Med dagens internetteknologi kan det være både effektivt og omkostningseffektivt at holde online møder, især hvis du planlægger dem og gør brug af tidsbesparende værktøjer. I de sidste par måneder har jeg deltaget i online møder ved hjælp af Google Hangouts.
Selvom det har begrænsninger, er tale- og videoplatformen ret nem at bruge, og den indeholder ekstra funktioner, der er nyttige til at holde møder.
Forberedelse af Google Hangouts
Den bedste måde at møde deltagerne ombord med Google Hangouts på, er at sende dem vejledning i, hvordan du downloader og installerer Hangouts-plugin'et. Gør dette flere dage før mødet for at sikre deltagerne har tid til at oprette.
Informer deltagerne om, at de skal bruge et kamera og en mikrofon til at deltage. En mikrofon, selv om det er et par iPhone øretelefoner, adskiller lydudgangen fra lydindgangen, og dermed holder stemmer fra at ekko tilbage i samtalen.
Dernæst udvikle med en dagsorden for mødet. En hel artikel kunne skrives om dagsordenskabelse. Men et vigtigt problem med oprettelse af dagsordener er ud over at oplyse dagsordensobjekter, du bør også give en kort beskrivelse eller formål for hvert enkelt emne. For eksempel, hvis varen er "firm potluck" eller "social networking", angiv hvad du eller de andre medlemmer vil opnå med det pågældende emne.
Vil du diskutere, hvorfor du skal opbygge et socialt netværk, eller vil du gennemgå en eksisterende plan for socialt netværk? Eller måske er formålet at rapportere og evaluere data om socialt netværk. At give et formål for hvert enkelt emne vil hjælpe med at bestemme, hvor meget tid hver enkelt ting har brug for, og hvilke ressourcer der er nødvendige for at diskutere for at diskutere dem.
Send en invitation til Hangoutet mindst 30 minutter før mødet skal afholdes. Dette giver deltagerne tid til at oprette deres kamera og mikrofon. Desværre skal du sende invitationer hver gang du holder et møde i Hangouts. Invitationer kan ske via e-mail eller fra din Hangouts-side, og kun 9 personer kan deltage i et Hangout ad gangen. Prøv også at starte og afslutte møder i tide.
Møde apps
I Hangouts-området skal en af de første værktøjer deltagerne gøres opmærksom på, at Chat-funktionen er øverst til venstre for siden. Skriftlige chats kan være nyttige til brainstorming, deling af links og udstationering af anden skriftlig information.
Chatboksen er hurtig og nem, men Google Hangouts integrerer med Google Docs, som også findes i menulinjen for Hangouts. Enhver deltager kan indlede et dokument i Hangouts, men dokumentet vil ikke blive set af andre deltagere, før de vælger Google Dokumenter i menulinjen.
Du kan selvfølgelig dele eksisterende dokumenter ved hjælp af dette værktøj, hvilket er en anden effektiv måde at gøre møderne mere produktive. Hvis en dagsorden f.eks. Opfordrer til at diskutere og revidere en pressemeddelelse, kan dette dokument trækkes op og samarbejdes om under mødet.
Appen Screenshare er et andet nyttigt værktøj. En deltager kan klikke på knappen Skærmdeling og vælge at dele et åbent vindue eller en hel skærm på skrivebordet. Skærmenshare vil erstatte videokameraet og vise, hvad der er på skrivebordet. Du fjerner blot knappen Screenshare for at vende tilbage til kameraet.
Tager notater
Hvis du holder regelmæssige møder som en gruppe, organisation eller forretning, vil du nok tage minutter til dine møder for at gennemgå opgaver, opgaver og sammendrag af diskussioner. Der er flere værktøjer til at gøre dette. En nyttig, er blot at oprette en minutskabelon i Google Dokumenter.
Men når du skriver i Google Hangouts, hører deltagerne på tastaturet, selvom du bruger lydhovedtelefoner. Så hvem der skriver og tager minutter, vil sandsynligvis være nødt til at slå lyden af sin mikrofon under skrivning.
Jeg foretrækker dog at bruge en iPad app kaldet MinuteTaker ($ 7, 99.) Det er meget nyttigt at tage og styre minutter, og der er ingen baggrundsstøj, når du bruger det indbyggede tastatur på iPad.
Når jeg bruger MinuteTaker, kan jeg stort set afslutte og maile minutter efter mødet. Den største ulempe ved appen er, at du kun kan dele minutter i PDF-format; Du kan dog kopiere og indsætte indholdet i en almindelig tekstfil. Online-appen, minutes.io, er et andet værktøj til minutoptagelse.
Møder er aldrig perfekte, men med god planlægning og de rigtige værktøjer kan de være mere effektive og mindre tidskrævende.
Vi har tidligere skrevet om Google Hangouts. Tjek nogle af de tidligere artikler nedenfor:
Sådan bruges Google+ Hangouts til at møde med venner Sådan bruges Google+ Hangouts til at møde med venner Sådan bruges Google+ Hangouts til at møde med venner Google Hangouts er et centralt element i Google+. Hvis du ikke bruger Hangouts allerede, går du glip af! Måske er du endnu ikke blevet medlem af Google+. Nå, hvis du har en Google-konto, skal du tilmelde dig ... Læs mere
5 grunde Google Hangouts er køligere end Skype til videochats 5 grunde Google Hangouts er køligere end Skype til videochats 5 grunde Google Hangouts er køligere end Skype til videochats Hangouts er Googles indtager chatrum. Som mange gange før har Google gjort en god ide til noget utroligt nyttigt, samtidig med at det bevares enkelhed og brugervenlighed og dermed gør det fantastisk. I dette ... Læs mere
Lad os vide, om du bruger Google Hangouts til at holde møder. Hvad har du fundet ud af at være fordele og ulemper?