Før du deler et Excel-regneark, skal du sørge for at gøre disse ting først

Reklame

At dele Excel-workbooks gør det nemt at samarbejde om dataindsamling. Men før du lægger dine Excel-filer i hænderne på andre mennesker, er der et par tips til at få dine regneark klar til deling.

Tillad flere samtidige ændringer

Hvis du vil have flere brugere til at kunne redigere et delt Excel-ark på samme tid, skal du gøre følgende:

1. Gå til fanen Review og under Ændringer, klik på Del Workbook.
2. Sørg for, at Tillad ændringer af mere end én bruger på samme tid er markeret i dialogboksen, der åbnes.
3. Gem din Excel-fil på et delt sted, hvor andre brugere kan få adgang til det.

En ting at bemærke om at tillade dette: Du kan få modstridende ændringer, hvis to brugere redigerer til de samme celler. Ejeren af ​​filen vil blive advaret og kan vælge hvilke ændringer der skal opbevares eller kasseres.

Beskyt regneark eller celler

Hvis der er specifikke data, du ikke vil have nogen til at ændre eller slette, kan du beskytte et helt regneark, beskytte en projektmappe eller beskytte bestemte celler.

Hvis du vil beskytte et helt regneark eller en projektmappe:

1. Gå til fanen Review og klik på Protect Protect Worksheet . (Hvis du foretrækker at beskytte hele arbejdsbogen, skal du klikke på Beskyt arbejdsbog .)
2. Indtast et kodeord. Dette gør det muligt for alle, der har adgangskoden, at beskytte det, men folk uden adgangskode kan stadig se det.
3. Under ' Tillad alle brugere af dette regneark til' kan du vælge, hvad andre brugere kan gøre på regnearket, herunder: format celler, tilføj / slet rækker eller kolonner, og tilføj hyperlinks.

Hvis du vil beskytte et udvalg af celler:

1. Vælg de celler, du vil have andre til at redigere, højreklik derefter og klik på Format celler i den menu, der vises.
2. Naviger til fanebladet Beskyttelse og sørg for, at Låst ikke er markeret.
3. Gå gennem de samme tre trin ovenfor.

Nu skal alle celler, bortset fra dem, der sætter dig som ulåst, beskyttes.

Tilføj rullemenuer

Hvis du kun vil tilføje andre brugere fra et udvalg af data til bestemte celler, kan du oprette en rullemenu for et bestemt antal celler. Du kan give brugerne mulighed for at vælge kun fra listen eller lade dem indtaste andre oplysninger.

For at tilføje en rullemenu til en række celler, skal du gøre følgende:

1. Opret en liste over de emner, du vil medtage i din rullemenu, i et separat ark i din projektmappe. Disse elementer skal være i en række eller kolonne.
2. Vælg hele listen, højreklik og vælg Definer navn .
3. En dialogboks vises, hvor du kan indtaste et navn på din liste. Det kan være alt, hvad der virker for dig - bare ikke med mellemrum.
4. På det ark, hvor du vil indtaste data, skal du vælge den celle eller celler, hvor du vil have, at rullemenuen skal vises. Naviger til fanen Data og klik på Data validering .
5. En dialogboks åbner op til en faneblad Indstillinger . Vælg List i feltet Tillad .
6. I feltet Kilde skal du skrive = Listenavn.
7. Sørg for, at rullelisten i cellen er markeret. Hvis du ikke vil have, at brugerne skal kunne forlade cellen, skal du sørge for at ignorere den tomme boks er afkrydset.

Følgende trin er valgfrie:

1. Hvis du vil have en besked, der vises, når en celle klikkes, skal du navigere til fanen Indtastemeddelelse . Her kan du indtaste en besked på op til 225 tegn, der kommer op.
2. Hvis du vil have vist en fejlmeddelelse, skal du navigere til fanen Fejlmeddelelse og sørge for, at Vis fejlmeddelelse efter indtastning af ugyldige data er markeret. Du kan indtaste en bestemt besked for din fejlmeddelelse.

Hvilke tip har du til Excel-brugere, der vil dele deres arbejdsbøger? Lad os vide i kommentarerne.