Email overload er et stort problem i disse dage. Derudover er e-mail ikke kun kommunikation, men også i vid udstrækning dikterer din opgaveliste. Plus, de konstante meddelelser kan være en distraktion. Vi har alle brug for en måde at tæmme email på.
Tricks til at forhindre en overfyldt indbakke 3 Nemme måder at stoppe overbelastning af e-mail fra at ramme din indbakke 3 nemme måder at stoppe e-mail overbelastning fra at ramme din indbakke Email har et godt ry som produktivitetsdræber. At administrere e-mail godt kan hjælpe dig med at holde din indbakke ren, men ville det ikke være godt, hvis du fik mindre af det til at begynde med? Læs mere er dagens ordre. Hvem bedre at tale om det end en mand, der har set på at tamme Gmail fra 2006? Andy Mitchell er grundlæggeren af ActiveInbox, en app til at organisere din Gmail-indbakke Organiser din Gmail-indbakke bedre med ActiveInbox Organiser din Gmail-indbakke bedre med ActiveInbox Læs mere.
E-mail om morgenen: Er det et must-do, eller skal du bare sortere det til senere? Hvad er den bedste strategi til at håndtere e-mail, når du vågner op ?
Andy: Jeg har kæmpet med dette i årevis.
- Hvis du gør e-mail første ting, bliver du suget ind og mister en hel morgen (lidt som at se en video på YouTube, og derefter følge relaterede dem ned i kaninhullet).
- Men hvis du udsætter det, vil du sandsynligvis savne noget kritisk, eller sætte dig fast i noget andet og aldrig komme tilbage til det.
Svaret er at gøre begge dele! Omend i to nemme bid.
Først opnår du Indbakke Nul ved hjælp af David Allens tilgang 5 Handlingsforanstaltninger til at helbrede din indbakke Nul Email Frenzy 5 Handlingsforanstaltninger til at helbrede din indbakke Nul Email Frenzy Indbakke Nul er et af de mest populære buzz-ord. For virkelig at løse dine e-mail-problemer skal du gå ud over Indbakke Zero og løse de underliggende problemer. Læs mere, for hver e-mail:
- Er det uønsket? Slet det.
- Kan du svare om 2 minutter? Så gør du det og slet det.
- Ellers handler det til senere. Gmail (med ActiveInbox) eller Outlook giver dig mulighed for at angive en prioritetsstatus. (Du vil måske gerne svare på alle kritiske e-mails med det samme)
Hvorfor gå til Indbakke Zero? Med ordene fra Merlin Mann ...
"Det 'nul?' Det er ikke hvor mange beskeder der er i din indbakke - det er hvor meget din egen hjerne er i den indbakke. Især når du ikke vil have det. "
Det giver dig en ren start at komme videre med din dag.
Handlingsvare: Vælg flere lavt energipunkt senere på dagen for at få e-mails færdige. Jeg fortaler den søvnige halv time efter frokosten, og lige før slutningen af dagen. Drop ind i din actioned e-mail liste, og zoom gennem dem.
Skal e-mail være noget, du tjekker hele tiden eller med jævne mellemrum?
Andy: Jeg tror, at hvis du følger Indbakke Nulstilgangen ovenfor, kan du tjekke hver time eller så for at være opmærksom på presserende ting, men udsætte alt, hvad der tager tid til flere periodiske blokke.
Selvfølgelig, hvis du arbejder i salg eller kundesupport, har du ikke noget valg. Email er dit liv!
Hvordan kategoriserer du e-mails mellem opgaver, vigtig information og andet arbejde?
Andy: For det første er der kun to store kategorier, der betyder noget: Er det en opgave, eller er det referencemateriale? Hver anden e-mail bliver blot slettet.
Derefter kan opgaver grupperes efter status. F.eks. Høj prioritet, lav prioritet og "Venter på".
"Ventende efter" -listen er den mest magtfulde for alt, der er blokeret, mens du venter på, at en anden skal gøre noget. Disse e-mails er normalt dem, der synker i dybden af vores e-mail-klient, og vi glemmer helt at følge op.
Handlingsvare: Hold en etiket i Gmail. eller i Outlook holde et flag og når du sender en e-mail, som du absolut har brug for et svar på, skal du markere det. Så en gang om ugen kan du slippe ind i din ventende liste og jage op alle, der ikke har svaret.
Skal e-mail blive brugt som en opgaveliste?
Andy: Ja!
Hvis opgaver allerede kommer i din indbakke, hvad er alternativet? Du skal kopiere og indsætte dem fra din email til et andet system.
