Online værktøjer og ressourcer til at organisere effektive møder er brede og varierede og yderst nyttige. Med websteder som MyCommittee.com kan du reducere behovet for frem og tilbage e-mails og videresende dokumenter til at trække sammen et møde. Mit udvalg giver dig mulighed for at organisere og styre møder med dine udvalgsmedlemmer, samt tage minutter online og del dem efter hver sammenkomst.
MUO forfattere har dækket flere andre online mødeværktøjer, men jeg personligt gerne MyCommittee, fordi den indeholder grundlæggende funktioner og værktøjer til små til mellemstore møder. Det kan være særligt nyttigt, hvis du holder online-møder, siger Google Hangouts-tips om planlægning og afholdelse af effektive møder med Google Hangouts Tips om planlægning og afholdelse af effektive møder med Google Hangouts Med dagens internetteknologi kan det være effektivt at holde online-møder både -ffektiv, især hvis du forudplanlægger dem og gør brug af tidsbesparende værktøjer. I de sidste par måneder har jeg deltaget i online møder ... Læs mere, Skype eller andre lignende websteder.
Hvordan det virker
Nøglen til at bruge MyCommittee er at registrere en konto på webstedet, oprette din første dagsorden og derefter invitere dit udvalg eller organisationsmedlemmer til at tjekke det. Webstedet indeholder en guiden, der fører dig igennem processen med at oprette din mødeagenda.
Du vil selvfølgelig indstille logistiske oplysninger og formålet med mødet. Tilføj en liste over inviterede deltagere og gæster efterfulgt af tilbagevendende dagsordener (f.eks. Gennemgå og godkend dagsorden, Gammel og ny virksomhed, Gennemgå opgaver) og uploade dokumenter, der kan downloades til anmeldelse.
I dine Udvalgsindstillinger kan du blandt andet indstille standardoplysninger, oprette en dagsordenskabel, sætte medlemsrettigheder og aktivere eller deaktivere offentlig eller privat adgang til dagsordener og minutter.
Når du har lavet og gennemgå din dagsorden, kan du sende et link til dine medlemmer og gæster. Du kan også eksportere en PDF-kopi af dagsordenen, så den kan ses og udskrives offline. Agenda-guiden gør dine dagsordener meget professionelle og reducerer mængden af arbejde, det ville tage for at producere dem i Word eller en anden tekstredigeringsprogram.
Før, Under og Efter Møder
Hvis du kan få alle dine udvalgsmedlemmer om bord ved at bruge MyCommittee, kan det bruges som et centralt hub, hvor de kan få privilegiet at tilføje og redigere dagsordensobjekter og uploade dokumenter til mødet.
På ethvert tidspunkt, før mødet begynder, kan medlemmerne tilføje kommentarer til eventuelle dagsordener, som alle vil se, og personlige noter om emner, som kun kan ses af den person, der sendte notatet.
På datoen for mødet vil du se en "Create Minutes" -knap, som når aktiveret ændrer din dagsorden til en minutterformular. Opsætningen og dagsordenen for både protokollen og dagsordenen er næsten ens, men efter at din dagsorden er konverteret til minutter, kan du bruge kommentarafsnittet for hvert emne til at tilføje noter, diskussionspunkter, beslutninger mv for hvert emne. Kommentarboksen åbnes ikke inline i minutter, men som en separat side.
Der er også en sektion til at tildele opgaver for både udvalget og de enkelte medlemmer. Indholdet af dine minutter kan ses af alle online medlemmer af dit udvalg, som kan deltage i opdatering af protokollen, så opgaven falder ikke på en person.
Hvis udvalgsmedlemmer har onlineadgang til dagsordenen og protokollen under mødet, kan MyCommittee hjælpe alle med at holde sig til opgave, og det reducerer mængden af trykt papir til flere dokumenter.
Samlet vurdering
De grundlæggende funktioner i MyCommittee giver mulighed for ubegrænsede registrerede udvalgsmedlemmer og ubegrænsede dagsordener og minutter. Fillagringen er dog begrænset til blot 1 MB. Du kan altid bruge filopbevaringstjenester som Dropbox til at linke til dokumenter til download. (Bemærk: Hvis du leder efter en helt gratis online dagsorden indstilling og minutter mulighed, kan du tjekke ud Agreedo Agreedo: Skriv og administrer dine forretningsmøder for gratis online aftale: Skriv og administrer dine forretningsforbindelser minutter gratis online For flere i uger nu har jeg søgt efter et brugervenligt websted eller en applikation, der gør det muligt for mig at holde og gemme mødereferatet. Den traditionelle tekstdokumentfremgangsmåde er ikke længere produktiv ... Læs mere.)
Det er nogle områder, hvor MyCommittee har brug for forbedringer. For eksempel har den en mobil klient app til Black Berry, men ikke en til iPhone eller Android. Der er ingen integration af sociale netværk, og redigering af dagsordensobjekter kan tage få klik for mange.
MyCommittee indeholder et par indledende video tutorials for at få dig i gang og flere supportressourcer til, hvordan du holder og styrer effektive møder.
Lad os vide, hvad du synes om MyCommittee, og hvilke andre online-mødeværktøjer, du anbefaler. For andre ideer om dette emne, tjek disse artikler:
- Opsætning af et flersproget online møde Den nemme måde med AnyMeeting Konfigurer et multifarts online-møde Den nemme måde med AnyMeeting Opsæt et multifarts-online-møde Den nemme måde med AnyMeeting Der er mange værktøjer og tjenester, der kan hjælpe brokommunikationen mellem fjerntliggende parter i realtid i disse dage. Facebook, Skype, Google Hangouts, du hedder det, der er utallige måder at forbinde masserne på. Afhængigt af ... Læs mere
- 10+ Gode online værktøjer til gruppesamordning og møder 10+ Gode onlineværktøjer til gruppesamordning og møder 10+ Gode online værktøjer til gruppesamordning og møder Hvordan styrer du et team af mennesker, der er spredt geografisk? Hvordan koordinerer du internationale tidszoner? Konceptet med at arbejde via internettet er begyndt at krybe ind i den daglige arbejdsplads, ... Læs mere
- Overenskomst: Skriv og administrer dine forretningsmøder for gratis online-aftale: Skriv og administrer dine forretningsmøder for gratis online-aftale: Skriv og administrer dine forretningsforbindelser minutter gratis online I flere uger har jeg nu søgt efter en let at -brug hjemmesiden eller en ansøgning, der vil tillade mig at holde og gemme protokollen fra møderne. Den traditionelle tekstdokumentfremgangsmåde er ikke længere en produktiv ... Læs mere
Billedkredit: Business Group Meeting via Shutterstock