Når du går af nogen på gaden og siger hej, hvordan får det dig til at føle, når de ikke siger en hej tilbage? Det er fantastisk, hvor lille en mangel på anerkendelse kan få en person til at føle, men det er også fantastisk, hvor meget du kan gøre for at opmuntre et svar. Det samme gælder for e-mails.
Forestil dig nu det omvendte scenario. Du passerer nogen på gaden, og de kigger hurtigt på dig, siger hej, og så kig hurtigt væk. Hvor sandsynligt er du at sige hej tilbage? Forestil dig nu, at en person ser dig lige i øjnene, smiler bredt og siger hej - selv ved at bruge dit navn! Oddsen er meget bedre, at du vil blive inspireret til at reagere i naturalier.
Det samme igen er sandt med e-mails. Bortset fra i stedet for ansigtsudtryk eller tonefølge er der et helt andet regelsæt, når det kommer til emailing, der vil opmuntre eller afholde en person til at trykke på "svar" knappen og svare dig. I dette indlæg vil jeg dele et par tricks med dig, som jeg har lært gennem årene - tip, der vil øge din succes med at få email svar, selv fra meget travle mennesker.
Hvorfor har du brug for et svar?
Da jeg skiftede job for nogle år siden, begyndte jeg at arbejde i et firma, hvor folk var meget travlere end ved mit sidste job. Folk havde næppe tid til at afslutte projektarbejdet, så det var en opgave at prioritere 5 Gmail-filtre til at prioritere og organisere din indbakke 5 Gmail-filtre til hjælp Prioritere og organisere din indbakke Hvilke filtre skal hver person have i deres arsenal, så deres indbakke er så ordnet som min? Jeg er her for at hjælpe dig med at komme i gang med at konfigurere dine første fem filtre, eller ... Læs mere. Jeg lærte snart, at hvis jeg ikke fulgte et bestemt format og tilgang ved emailing af folk, kan jeg måske ikke få svar i mange dage, hvis overhovedet.
Det første du skal gøre, når du sender email til en person - især en person, der er ekstremt travlt - er at lave en hurtig oversigt over dine egne grunde til at sende dem. Hvis de har travlt, og din e-mail ikke er et højt prioriteret problem, vil det sandsynligvis blive stanset væk et eller andet sted i en opgaveliste, der kun skal behandles, når der er mere tid til at fokusere på problemet (hvis overhovedet ). Besatte mennesker har svært ved at styre email. Jo mere travle de er, desto mindre sandsynligt er du at få svar, hvis du ikke spiller dine kort rigtigt.
Hvis du kan retfærdiggøre vigtigheden af spørgsmålet nok til at berettige en e-mail, så for alvor, lad os komme i gang.
Stil et spørgsmål - helst om dem
I 2012 gennemførte Harvard University forskerne en ret grundig undersøgelse, der endda involverede hjerneskanninger, og fandt ud af, at folk faktisk fik en "biokemisk buzz" fra at tale om sig selv. Jo mere magtfulde en person er - så mange ekstremt travle mennesker er - jo mere nyder de at tale om sig selv. Der er jo jo så meget at fortælle, ikke?
Det betyder, at hvis du dingle gulrot af et personligt spørgsmål inde i din e-mail, er du dybest set fristende for den person med en personlig høj - muligheden for lidt "buzz" ved at dele noget om sig selv med dig. Og nogle mennesker virkelig virkelig, virkelig gerne mulighed for at have en sæbe boks. Så giv det til dem.
Du kan bare spørge, hvordan et projekt de arbejder på, går. Hvis du er meget tæt på dem og snakkes ofte om familien, spørg hvordan familien gør det. Hvis der er et stort spil, taler alle om - spørg dem, hvad de synes. Giv dem mulighed for at reagere på dig og "tage en pause" fra at tænke på arbejdet så meget. Du kan følge op på dit spørgsmål med det arbejdsrelaterede spørgsmål, du ønskede at spørge i første omgang, men opfordringen til en mening vil udløse behovet for en "I-get-to-talk-about-myself" høj.
Ekstra Bonus: Brug noget, du begge har til fælles. Kids. En kærlighed til baseball. Uanset hvad det er - lav den personlige forbindelse først. Personen vil være mindre tilbøjelige til hurtigt at fjerne e-mailen til senere.
Vælg en uopsættelig emnelinje
Besatte folk starter naturligvis med at prioritere e-mails, og nogle gange åbner de ikke engang e-mailen for at gøre det. De vil hurtigt se på emnelinjen. Så hvis du vil have et hurtigt svar fra disse mennesker, kan du bare forestille dig, hvor vigtig emnet er. Hvis du har brug for tips om, hvordan du gør dette, anbefaler jeg stærkt Aarons råd om, hvordan du får din emnelinje til at skille sig ud. Sådan får du din e-mail-meddelelse til at ligge i en rod i indbakken Sådan får du din e-mail-meddelelse til at stå i en rodret indbakke Har du Nogensinde sendt en e-mail, som du følte, kun vigtig for at blive besvaret mange dage senere, eller værre glemt? Tildelt, nogle gange er det uden for din kontrol, men der er ting, du kan gøre ... Læs mere i en rod indbakke.
