Der er to slags virtuelle assistenter (VA), der hjælper med at gøre livet lidt lettere. Jeg brugte tre virtuelle assistentfirmaer, og denne ene har jeg brugt tre virtuelle assistentfirmaer, og denne ene har været at ansætte en virtuel assistent er smart tidshåndtering. Vi testede tre virtuelle assistenttjenester og fandt fordele og ulemper for hver. Hver test afslører tips og tricks til at vælge den ideelle personlige assistent. Læs mere: digital og menneskelig.
Digitale assistenter er dem som Siri, Cortana, Alexa og Google Assistant. De er softwareprogrammer, der kan fortolke og udføre grundlæggende forespørgsler. Vi taler ting som at finde restaurant og ferie anbefalinger, booking en Uber, indstilling påmindelser og styring af dit smarte hjem. Ganske enkelt, men stadig ret nyttigt.
Men hvad med de opgaver, du hader at gøre, kan ikke gøre, eller bare har ikke tid til at gøre, som er bare for komplicerede til en digital VA? Svar: ansæt en menneskelig virtuel assistent.
Disse er mennesker (så sørg for at behandle dem som sådan), du kan ansætte fra websteder som UpWork eller People Per Hour. Ved at outsource de rigtige opgaver til disse menneskelige VA'er, kan du blive superproduktivt og udskære mere tid til at koncentrere sig om vigtigt arbejde. Hvorfor selvdisciplin er den bedste produktivitetshack du har brug for, hvorfor selvdisciplin er den bedste produktivitetshack, du har brug for Hvad er hemmeligheden for at få dybt arbejde udført? Er det motivation eller er det disciplin? Hvis du ikke kan fokusere og afslutte dit arbejde, her er nogle vane tips, som vil hjælpe dig med at opnå mere. Læs mere, eller bare for at slappe af.
Ikke sikker på, hvad du eventuelt kunne outsource til disse menneskelige VA'er? Her er nogle ideer.
1. Lav forbehold og aftaler
Hvis der er en restaurant, du har haft til hensigt at prøve, så spørg din VA om at "bestille et bord til 4 personer på [restaurant] til omkring 8:00 i fredags." De finder derefter telefonnummeret, ring op, lad dig Kend de præcise detaljer og tilføj reservationen til en delt kalender Sådan deler du din Google Kalender med nogen Sådan deler du din Google Kalender med nogen Vi viser dig tre muligheder for at dele din Google Kalender. Ved hjælp af iCal kan selv Apple Calendar og Outlook-brugere se din tidsplan. Vi forklarer også, hvordan du tilbagekalder adgangen til din Google Kalender. Læs mere .
Hvis de har adgang til dine kontakter, kan de endda lade alle andre vide, hvornår de skal slå op. Det samme gælder for eventuelle andre forbehold og aftaler, du ønsker at lave.
2. Online køb
Når du finder en VA, du kan stole på, giver dem et lille tillæg eller giver dem adgang til et "firma" kreditkort (med en lille grænse), at de kan foretage online-køb på dine vegne. Se noget, du vil have? Send dem et link eller et billede, og de kan håndtere opsætning af konti og indtaste betalingsoplysninger, så du behøver ikke.
3. Find (og køb) den perfekte gave
Hvis du har en liste over personer, du kan lide at købe gaver til (din ægtefælle, forældre, bedste ven), lav en kort profil for hver person, herunder deres interesser, og få din VA til at scure nettet for gaver, de vil elske. De kan derefter rutinemæssigt føje til disse ideer i et fælles dokument på Google Drev eller Evernote, så du har altid en liste over fantastiske gaveideer til din rådighed.
4. Planlæg en ferie
Når du har nogle ferie tid nærmer, spørg din VA at oprette et kortfattet dokument med fantastiske ferie ideer baseret på dit budget og præferencer. Udført korrekt, vil du kunne gennemgå dette på få minutter i stedet for at bruge timer til selv at lave undersøgelsen.
De skal undersøge mulige fly 5 rejsende hemmeligheder for at finde de bedste og billigste flybilletter 5 rejsende hemmeligheder for at finde de bedste og billigste flybilletter Det eneste bedre end at rejse er at rejse på en fantastisk aftale. Spar penge og oplev en fantastisk tur ved hjælp af disse rejseplanlægningsapps. Læs mere, indkvartering, aktiviteter, attraktioner, vejrudsigter mv., Så du kan træffe den bedste beslutning.
