opdateret om vigtige meddelelser, og hold din indbakke ruden fri MS Outlook Tip: Sådan organiseres automatisk indgående e-mails MS Outlook Tip: Sådan organiseres indgående e-mails Læs mere med Outlook's regler. Når du begynder at oprette regler, bliver det en hurtig og nem proces og kan spare tid, energi og besvær 6 Bedste praksis til Outlook for at øge din arbejdsgang 6 Bedste praksis til Outlook for at øge din arbejdsgang Hvis du bruger nogen seriøs tid ved at bruge Outlook, du skal undersøge din workflow. Gør dit email arbejde for dig og spar tid for vigtige opgaver. Læs mere ned ad vejen.

Bruger du regler? Hvis ja, har de hjulpet dig og hvordan? Hvis ikke, hvorfor har du ikke prøvet dem? Du er velkommen til at dele dine kommentarer nedenfor!

Billedkredit: Trafiklys fra chonlathit_stock via Shutterstock

In this article