Bundlinjen er dette: Hvis du har brug for et svar med det samme, hvorfor er ikke din emnelinje forinden "VIGTIGT:" eller "URGENT:"? Der er ikke noget galt med at gøre dette, og det er faktisk nyttigt for travle mennesker, der bruger sådanne emnelinjer som en visuel indikator for, hvad man skal angribe først i e-mail-indbakken. Bare gør det ikke over dumme, ubetydelige problemer, eller bliver du den "dreng, der græd ulv", og dine e-mails vil i sidste ende blive fuldstændig ignoreret!
Hold det kort og sødt
Dette er den del af artiklen, hvor jeg bliver hyklerisk. Den fyr der skriver 2000 ord artikler vil fortælle os at holde det kort og sødt? Jep. Det er præcis det jeg skal gøre. Vi taler e-mails her, og her er den lektion, hr. Wordy lærte det første år på sit nye job: PILE. Det er et akronym, jeg lige kom med. Det står for Folk ignorerer lange e-mails.
Efter omkring seks måneder af mennesker, der ignorerede mine lange, udførlige e-mails, prøvede jeg noget nyt. Jeg begyndte at skrive meget, meget korte e-mails, der kun angav punktet. Jeg gav ikke ekstra detaljer, men i slutningen af emails tilbød jeg at give flere oplysninger, hvis de ønskede det.
Jeg begyndte at kaste mine e-mails ned. Da jeg troede, at de var korte nok, gik jeg igennem og skar nogle flere. Du skal spørge dig selv, er denne linje bare overflødig? Deler du oplysninger for at lade folk vide, hvor meget du ved - eller er det ikke rigtig noget, der handler om problemet? Skær ned ordene. Kom hurtigt til det punkt. Da jeg begyndte at gøre dette, bemærkede jeg svarhastigheden skyrocket. Hvis du kan samle din email til en enkelt linje - oddsene er ret gode, får du et øjeblikkeligt svar.
Bestikke dem
Hvis vi skal være ærlige her, så er du nødt til at indrømme, at i deres natur er mennesker en selvbetjenende flok. Når folk ser, at der kan være "noget i det" for dem, føler de sig mere tvunget til at handle. Du kan drage fordel af dette i en mail ved at lukke din email med noget som "Så kom tilbage til mig med en god tid, når du kan tale om det over en kop kaffe - på mig!"
En gratis kop kaffe bare for at ramme svarknappen? Det er et godt incitament. Og hvis problemet er endnu vigtigere - siger du, at du forsøger at sælge noget eller få en ny kunde - gå videre og tilbud om at købe frokost. Den lille investering vil være det værd. Folk elsker en gratis frokost.
Involver en anden part
Hvis du har sendt en e-mail til nogle gange, har du prøvet alle ovenstående taktikker, og du får stadig ikke svar, så er det tid til at trække de store kanoner ud. Jeg reserverer normalt disse to sidste taktikker for personer, der kronisk ignorerer e-mails. Den første "big gun" tilgang er at trække i nogen, der kan være relateret til situationen. Dette kan være din chef eller en ekstra person, som du arbejder med på projektet, der holdes op, fordi personen ikke besvarer din email.
Dette er ikke noget, du vil gøre på den første, anden eller endda den tredje email. Men hvis du bliver blatant ignoreret, så skriv en mere høflig email, og bare cc en involveret person. Hvis det er nogen højere op, ligesom din chef, og den anden person ved, at de er i autoritet, er de hurtige til at reagere. Ud af alle de kroniske ignorer, som jeg har behandlet gennem årene, beder denne "cc" tilgang et svar 99 procent af tiden. Der er noget om at have et publikum, der forvandler dialogen og pludselig gør det til en højere prioritet.
Påmindelser om konsekvent udstedelse
Hvis du nogensinde har set filmen Shawshank Redemption, eller læs novellen skrevet af Stephen King, så kan du måske huske den del, hvor Andy Dufresne sender et brev hver eneste uge til statens senat og beder om penge til et fængselsbibliotek. Efter at have modtaget et par hundrede dollars og en donation af bøger, begynder Andy derefter at sende to breve om ugen og bede om endnu flere penge.
Punktet til historien er, at vedholdenhed virker. Kald det irriterende, skærpende eller irriterende - men hvis du virkelig virkelig har brug for et svar på noget vigtigt, konsekvent spørger personen høfligt, om de modtog din sidste email vil have en af to ønskede effekter. Det vil bede personen om at grave gennem deres indbakke på jakt efter den email, du snakker om, eller det vil få dem til at indse, at den eneste måde at få dig til at gå væk er at svare på din email. Dette er klart en sidste udvej løsning, men det er også en løsning, der virker.
Hvilke teknikker bruger du til at få et hurtigere svar på dine e-mails? Hvad virker for dig? Del dine egne tips og råd i kommentarfeltet nedenfor!
Billedkredit: Overvældet forretningsmand (Shutterstock), Taler (Shutterstock), Vigtigt tegn (Shutterstock), Point to Point (Shutterstock), Point to Point (Shutterstock).