5. Bogføring
Afsendelse af dine VA-fotos af kvitteringer, der skal indtaste i et regneark, eller regelmæssigt at sende en liste over dine udgifter, er en utrolig simpel måde at bogføre på. Dette giver dig mulighed for at delegere minutiae af bogføring i stedet for at forlade alle disse udgifter til at hæve og stresse dig ud 10 måder at grave dig selv ud af opgaver Baggrundsordninger 10 måder at grave dig selv ud af opgaver Baggrundsfornemmelser Følelsen af drukning i en liste over aldrig Afslutningsopgaver er en frygt, der er fælles for os alle. Cure er tilgængelig. Her er ti måder at klage dig vej tilbage. Læs mere .
6. Find interessante arrangementer
Det er alt for nemt at finde ud af om interessante begivenheder efter faktum . For at stoppe dette sker, skal din VA udarbejde en liste over alle de bedste steder i nærheden. Hold øje med Facebook Events Aldrig savne en begivenhed: Facebook giver dig mulighed for at abonnere på lokale arrangementer Gå aldrig glip af en begivenhed: Facebook giver dig mulighed for at abonnere på lokale Arrangementer Vil du have Facebook til at fortælle dig, hvornår der sker store begivenheder i dit område? De vil. Læs mere, og send jævnligt en liste over begivenheder, som du måske er interesseret i at deltage i.
7. Håndtering af kundesupport
Når du har brug for at komme i kontakt med kundesupport eller teknisk support af en eller anden grund, kan du ende med at spilde et ton tid fast i ventepositionen. For at garantere, at du ikke vil spilde denne gang, skal din VA komme i kontakt med kundeservice på dine vegne.
8. Administrer dine data og filer
Hver af os har så mange filer, mapper, data, kontakter og fotos, at det er næsten et heltidsjob, bare at holde alt organiseret. Så find et system, der fungerer, forklar det til din VA, og giv dem de nødvendige tilladelser til at gøre dette for dig. Hvert par uger kunne de flytte dine nye filer til de rigtige mapper i Dropbox og Google Drive. Omdøb og organiser dine nye fotos. Tag dine Evernote noter Den bedste måde at organisere Evernote på: Brug tags Den bedste måde at organisere Evernote på: Brug tags Er din Evernote et stort rod? Vi viser dig en simpel tweak, der hjælper dig med at organisere dine noter som aldrig før. Læs mere . Ryd dine kontaktlister op. På den måde kan du altid finde det, du har brug for.
9. Online forskning
Hvis du har brug for at finde den bedste app til en bestemt opgave, får den lavest mulige udbyder eller det højeste produkt til en bestemt brug, din VA til at gøre det tunge løft for dig. Det samme gælder for, hvis du skal lave nogle grundlæggende undersøgelser for at løse et problem på arbejdspladsen. En god VA vil have fremragende onlineforskningsfærdigheder, så du kan have tillid, at de samler de rigtige oplysninger til dig.
10. Filtrer dine e-mails
Tidligere har vi afdækket masser af måder at helbrede din indbakkeangst på. Sådan mester du Gmail Indbakke Angst Hvordan du kan mestre Gmail Indbakke Angst Så mange e-mails, så lidt tid. Føler du denne måde, når det kommer til at administrere din Gmail-indbakke? Vi viser dig enkle indstillinger og nyttige værktøjer til at organisere og stressbestandige din Gmail-indbakke. Læs mere og brug mindre tid på e-mail. Men hvis du stadig kæmper, overvej at outsource din email til en VA. Hvordan du træner din VA til at filtrere e-mails vil være personlig for dig. De kunne arkivere meddelelser, du ikke behøver. Flyt dem, der har brug for et svar på en "Svar" -mappe. Afmeld af uønskede e-mail lister. De kunne endda svare på nogle meddelelser på dine vegne.
11. Opret præsentationer
Forbereder en præsentation for arbejde? Hvad med blot at dele med din VA alle de oplysninger, der skal inkluderes, og lade dem sætte det hele sammen og sende dig det færdige dokument?
12. Dataindtastning
Dataindtastning kan være en af de mest tidskrævende, men mindst produktive måder at bruge din tid på. Hvis nogen af din uge bruges til dataindtastning, skal du så hurtigt som muligt afbryde det til en VA, så du kan bruge den tid til bedre at bruge.
13. Bekræft dine reservationer
En dag eller så før en aftale eller reservation, lad din VA kontrollere, at alt er booket korrekt. Dette er nyttigt til medicinske udnævnelser, og især hotel- og restaurantreservationer, hvor det er nemt at lande dig en opgradering, hvis du har et assistentopkald på dine vegne.
14. Korrekturlæser
Uanset om du skriver e-mails, blogindlæg, rapporter, artikler eller andet, vil fejl helt sikkert glide gennem revnerne. For noget vigtigt, send dine ord til din VA for at tjekke over (hvis deres sprogfærdigheder er op til bunden). De vil kontrollere grammatikken og strukturen i din skrivning og kan endda tilføje formatering til dine dokumenter for at få dem til at se skibsform.
