Lad ikke din e-mail-indbakke trække dig ned.
Outlook har et væld af fantastiske funktioner, som giver dig mulighed for at styre din indbakke, hvilket giver dig større kontrol og sparer tid. Du kan automatisk filtrere e-mails ved hjælp af regler og betinget formatering, find hurtigt, hvad du har brug for ved hjælp af genveje og søgning, og slippe af med alt det spam ved hjælp af junkfiltre. Vi viser dig, hvordan du bedst kan bruge Outlook's produktivitetsværktøjer.
Hvis du har dine egne tips til at dele, når det kommer til at administrere din Outlook-indbakke, skal du sørge for at fortælle os i kommentarerne.
Administrer med regler
Regler i Outlook er meget kraftfulde og kan spare dig en masse tid til at styre din indbakke. Enhver besked, der kommer i din indbakke, overholder de regler, du beskriver. Du kan for eksempel markere enhver besked fra din manager for at blive markeret og afspille en lyd. Alternativt kan du flytte enhver besked indeholdende søgeordet "nyhedsbrev" i papirkurven.
For at komme i gang skal du vælge fanen Startside fra det øverste bånd og vælge Regler> Opret en regel . Hvis du havde valgt en e-mail, så vil du bemærke, at nogle felter er forudfyldte, men du kan ændre disse som du ønsker.
For virkelig at få tilpasning på dine regler, vil du klikke på Avancerede indstillinger ... Her kan du angive et vilkårligt antal betingelser, der skal opfyldes, sammen med hvad der sker med meddelelser, der matcher dem.
For fuld vejledning om oprettelse og styring af regler, læs vores guide til at lade Outlook-regler administrere din indbakke. Lad Outlook-regler administrere din e-mail-indbakke Lad Outlook-regler administrere din e-mail-indbakke. Klare advarsler og filtre kan hjælpe dig med at holde dig oven på din e-mail-indbakke. Outlook desktop og Outlook.com tilbyder en funktion kaldet "regler", og vi viser dig hvordan du konfigurerer det. Læs mere .
Master de genveje
Hvis du vil styre din indbakke med effektivitet, skal du mestre alle tastaturgenveje, der er tilgængelige lige ved hånden.
Et af de bedste er at trykke på Alt + H, som fremhæver båndet med den respektive tast, så du kan trykke. Andre eksempler er Ctrl + E for at hoppe til søgefeltet Ctrl + 1-6 for at flytte mellem de forskellige visninger (f.eks. Mail, Kalender og Kontakter) og Indsæt for at markere en besked.
Selvfølgelig klipper disse bare overfladen. For en mere omfattende liste, skal du sørge for at gennemse vores guide til Outlook-tastaturgenveje 25+ Outlook-tastaturgenveje til at gøre dig mere produktive 25+ Outlook-tastaturgenveje til at gøre dig mere produktive Outlook er en af de mest populære desktop-e-mail-klienter, der er i brug i dag. Hvis du er en af de mange Outlook-brugere, er følgende tastaturgenveje sikkert at spare dig for meget tid. Læs mere .
Brug junk filter og Clutter Folder
Spam er banen i indbakken. Spild ikke din tid på at finde e-mails, du vil læse; I stedet lad Outlook tage sig af det ved at bruge junk filteret og Clutter-funktionen.
Skraldfilteret har forskellige beskyttelsesniveauer, afhængigt af hvor streng du vil have det. Hvis du vil ændre dine indstillinger, skal du gå til fanen Startside i båndet og vælge Junk> Junk E-Mail Options ...
Her kan du vælge Lav for at filtrere indlysende junk, High for at få mest spam, men med muligheden kan nogle normale e-mails også blive fanget, eller kun Safe Lister til kun at modtage fra afsendere, du har godkendt.
Fra det samme vindue skal du bruge fanen Sikker afsendere og blokerede afsendere til at liste de e-mailadresser eller domæner, du gør, og du ikke vil modtage fra henholdsvis.
Office 365 for Business-brugere kan også bruge en ny funktion kaldet Clutter. Ved at analysere afsenderen vil indholdet af meddelelsen og dine læsevaner, Outlook, flytte visse e-mails væk fra din Indbakke mappe og i Clutter. Du kan manuelt flytte en email til Clutter og hjælpe systemet med at lære ved at højreklikke på beskeden og vælge Flyt> Flyt til Clutter .
Clutter er aktiveret som standard, men du kan slukke den via webversionen af Outlook. Klik på tandhjulsikonet og navigér til Valg> Mail> Automatisk behandling> Rør og afmarker Separate elementer, der er identificeret som rod, og klik derefter på Gem .
Hvis du leder efter flere spam filtreringstips, skal du læse vores vejledning om, hvordan du undgår Outlook junk mail. Sådan undgår du Outlook Junk Mail og Email Clutter Sådan undgår du Outlook Junk Mail og Email Clutter Hvis du kæmper for at komme igennem dine e-mails, vil du elsker disse Outlook-funktioner. De kan hjælpe dig med at filtrere og prioritere alle indkommende e-mails. Læs mere .
Søgning ved hjælp af parametre
Du kunne sikkert komme væk med ikke at sortere din indbakke overhovedet, hvis du var så tilbøjelig og bare bruge den kraftfulde søgning inden for Outlook. Ved hjælp af det øjeblikkelige søgefelt øverst i dine e-mailoversigter kan du søge på tværs af alle dine mapper og postkasser ved at vælge det fra rullemenuen Aktuel postkasse .