Dette er en enorm kilde til spild og forvirring af tiden, idet opgaver bliver dupliceret i forskellige systemer. Af denne grund taler David Allen for "hårde kanter" (et emne skal vises på kun en liste) for at holde din hjerne ryddig og stressfri.
Selvfølgelig er den største ulempe ved regelmæssige e-mail-klienter, at de ikke er gode til at håndtere disse e-mailopgaver. Derfor var ActiveInboxs oprindelige idé, at e-mails er opgaver . Der er ingen adskillelse eller dobbeltarbejde.
Handlingselement: [Redaktørens note] Du kan gøre Gmail til et Trello-lignende opslagstavle med Sortd Slå Gmail til et Trello-lignende Opgavekort med Sortd Slå Gmail til et Trello-lignende Opgavekort med Sortd I den moderne arbejdsstyrke, vil din email ofte bliver til din opgaveliste. Nå, nu kan du få Trello-stil organisation lige i Gmail med en ny Chrome-udvidelse, Sortd. Læs mere, hvilket giver dig komforten i din almindelige indbakke og tilføjer en skræddersyet hud i processen.
Hvad er nogle effektive måder at bruge email til jot opgaver?
Andy: Hvis du vil tilføje en opgave, der ikke startede som en email, skal du bare sende en mail til dig selv! Så skal du markere det som en opgave.
Med ActiveInbox kan du erstatte e-mailens emne med et opgavens navn, indstille en status og forfaldsdato, tilføje en tjekliste og noter og gøre den til en del af et projekt. Det gør Gmail til en fuld opgaveadministrator.
Handlingselement: I Gmail kan du markere en e-mail med stjerner; Med Googles Indbakke kan du tilføje påmindelser eller snooze en e-mail Google Indbakkeanmeldelse: En pust af frisk luft Google Indbakkeanmeldelse: En pust af frisk luft Gmail er et husstandsnavn i e-mailafdelingen, men Google var ikke tilfreds med det. Mød Google Indbakke, en ny måde at nærme dig e-mail på. Læs mere .
Bliver vores indbakke som en opgaveliste bare et andet system, der konkurrerer om opmærksomhed?
Andy: Det er sikkert et system, der konkurrerer om vores opmærksomhed, men vores indbakke gør det allerede. Så det er ikke en anden. Det faktum, at din indbakke er en opgaveliste allerede, uden at du specielt vil have det, er netop derfor, at du skal gøre det til din centrale opgaveliste.
Det er altid lettere at svømme med strømmen. Du kan forsøge at opretholde en opgaveliste andre steder, men hvis hovedparten af dine opgaver kommer fra e-mail, vil du fortsætte med at bekæmpe det, kopiere og indsætte e-mails til din anden task manager og råbe på kollegaer, der holder e-mail til dig? Må ikke kæmpe med det! Lav e-mail til kernen i din opgaveliste.
Handlingselement: [Redaktørens note] Hvis du stadig vil bruge en ekstern opgaveliste, kan Todoist og Any.do tilføje opgaver direkte fra Gmail.
Er e-mail-effektivitet et samarbejde eller individuelt ansvar? Hvad er etiketten vi alle skal følge?
Andy: Når det kommer til etikette, er svaret helt sikkert helt sikkert samarbejdsvilligt. Som med alt andet i samfundet handler det om at respektere andre så meget som dig selv. [Editor's note: På samme måde er der nogle e-mails garanteret at fornærme, vrede eller irritere modtagere. 6 måder at garantere at fornærme, vrede og irritere med hver e-mail. Du sender 6 måder at garantere at fornærme, vrede og irritere med hver e-mail, du sender e-mails hård. Det er virkelig svært at komme på tværs af det, du virkelig vil sige i en email, og halvdelen af tiden vil folk næsten altid misforstå dig. Meget af problemet kommer ... Læs mere]
Til trods for at være tilsyneladende høflig tror jeg e-mails, der bare siger "tak!" Eller "ok!" Er et totalt spild af tid og dermed ondskab.
Men når det kommer til samarbejdsværktøjer, er det et andet spørgsmål. Email er en iboende solo oplevelse. I det mindste at koordinere et holds tidsplan, har du stadig brug for dit projektleder, CRM og IM-værktøj.
Handlingsartikel: Jeg er fan af 3Sentences. Brevity sparer alle tid - selv dig når du skal omskrive emailen i fremtiden. Mens waffling e-mails er dovne og uhøflige.
Spørg Andy Dine Email-relaterede Spørgsmål!
Andy Mitchell vil læse kommentarerne og svare på eventuelle spørgsmål, du har om, hvordan du håndterer din email. Nu er din chance for at få det irriterende problem løst!
Billedkreditter: Cairo, Lea Latumahina, Mike Renlund, OmirOnia, Hoefi, OpenClip