15. Din egen personlige påmindelse
Med en delt kalender kan en VA selvfølgelig hjælpe dig med at administrere din tidsplan, så du altid ved, hvor du skal være på hvert tidspunkt på dagen. Men du kan også få dem til at være din egen personlige påmindelse, sende dig beskeder eller endda kalde dig til at jogge din hukommelse om aftaler, fødselsdage, møder, konferencer, træningsprogrammer. Hvad end du kan lide.
16. Skrivning af noter
Hvis du har en masse håndskrevne noter, der ligger rundt, eller sider med højdepunkter, snap fotos af disse og send dem til din VA for at skrive op for dig. At have en digital kopi af disse noter gør dem ikke kun mere sikre, men også helt søgbare.
17. Opret en måltidsplan
Hvis du vil prøve en ny form for kost (lav protein, vegetarisk, lav carb, højt indhold af næringsstoffer, egnet til Atkins dietten osv.), Lad din VA kende kravene og få dem til at sammensætte en måltidsplan Hvordan man opbygger perfekte måltider med IIFYM-kalkulatoren og Excel Sådan opbygger du perfekte måltider Med IIFYM-kalkulatoren og Excel Du kan nemt designe måltider, der opfylder dine næringsindtagsmål. Opnå dine fitnessmål ved at bruge den gratis IIFYM Calculator og et Excel-regneark til sunde måltider hver dag. Læs mere og købmandsliste for at få en kost til at følge kosten.
18. Overvåg, opsummer og klip nyhederne
Forudsat at din VA har en god ide om, hvad du er interesseret i, skal du holde øje med branchenyhederne. Disse nye feedfunktioner gør det lettere at fordøje dine RSS-feeds Disse nye feedfunktioner gør det lettere at fordøje dine RSS-feeds Feedlys seneste opdatering kom med tre nye funktioner: bestyrelser, noter og højdepunkter. Sådan kan de hjælpe dig med at være mere produktive og organiserede med dine RSS-feeds. Læs mere og varsl dig om noget vigtigt, som du skal vide om at holde dig foran spillet.
De kunne enten sende dig et link til en originalartikel eller for at spare endnu mere tid, få dem opsummeret nyhederne og eventuelle tilknyttede data, så du kan forstå historien om en del af tiden.
19. Find lovende jobmuligheder
Hver måned kan din VA sende dig en lille liste over jobmuligheder, du måske finder interessant. Hvis du allerede er ansat, men håber på en forandring, er det en opgave, der er for let at lade slip. Delegere det til en VA for at sikre, at det sker!
20. Tweak dit CV
Hvis du ansøger om en masse job, skal du lade din VA lave dit CV. 10 Ting du ikke bør lægge på dit CV 10 ting du ikke bør lægge på dit CV Dit CV er det første glimt af dig, som en potentiel arbejdsgiver ser. Gør dit første indtryk perfekt. Her er hvad ikke at sætte på dit CV og hvorfor. Læs mere (og følgebrev), så de er tilpasset hver rolle, du søger.
Dette vil kræve at undersøge det firma, du håber at arbejde på og inkludere specifikke buzz-ord, der er nævnt i stillingsbeskrivelsen.
Klem flere timer ud af hver dag
Der er masser af måder, du kan presse mere tid ud af hver dag. Skub en ekstra time ud af hver dag med disse 10 hurtige tips. Skub en ekstra time ud af hver dag med disse 10 hurtige tips. Et par enkle vaner kan hjælpe os med at kaste nogle ineffektive måder og øge vores reservoir af tid at gøre de ting, der betyder noget. Disse ideer kan få dig en ekstra produktiv time hver eneste dag. Læs mere, men at ansætte en VA er langt den bedste løsning.
Det vil selvfølgelig koste penge, og når det kommer til assistenter, har du tendens til at få det du betaler for. I det væsentlige koger dette virkelig til, hvor meget er din tid værd?
Fristet til at ansætte din egen virtuelle assistent? Se vores artikel om hvordan (og hvorfor) outsource dine daglige opgaver. Sådan bliver du superproduktiv ved at outsource dine daglige opgaver Sådan bliver du superproduktiv ved at outsource dine daglige opgaver Få mere gjort i en dag. Ved at lære, hvad du kan outsource, plus et par gode tips til at delegere dine daglige opgaver, kan du også blive superproduktiv. Læs mere for at få et mere indgående kig på, hvad der kræves.
På baggrund af denne liste, vil du være fristet til at ansætte en menneskelig virtuel assistent for at hjælpe dig med at få mere gjort hver dag?
Billedkredit: alphaspirit / Depositphotos