Inden for søgefeltet selv skal du bare begynde at skrive noget, og Outlook vil forsøge at finde det på et hvilket som helst felt, som afsenderens navn, emne eller meddelelsesorgan. Du kan få mere specifikke ved at bruge logiske operatører som AND, OR og NOT . Du kan også bruge parametre som fra, emne og modtaget, efterfulgt af et kolon og din betegnelse. En komplet liste over disse kan ses på den relevante Outlook-supportside.
Ved at klikke i søgefeltet vil du få vist fanen Søg på båndet, hvor du kan vælge mange af disse parametre fra grænsefladen.
Flair med betinget formatering
Med betinget formatering kan du anvende en bestemt stil på meddelelser, der matcher et sæt regler. Du kan for eksempel ændre skrifttypens farve på e-mails, der er modtaget for en uge siden, eller sæt e-mails indeholdende et søgeord i en kategori.
For at indstille betinget formatering skal du navigere til fanen Vis i båndet og klikke på Vis indstillinger > Betinget formatering ... Klik på Tilføj for at oprette en ny regel, give den et navn og indstil en skrifttype, hvis du ønsker det. Når du er klar, skal du klikke på betingelse ...
Det er fra dette vindue, at du kan finpudse de finere detaljer af reglen. For eksempel, brug Fra ... for at angive afsenderne vil reglen gælde for eller Tid til anvendelse på baggrund af dato. Sørg for at tjekke de andre faner som Flere valg og Avanceret, hvis førstnævnte giver dig mulighed for at indstille farvekategorier.
Når du er færdig, klik på OK og OK igen. For mere information om alt dette, læs vores vejledning om markering af e-mail med betinget formatering Sådan markeres din Outlook-indbakke med betinget formatering Sådan markeres din Outlook-indbakke med betinget formatering Hver e-mail er en potentiel distraktion. Vi viser dig, hvordan du bruger betinget indbakkeformatering - regler, prioritetsflagge og farvekategorier - i Outlook for at holde din indbakke klar og din sind er fri. Læs mere .
Husk en sendt email
Har du nogensinde sendt en e-mail, som du ønsker du kunne vende om? Det kunne være muligt. Du skal bruge en Exchange-konto, og modtageren skal være på samme server. Hvis den originale email er blevet læst eller flyttet til en anden mappe, vil tilbagekaldelsen mislykkes.
For at forsøge at tilbagekalde, skal du gå til dine Sendte poster og åbne den besked, du vil genkalde. Vælg fanebladet Meddelelse på båndet øverst, og klik derefter på Handlinger i genvejsgruppen, og gentag derefter denne besked ...
Fra det nye vindue, der åbner, beslutter du den handling, du ønsker at tage. Enten Slet ulæste kopier af denne besked for at fjerne e-mailen fra modtagerens indbakke eller Slet ulæste kopier og erstat med en ny besked for at sende en ny e-mail i stedet for originalen.
Ticking Fortæl mig, om tilbagekald lykkes eller fejler for hver modtager, vil du sende dig en email for at fortælle dig resultatet af hvert tilbagekaldelsesforsøg, et resumé, som du kan se ved at klikke på sporingsikonet i båndet.
Klik på OK, når du er klar til at forsøge at tilbagekalde meddelelsen. For mere information om denne proces sammen med alle faktorer for tilbagekaldelse og nogle andre alternativer, så tjek vores e-mail-tilbagekaldelsesguide. Sådan tilbagekaldes en e-mail i Outlook, efter du har sendt det. Sådan tilbagekaldes en email i Outlook, efter du har sendt det. Har du nogensinde hit send og fortryde det øjeblikke senere? Vi har alle været der og ønsker, at vi kunne fortryde send. Vi viser dig, hvordan du husker en e-mail i Outlook eller forsinker afsendelse i Gmail. Læs mere .
Boss din indbakke
Det anslås, at 205 milliarder e-mails sendes hver eneste dag. Heldigvis vil kun en lille del af disse lande i din indbakke, men det er ofte en besvær at komme igennem selv dem. Sørg for at bruge alle vores tips til at blive et proffs ved indbakkehåndtering.
Vil du stadig vide endnu mere fantastiske Outlook tips? Hvis ja, yderligere din viden med vores 10 hurtige tip til at mestre Outlook 10 Hurtige tips til at få bedre ud af Outlook 10 Hurtige tips til at få bedre ud i Outlook Bruger du Outlook til sit fulde potentiale? Bliv en Outlook-mester med vores udvalg af mindre almindeligt kendte tips og tricks og se din produktivitetstab. Læs mere og 6 måder at øge din Outlook-arbejdsproces på 6 Bedste fremgangsmåder til Outlook for at øge din arbejdsgang 6 Bedste praksis til Outlook for at øge din arbejdsgang Hvis du bruger nogen seriøs tid ved hjælp af Outlook, bør du undersøge din arbejdsgang. Gør dit email arbejde for dig og spar tid for vigtige opgaver. Læs mere . Du vil være en e-mail-guiden på ingen tid.
Hvilke metoder bruger du til at holde styr på din indbakke? Er der nogen funktioner, du gerne vil se tilføjet til Outlook?